Приложения для тайм-менеджмента. Бесплатные программы для тайм менеджмента Программы для управления временем
Как часто вы говорите «мне не хватило времени»? Сколько раз забывали выполнить что-то? Проваливали дедлайны или делали всё в последнюю ночь? Увы, но периодически мы все так или иначе что-то не успеваем. Конечно, у каждого свои причины, но зачастую задержкам и провалам дедлайнов виной неправильное распределение времени. Помочь справиться с этой проблемой могут приложения для смартфона.
Столь привычный график «рано встал – поздно лег» формируется, в том числе из-за неумения расставить приоритетные задачи. Отвлекаясь посередине дня на проверку соцсетей или просмотр пары роликов, мы теряем драгоценное время, недооценивая объём не сделанной работы. Мы подобрали 7 приложений, которые помогут упорядочить свой день.
Evernote
Evernote – широко известная программа, о которой благосклонно (по информации из Google Play) отзываются The New York Times и PC Mag. Проверим, так ли она хороша.
При загрузке нас встречает необходимость регистрации. В общем-то, ничего удивительного, ведь многие подобные приложения привязываются к аккаунту и позволяют синхронизировать несколько устройств. Вписываем почту, придумываем пароль.
Далее запускается программа-обучение, в которой поэтапно рассказывается, как пользоваться приложением. В Evernote есть возможность создавать разные виды заметок: как текстовые, так и аудио, фото. Можно писать их вручную (видимо, для любителей записок-рисунков или стилусов).
К заметкам прилагается достаточное количество дополнительных функций: поставить напоминание (значок будильника), добавить метки (ярлычок), прикрепить к тексту картинку или иной файл, оформить, используя различные шрифты и форматирование (доступно для текстовых заметок). Естественно, что заметкам можно давать названия, а также рассортировывать их по разным блокнотам. Для каждой заметки настраивается своё напоминание – оповещение вибрацией и звуком, на экране появляется название заметки.
Стоит отметить, что в Evernote, даже в бесплатной версии, довольно широкий функционал, и, в принципе, базовой бесплатной версии с лихвой хватит для упорядочивания своих дел. Приложение также доступно и для пользователей яблочной продукции.
Хаос-контроль
При первом запуске «Хаос-контроля» появляется этакое «введение в тему». В конце его описываются преимущества премиум-аккаунта, но мы посмотрим на бесплатную версию.
Программа базируется на 4 основных типах задач:
- место хаоса, куда «скидываются» все задачи до сортировки;
- план дня, где отображается запланированное на конкретный день;
- проекты, которые представляют собой комбинированные задачи в папках;
- контексты, в которые расфасовываются дела.
Расскажем о каждом понемногу.
Место хаоса позиционируется как список, куда вы можете в любой момент записать задание, не задумываясь, куда и когда его определить. При создании задачи появляется большое количество опций, таких как примечание к задаче, дата начала и конца, настройка напоминания. Тут же сразу можно определить заметку в проекты и контексты, но это абсолютно необязательно.
После сохранения возле задачи появляется квадратик – именно туда надо нажать после завершения задачи, чтобы её убрать.
План дня строится в зависимости от даты начала задачи. При выборе этого типа задач вы увидите своеобразный календарь, где, выбрав нужный день, увидите запланированные дела. Если нет даты окончания, то задача будет видна на всех последующих после начала днях.
Проекты нужны для тех, кто ставит себе глобальные задачи и разбивает их на подпункты. Там можно создавать как папки, так и какие-то одиночные задания. Внутри каждой папки можно создавать ещё папки, а там – задачи.
Контексты позволяют раскидывать задачи в зависимости от места или времени. Так, можно создать задачу, которую вы выполните с утра, а другую – когда будут свободные 15 минут.
Напоминания срабатывают в виде звука, вибрации и сообщения на экране, а настраиваются индивидуально для каждой задачи.
Платная версия предлагает синхронизацию и повтор задачи.
Wunderlist: списки текущих дел
Программа, которая также доступна и для Apple. И также требующая регистрации.
При создании аккаунта появляется возможность выбрать, для чего будет использоваться приложение. Далее нас ждёт мини-обучение. Каждая задача может быть отмечена как важная (звездочкой). Есть возможность настроить каждую из задач и весь список в целом. Создание подзадач, напоминаний, повторений – все это имеется. Завершённая задача зачёркивается, есть возможность скрыть этот список.
Кроме того, Wunderlist поддерживает одновременную работу сразу нескольких пользователей, которых можно добавить из контактов смартфона. Также можно настроить дизайн программы под себя, изменив фон и вид, звуки и иное.
Платная версия предполагает новые фоны, прикрепление неограниченного количества файлов и расширенные возможности совместной работы.
Список задач
Приложение, которое сразу же предлагает записать необходимую задачу. Акцент сделан на возможности надиктовать задачу, не набирая её вручную. Голос, кстати, распознается довольно хорошо.
Можно настроить дату выполнения, установить повторяемость и определить список, к которому относится задача. Дизайн очень напоминает Wunderlist, отличаясь, пожалуй, куда меньшим функционалом. Уведомления, кстати, отличаются озвучкой. То есть смартфон не только завибрирует и покажет на экране задачу, но и озвучит её и время выполнения. Пожалуй, «Список задач» подошел бы тем, кто не любит возиться с множеством списков, расфасовывая задачи. Зашел, записал, поставил напоминание, вышел. Завершённые задачи хранятся в отдельном списке, к ним всегда можно вернуться.
LeaderTask
Наверно, самое серьезно позиционирующее себя приложение. После регистрации предлагается выбрать направление, для которого будет использоваться приложение. После этого пользователь чувствует себя боссом, ведь ему предлагают ввести e-mail сотрудников и тут же отдать поручения. LeaderTask – приложение настойчивое, будьте готовы к потоку писем на почтовый ящик.
Задача имеет множество настроек. Кроме дополнительной заметки, ей можно выбрать цветовое оформление, выбрать дату, папку и метку, кому-то поручить и выбрать её статус. Кроме задач, конечно же, оформляются и папки, и проекты, и метки. Настроек в программе хоть отбавляй – почти каждую мелочь можно настроить под себя. Напоминания стандартны, разве что звук немного отличается.
Google Календарь
Еще одно приложение, начинающееся с «карточного» введения. «Календарь»
сразу запрашивает доступ к контактам, а затем показывает… календарь. Неудивительно, что там отображаются праздники, а каждому периоду соответствуют свои картинки. Каждая неделя – это отдельная запись.
Однако приложение – это не только красивый и необычный календарь. Менеджер задач при создании цели предлагает выбрать, что же вы хотите делать. В зависимости от цели (на выбор 5 разных типов деятельности) предлагается даже выбрать одну из подзадач.
Выберем «Посвятить время себе» – «Чтение книг». Тут же у нас появляется возможность выбрать частоту действия. Естественно, что и в иных направлениях есть такая возможность, но продолжаем. Далее выбираем продолжительность – в нашем случае пусть будет 30 минут, а также оптимальное время совершения действия. После выбора можно уточнить какие-то мелочи, и дальше календарь будет работать как планер, оповещающий о необходимости совершать определенные действия по заранее выбранному графику.
После этого можно посмотреть, как календарь расписал наше задание. Можно скорректировать время, если вдруг вам что-то не подходит.
При создании напоминания календарь также попытается предугадать ваши желания, а настроить будет необходимо лишь напоминание и повторяемость.
Создание напоминания о мероприятии – более сложная задача, но лишь своим объемом данных. Тут можно указать место проведения, точное время, можно выбрать характер оповещения, добавить файл, определить цвет и даже пригласить пользователей. Естественно, всё это завязано на вашем гугл-аккаунте.
Приятный звуковой сигнал напомнит и о задачах, и о длительной цели, и о мероприятии. Выполненные задачи зачеркиваются, невыполненные ждут своего часа на ленте. Можно, кстати, выбрать разный вид отображения данных – один день, три, неделя или месяц.
Trello
В Trello нас встречает оптимистичный песик и регистрация. Приложение – в первую очередь доска задач, типа тех, которые мы видим во многих американских фильмах: из пробки, бумажки на кнопочках. Подтверждаем регистрацию и заходим в первую же задачу – обучение. В ней наглядно показано, как и что можно сделать, как оно в итоге будет выглядеть. Можно создавать задачи, оформлять их цветом, прикреплять картинки и иные файлы. Кстати, Trello справляется не только с задачами – без проблем можно добавить отдельно и чек-листы, и метки, и участников. Настройки не сильно обширны, но достаточны для удобного оформления под себя.
Trello не было бы столь хорошим приложением, если бы не позволяло синхронизироваться с иными девайсами и пользователями. Примерно вот так программа будет выглядеть на компьютере. К каждой теме можно добавить комментарий и дополнение. В общем, виртуальная доска задач на одного или всю команду.
А на ваш взгляд, какое приложение самое удобное?
Часто время уходит на, что не было в наших планах: прокрастинация, личные разговоры, затянувшиеся совещания, переносы дедлайнов и многое другое. Из-за потерянного времени нарушается баланс между работой и отдыхом,что приводит к стрессу и недовольством собой. Современные технологии могут предложить нам уйму возможностей для более продуктивного управления временем. В этой статье мы перечислили 10 приложений и программ, которые позволят эффективно организовать рабочее и личное время.
1. TIME Planner
TIME Planner - полезное приложение для iOS-устройств с поддержкой русского языка. У программы есть функции менеджера задач с напоминаниями, контроль времени, возможность анализировать эффективность работы за определенный период.
2. RescueTime
Для тех, кто задается вопросом: “Куда уходит время?” - создан RescueTime. Приложение следит, чем вы занимаетесь за компьютером, сколько времени проводите в социальных сетях, а сколько действительно работаете. Идеален для тех, кто любит на минуточку проверить новости, быстренько написать сообщение и пролистать новости в соцсетях. Программа наглядно показывает на что уходит время, что поможет оптимизировать работу и дисциплинировать себя. Программа бесплатная и работает в фоновом режиме на ПК и мобильных устройствах (Apple и Android).
3. Timesheet
Через Timesheet можно создавать голосовые заметки, контролировать и планировать свое рабочее и свободное время. Отлично подходит руководителям, так как в приложении предусмотрена предусмотрена возможность расчета оплаты работы (исходя из затраченного на неё времени) и создания соответствующих отчетов в Excel, PDF и QuickBooks. Приложение бесплатное, подходит для Android.
4. Nirvana
Для сторонников методики Дэвида Аллена Getting Things Done (GTD) разработан сервис Nirvana. Цель проекта - освободить человека от запоминания большого количества необходимых задач и помочь сконцентрироваться на выполнении конкретного текущего задания. Nirvana основана на облачной системе, поэтому доступ к данным будет с любого устройства, подключенного к сети Интернет.
5. Focus booster
Удобное приложение создано и для тех, кто предпочитает Pomodoro («Помидор») - Focus booster. Помидор - это методика тайм-менеджмента, основанная на чередование работы и короткого отдыха.
Focus booster представляет собой простой таймер со звуковым сигналом, который можно использовать при выполнении какой-либо конкретной задачи. На окне программы будет указано оставшееся время до конца работы, а после звукового сигнала можно сделать перерыв.
6. Toggl
Toggl позволяет планировать и контролировать время как отдельного человека, так и целой команды. Добавив своих сотрудников в список команды, можно отследить затраченное время на выполнение заданий. Также в программе можно создавать командные и индивидуальные отчеты. Toggl поддерживает интеграцию с различными популярными сервисами (Basecamp, JIRA, Teamweek, Google Calendar и т.д.). Приложение можно установить на ПК, мобильные устройства или как расширение в браузере.
7. Mind42
Mind42 - бесплатный сервис, основанные на техники Интеллект-карт, или Mind map. В программе создается визуальная карта-схема действий, событий, мероприятий, информации, которые можно оформить при помощи картинок, надписей и ключевых слов. Через сервис удобно систематизировать и запоминать большие объемы информации, организовывать работу и более эффективно выполнять задания. При этом сервис можно использовать не только для управления временем, но и для запоминания иностранных слов, создания интеллект-карты проекта и т.д.
8. Wunderlist
Для создания совместных список дел есть приложение Wunderlist. С его помощью можно координировать свои действия с коллегами, друзьями и родственниками. Списки можно разделить по группам в зависимости от тематики дел: «работа», «планирование отдыха», «домашние дела» и тд. А каждую задача в списке разделяется на подзадачи. поэтому в Wunderlist удобно работать над проектами по принципу «съешь слона»: разделить на мелкие задачи и постепенно их выполнять. Wunderlist доступен для Android, iOS и Windows Phone.
9. Timely
Timely - удобный таймер, который учитывает сколько времени уходит на выполнение задания. Это приложение своего рода усовершенствованный календарь, на каждую уставленную в него задачу включается таймер, который будет отсчитывать время, затраченное на ее выполнение. Таким образом с помощью приложения можно проанализировать количество времени, которое требуется для выполнения рабочих или домашних обязанностей и оптимизировать процессы. Timely доступен для iOS и как браузерное приложение.
10. Trello
Trello - это гибкое приложение для управления проектами. Приложение подходит как для индивидуальных планов, так и для планирования работы команды. Trello отображает проекты в виде списков-карточек, прикрепленных к электронной доске объявлений. Каждый список состоит из отдельных карт, представляющих задачи с возможностью указания дедлайна, идеи, цветовые метки и многое другое. Участники команды могут добавлять комментарии, вложения и пометки к картам. Trello вряд ли подойдет для работы над большим проектом, но станет отличным планировщиком задач для стартапа, маленькой группы или одного человека.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Управлять временем – сложный, но обязательный навык для успешного человека. Невозможно удержать в голове все идеи, грамотно распределять цели, анализировать свой график и вносить в него корректировки.
Приложения для тайм-менеджмента облегчают этот процесс. Они делают задачи и сроки наглядными, не позволяют забывать важное, проводят аналитическую работу и дают подсказки.
В этой статье представлено 11 программ для управления временем, которые можно использовать на мобильных устройствах, компьютерах и в браузерах.
Этот планировщик задач пользуется большой популярностью благодаря богатому функционалу, приятному интерфейсу и бесплатному доступу. В Tick Tick задачи раскладываются по спискам, которых можно создавать сколько угодно.
Удобно разделить их на профессиональные, бытовые и личные. Архитектура позволяет представлять задачу как три вложенных друг в друга уровня: список, цель, чек-лист. Ещё один вариант – список, работающий как цель: пока не будут сделаны все его пункты, цель останется невыполненной.
Почему стоит попробовать:
- Можно пользоваться бесплатно.
- Есть трекер привычек.
- Интуитивный дизайн с управлением через свайпы.
- Доступен на 10 платформах с моментальной синхронизацией.
- Просмотр статистики.
- Поддерживается Google Tasks и Calendar.
2. TMetric
- Сайт TMetric
TMetric – приложение для точного учёта рабочего времени, которое помогает контролировать продуктивность команды, и анализировать прибыль проектов.
Приложение даёт полную информацию о посещаемости сотрудников, рабочих днях, количестве отработанных и оплачиваемых часов, уровне активности, переработке. А детальная система отчётности позволяет отслеживать проектные затраты и анализировать доход.
У TMetric есть гибкие настройки модуля отпусков, где можно легко создать правила отпускной политики компании, быстро отправлять заявки на отпуск и контролировать пропущенные дни.
Почему стоит попробовать:
- Простое в использовании приложение для учёта времени.
- Интеграция с 50+ популярными сервисами, такими как Jira, Asana, Trello, GitLab.
- Доступен на всех платформах: macOS, Windows, Linux, iOS и Android.
- Бесплатный план для команды до 5 человек.
Smarter Time — мультиплатформенный сервис для управления делами с любого устройства. У этого приложения для тайм-менеджмента приятная графика и автоматический трекинг действий. Благодаря ему пользователь получает категорированную аналитику по дням, неделям часам и за всё время отслеживания.
Почему стоит попробовать:
- Красочный и удобный вид аналитики.
- Возможность использования и с мобильного устройства, и с компьютера.
- Трекер сна помогает правильно восстанавливать силы.
- Функционал создания и отслеживания целей способствует формированию продуктивных привычек.
Это самое оригинальное по внешнему виду приложение в этом рейтинге. В Sectorgraph задачи располагаются на циферблате в соответствии со временем, которое надо для них уделить. Стрелка показывает, когда нужно закончить работу над одним делом и приступить к другому. Особенно удобно, что часы можно добавить, как виджет, прямо на главный экран устройства.
Почему стоит попробовать:
- Оригинальное исполнение и быстрый доступ к диаграмме задач.
- Поддерживает тайм-менеджмент по принципу GTD (Getting Things Done).
- Синхронизация с Google календарём – задачи и события мигрируют в виджет автоматически.
- Органичное встраивание в Android Wear.
Программа сейчас доступна только на устройствах с операционной системой Android.
Один из популярных планировщиков с образцовым набором функций. Wunderlist работает на разных платформах: Android, iOS, Windows Phone, OS X, Windows, Linux, Chromebook, Kindle Free, браузеры. Программа поддерживает интеграцию со Slack, Microsoft Outlook, Dropbox, Zapier и поэтому подходит для эффективного управления временем в бизнесе.
Почему стоит попробовать:
- Охватывает почти любые платформы.
- Можно делиться доступом с другими людьми и обсуждать задачи в комментариях.
- Преобразование писем в задачи.
- Уведомления через email и push.
- Большой перечень бесплатных функций.
- Списки с совместным доступом и обсуждением (до 25 участников в бесплатной версии).
- Прикрепление файлов, фотографий, таблиц.
- Имеется API для написания собственных расширений и дополнений.
Any.do – ветеран, объединяющий в себе функции планировщика, календаря, напоминаний, менеджера to-do списков. Долгое присутствие в нише этого приложения для тайм-менеджмента помогло разработчикам создать безукоризненный дизайн с лёгким управлением. Any.do позволяет быть в курсе дел и корректировать планы в любом месте с помощью смартфона, ноутбука, планшета или умных часов.
Почему стоит попробовать:
- Большой функционал в бесплатной версии.
- Напоминания по времени и геолокации.
- Легкая синхронизация данных между мобильными и настольными устройствами.
- Совместный доступ к спискам и задачам с функционалом поручений.
Это добротная программа для тайм-менеджмента и учёта продуктивности, работающая на всех устройствах, включая систему для ПК — Linux. Приложение предлагает разделять активность пользователя на категории: работа, отдых, общение, шопинг и т.д. В них есть подкатегории, где задания ранжируются по продуктивности. Например, переписка и просмотр новостей в Facebook могут быть определены пользователем либо как пустая трата времени, либо как полезный процесс для набора социального капитала. Для каждого вида занятия можно устанавливать временные планки и ограничения.
Почему стоит попробовать:
- Гибкие настройки «полезности» занятий.
- Автоматическое отслеживание потраченного времени с учётом важности занятия.
- Подробная статистика по дням, неделям и месяцам.
- Оповещения, что время для текущей задачи истекло.
- Блокировка отвлекающих сайтов.
- В корпоративном варианте можно изучать продуктивность команды и использовать индивидуальные рекомендации для повышения эффективности.
Удобная программа для ведения списков дел, доступ к которым можно делить с другими пользователями. Функционал приложения для тайм-менеджмента поддерживает расстановку задач по важности, сортировку через фильтры и ярлыки, голосовые напоминания. С помощью сервиса Todoist-карма есть возможность наглядно изучать личную производительность.
Почему стоит попробовать:
- Красочные графики продуктивности на основе дневных и недельных успехов пользователя.
- Богатый функционал бесплатной версии.
- Интеграция с десятками сторонних сервисов для хранения, планирования, автоматизации задач.
- Коллективный доступ к задачам.
- Можно устанавливать сроки и добавлять повторяющиеся цели простым языком. Например, «на 6 часов вечера во вторник» или «каждый день в 3 часа дня».
Это приложение основывается на методике нелинейного планирования. Разработчики говорят «нет» календарям, датам, срокам и всему тому, что терпеть не могут пользователи, которым сложно загонять себя в конкретные рамки. Приложение Keep It Green создано не для управления задачами, а для воспитания привычек и самомотивации. И у него много поклонников.
Программа отмечает цветами привычки в зависимости от того, как с ними справляется пользователь. Зелёные – всё идёт хорошо. Жёлтые – надо уделить больше внимания. Красные – бессовестно заброшены.
Почему стоит попробовать:
- Особенный подход к выработке регулярных привычек. Возможно, для вас он будет более эффективным.
- Минималистичный и интуитивно понятный интерфейс.
- Визуальное планирование без календаря.
- Автоматический расчёт и предложение приоритетов по привычкам.
- Наглядная статистика.
10. Toggl
Преданных пользователей этого приложения для тайм-менеджмента привлекают простота исполнения и бесплатное использование. В базовую версию включён общий доступ к задачам (до 5 человек), еженедельное составление отчётности по одному или нескольким проектам, дневной активности, экспорт результатов в CSV, PDF. Приложение интегрируется с десятками программ для проект-менеджмента, бизнеса, веб-разработки, хранения информации.
Почему стоит попробовать:
- Функциональность бесплатной версии достаточна для личного использования.
- Простое отслеживание времени, затрачиваемого на проекты и задачи.
- Разделение задач по проектам, клиентам и стоимости работы помогает узнать, как заработать больше.
- Есть публичный API для передачи данных, расширений функций и встраивания приложения в личные проекты.
Это простой и бесплатный тайм-трекер, который можно использовать и для отслеживания личных привычек, и для работы. Программа показывает, какое время у пользователя уходит на выполнение тех или иных задач, а также считает зарплату за отработанное время с учётом заранее указанной ставки. Органичный дизайн без перегружающих элементов, лёгкая навигация, гибкие настройки приложения, возможность оставлять примечания и теги к проектам, делают пользовательский опыт приятным и полезным.
Почему стоит попробовать:
- Удобный органайзер и планировщик с поддержкой экспорта в CSV и XLS.
- Данные о продуктивности и потраченном на работу времени можно изучать за день, месяц, год или другой период.
- Плагин Google Calendar.
Раньше для того, чтобы наиболее продуктивно управлять своим личным временем, а также рабочими проектами, люди прибегали к громоздким ежедневникам. Сегодня дела обстоят гораздо проще, ведь можно обратиться к мобильным приложениям. Какие из них наиболее подходят для тайм-менеджмента, мы разберём в данном топе.
Списки дел и заметки
В данной категории есть великое множество приложений и многие из них действительно достойны внимания тех, кто привык чётко управлять своим временем и не забывать о важном. Согласно Google Play лидером в данной категории является приложение Evernote . Как и все подобные приложения, оно позволяет создавать быстрые заметки, к которым можно добавлять различные файлы. С Evernote вы можете форматировать текст (доступны подчёркивание, жирный, курсив, выделение текста цветом), а также создавать списки дел, нумерованный и маркированный списки. Можно ставить напоминания. Доступна функция распознавания речи (что приложение делает довольно удовлетворительно), а также записи аудио. Для того, чтобы преобразовать речь в текст, Evernote нужно несколько секунд.
Ещё одним важным моментом является наличие функции Work chat (рабочий чат). Вы создаёте заметку и отправляете её выбранным контактам. Когда кто-то ответит на ваше сообщение, вам придёт уведомление. Если, конечно, у вас открыто приложение и вы онлайн. Evernote работает с рукописными заметками. Приложение распознаёт простые геометрические фигуры, поэтому его можно использовать для создания наглядных графиков и диаграмм. Вам не стоит заботиться о том, насколько аккуратно вы их нарисуете, так как приложение отобразит всё ровно, предложив вам преобразить рукописный рисунок в стандартный вид.
Вторым по популярности является приложение Google Keep
. Оно несколько проще в использовании. Здесь также можно создавать как простые заметки, так и списки, ставить напоминания. К заметкам можно добавлять ярлыки (то есть теги) или фотографии, однако нет возможности прикрепления документов, что является недостатком для некоторых пользователей. Также вы можете присваивать заметкам определённые цвета, например, рабочие записи – красные, списки покупок – синие и т.д.
Google Keep, как и Evernote, распознаёт речь, преобразовывая её в текст и записывает аудио. Но когда заметка уже создана, добавить к ней запись невозможно. Пользователь может управлять несколькими заметками одновременно посредством длительного касания, а чтобы отправить запись в архив, нужно прокрутить вправо. В Evernote все записи по умолчанию расположены в виде списка, а в Google Keep можно отображать заметки и в плиточном стиле. Также доступен виджет для рабочего стола.
Оба приложения бесплатны, но есть возможность подписки, которая несколько расширяет функциональность Evernote. Например, в бесплатной версии приложение предоставляет 60 МБ для хранения информации, а премиум-версия - 10 ГБ, что удобно для корпоративных пользователей.
Календари
Для многих пользователей управлять своим временем и делами удобнее всего посредством календаря. В этом плане признанным лидером является приложение Google Календарь . Его интерфейс, как и у других продуктов компании, довольно приятный и интуитивный. Отличительной особенностью этого приложения является возможность создания нескольких параллельных календарей. Например, один – для работы, другой – для планирования досуга и пр. Доступна интеграция с Inbox, Google Now, Chrome, Google Docs, Google Keep, Google+, Hangouts и YouTube. Если вы - поклонник продуктов компании Google, то использование двух или больше её сервисов не позволит вам забыть о важном. Не говоря уже об удобстве. Например, если в вашей почте хранятся электронные билеты на какое-то мероприятие, приложение обязательно добавит его в календарь.
Добавить предстоящее событие или напоминание в календарь очень легко – в правом нижнем углу имеется соответствующая кнопка, как и у вышеописанных приложений. После названия можно указать место проведения, назначить оповещение, чтобы не забыть, пригласить на мероприятие других пользователей, прикрепить файл и определить для данного события цвет. Есть два режима просмотра вашего календаря: помесячно и понедельно. Приложение, конечно, бесплатно. И очень удобно.
Ещё одно полезное приложение-календарь – Sunrise
, компанию-разработчика которого недавно выкупила Microsoft. Когда вы начинаете работу с календарём Sunrise, приложение сразу предлагает подключиться к другим вашим аккаунтам, коих может быть множество. Здесь и другие календари, вроде Google Календарь и iCloud, и социальные сети Facebook, LinkedIn, Twitter и т.д., а также различные приложения вроде Trello, Evernote и Wunderlist. Такая интеграция будет довольно полезна для автоматического заполнения вашего календаря, так как из социальных сетей Sunrise возьмет дни рождения ваших друзей, а из LinkedIn – информацию о ближайших деловых встречах. Также благодаря данному приложению пользователь может отправлять контактам приглашения на определённые события.
Есть также два режима отображения календаря: на две недели и на ближайшие три дня. Под календарём отображаются все события, назначенные на выбранную дату. Добавить событие очень просто. Можно добавить дату, время, место проведения, участников мероприятия и напоминание. Имеется виджет рабочего стола. Помимо функциональности Sunrise стоит отметить простой и приятный глазу дизайн.
Управление проектами
В вопросе тайм-менеджмента важным пунктом является работа над проектами. Одним из самых популярных и удобных приложений в данной категории можно назвать Trello . Оно предназначено специально для проект-менеджмента, включая командный. Приложение очень простое в использовании и не перегружено какими-либо лишними элементами или супер-функциями. Удобство данного приложения обусловлено прежде всего тем, что для работы над конкретным проектом выделяется три так называемых доски: To Do – что нужно сделать, Doing – задачи в процессе исполнения, Done – выполненные задачи. Это гораздо удобнее, чем простой to do-список.
Одна карточка на доске – это одна задача, однако внутри неё могут располагаться прикреплённые документы, список подзадач и комментарии коллег. Когда что-то меняется в определённой карточке, например, добавляется документ или комментарий, пользователи получают уведомление. Карточки на одной доске можно менять местами, а также перемещать на другие доски, если задание выполняется или уже сделано. Приложение абсолютно бесплатно и не имеет платной версии.
В эту категорию можно добавить ещё одно довольно неплохое приложение – Todoist
. Оно также популярно среди пользователей Google Play. Эта программка больше подходит для личного проект-менеджмент. С помощью Todoist вы можете составлять списки того, что необходимо сделать. Для каждой задачи вы можете установить приоритет, напоминание, метки. В общем, тут всё типично. Самое главное - есть возможность организации проектов, к которым можно добавлять список задач. Для всех пунктов можно выбрать дэдлайн.
По умолчанию в приложении уже существуют колонки задач: Рабочие, Личные, Поручения, Списки покупок, Фильмы для просмотра, но можно добавлять свои. Интересно то, что в Todoist есть раздел «Карма». В нём будет вестись учёт того, насколько успешно вы выполняете задачи, которые ставите сами себе ежедневно. Чем чаще вы будете нажимать на кнопку «Отложить», тем хуже будет ваш личный рейтинг. «Карма», безусловно, будет мотивировать пользователя.
Контроль затраченного времени
Контролировать время, потраченное на определённые проекты или действия, тоже может быть важно. Это поможет понять, чему следует уделить больше времени, а чему – меньше. Интересным в этой области является приложение aTimeLogger . Когда вы начинаете какое-то занятие или проект, полезным будет обратиться к aTimeLogger и запустить таймер. Имеются следующие категории занятий: Сон, Транспорт, Еда, Спорт, Чтение, Работа, Магазин, Развлечения, Уборка, Кино, Прогулка, Учёба, Интернет и Алкоголь. Конечно, можете добавить и свои категории.
Одновременно может быть запущено несколько таймеров, которые можно ставить на паузу. Таким образом вы можете отследить, сколько часов в неделю вам удалось поспать и поработать, сколько вы потратили на просиживание в социальных сетях, как долго гуляли или занимались в спортзале и т.д. Приложение бесплатно.
Довольно популярными для управления своим личным временем являются приложения, основанные на методике Pomodoro. Согласно данной схеме, во время работы человеку необходимо делать перерывы каждые 25 минут, чтобы процесс был наиболее продуктивен. Конечно, это касается умственного труда. Приложение Clockwork Tomato
не будет требовать от вас прерываться каждые 25 минут. Вы можете сами устанавливать время, на протяжении которого готовы беспрерывно работать над определённой частью проекта. Также можно установить время перерыва. Приложение сохраняет статистику, потому по истечении времени вы сможете понять, сколько времени тратите на работу, отдых, или же какие-то другие виды деятельности. Каждому таймеру можно присваивать своё название. Однако одновременно нельзя запускать больше одного.
Если Вам постоянно не хватает времени, то, скорее всего, Вы просто нерационально его тратите и не уделяете должного внимания его планированию. Научитесь управлять своим временем правильно при помощи специализированных компьютерных программ и онлайн-сервисов.
Темпы развития современного мира за последние сто лет всё ускоряются... Соответственно и ритм жизни обычного человека всё возрастает. Многие из нас большую часть дня работают, потом прибегают домой, кое-как управляются с повседневными домашними хлопотами и ложатся спать, чтобы на следующий день опять повторить всё сначала...
Хорошо ещё, если на выходных у получается выделить хоть какое-то время на занятия любимым хобби или просто полноценный отдых. Многим из нас и этого не удаётся, поскольку выходные посвящаются решением бытовых вопросов. То есть, мы наблюдаем тотальную нехватку времени!
Однако, если взглянуть с другой стороны и проанализировать хотя бы пару своих будничных дней (а лучше недель), то окажется, что большую часть времени мы тратим не на выполнение заданий босса, не на дорогу с работы/на работу и даже не на домашние хлопоты, а на различные, бессмысленные по своей сути, дела!
Бесполезные разговоры в "курилке", просмотры соцсетей или просто бесцельное сидение на месте - вот всё то, что отнимает у нас драгоценное время, которое мы могли бы потратить с пользой для дела или своего организма!
Если Вы постоянно ощущаете нехватку времени и серьёзно решили что-то с этим делать, предлагаю Вам научиться рациональному тайм-менеджменту с использованием современных компьютерных технологий!
Немного о теории тайм-менеджмента
История отечественного тайм-менеджмента начинается в 20-х годах прошлого века, когда в условиях новой экономической политики появилось понятие "научная организация труда" (НОТ). Её главной целью ставилась оптимизация рабочего дня трудящихся с максимальной пользой для производства и минимальными нагрузками на человека.
За всё время развития НОТ было выработано много различных схем и принципов, однако, практически все они сводятся к тому, что все дела и временные затраты на их выполнение нужно тщательно планировать. Общий алгоритм такого планирования можно представить в виде пошаговой схемы:
Исходя из этой схемы, перед тем как взяться за какое-то дело, следует вначале проанализировать все возможные пути его успешного завершения. Затем определить цели и разбить весь процесс реализации задуманного на небольшие задачи. Только тщательно всё распланировав и выбрав наиболее удачный алгоритм действий, можно приступать к выполнению работы.
Важным моментом является также итоговый контроль выполнения поставленных задач. Благодаря контролю Вы можете проанализировать свои временные затраты и, возможно, в будущем при выполнении схожей работы ещё больше оптимизировать свои трудозатраты.
На сегодняшний день существует довольно много методик управления временем. Однако, по сути, все они сводятся к одной из трёх основных, которые различаются по принципам подхода: "Матрице Эйзенхауэра", технике "Хронометраж" или методу "Помидора". Предлагаю рассмотреть каждую из методик и выбрать программы для их реализации.
Данная методика планирования получила своё название в честь американского президента и известного военного деятеля Дуайта Эйзенхауэра, который умел довольно успешно распоряжаться своим временем.
В основе Матрицы лежит принцип, сформулированный итальянским социологом конца XIX века Вильфредо Парето, о том, что лишь 20% всех усилий дают 80% результата (также известен как принцип 20/80). Эйзенхауэр немного пересмотрел принцип Парето и сделал его более утилитарным, сортируя свои дела в поле подобного графика по степени их срочности и важности:
Матрица представляет собой обычную систему координат, где по горизонтали у нас отображается важность дел, а по вертикали их срочность. Пересечение этих двух осей делит плоскость листа на 4 части, различные по уровню приоритетности:
- Важные и срочные дела . В эту категорию попадают те задачи, которые требуют как можно скорейшего решения и являются важными в Вашей области деятельности. Например, сюда можно отнести такие дела как звонки клиентам, завершение текущих проектов и т.п.
- Важные, но не срочные дела . В данном разделе у Вас будут числиться дела, которые важны для Вашей работы вообще, но их исполнение не является срочным. Например, это могут быть регулярно повторяющиеся или запланированные на недалёкое будущее задачи.
- Не важные, но срочные дела . Здесь у Вас могут быть дела второстепенной важности, которые практически никак не касаются Вашей работы или не влияют на её результат, но требуют нашей скорейшей реакции. Например, нужно поздравить с Днём Рождения коллегу, встретить внезапно приехавшую в гости тётю из Бобруйска или по дороге домой купить хлеба.
- Не важные и не срочные дела . Самый обширный раздел занятий, которые никак не влияют на результаты нашей работы, не являются срочными, но "пожирают" львиную долю нашего времени. Это и бессмысленные разговоры, и бессистемное блуждание по Интернету, и бесполезные компьютерные игры и ещё масса дел, которые нам так хочется делать, но толку от них мало.
Таким образом, используя принцип бритвы Оккама, Вы можете определить только самые важные и срочные задачи, которые принесут реальную пользу для дела, которым Вы занимаетесь. Остальные занятия, которые не являются срочными и важными Вы научитесь со временем ограничивать, соответственно, получая в своё распоряжение больше времени для продуктивной деятельности.
Если Вы решили воспользоваться данным методом планирования, то Вам в этом может помочь программа под названием Хронометр :
Данная программа не требует установки, поэтому может запускаться с любого носителя, но на некоторых системах (например, на Windows XP) она не может автоматически создать базу данных. Если Вы столкнётесь с такой проблемой, просто создайте пустой текстовый документ и переименуйте его с заменой расширения с txt на sqlite. Или просто скачайте готовый файл с нашего сайта . Укажите скачанный файл в качестве базы данных программы и всё заработает.
Когда программа запустится Вы сможете создать свой первый список дел и задачи к нему. Обратите внимание, что каждую задачу можно пометить как важную и/или срочную, а также задать ей сроки исполнения. Это нужно для того, чтобы Хронометр смог автоматически рассортировать все задания в виде матрицы Эйзенхауэра:
Как видим, представление матрицы здесь немного не такое, как мы рассмотрели выше, но принцип тот же. Просто поменяны местами оси координат. Взглянув на матрицу, Вы сможете быстро определиться с приоритетами и завершить важные и срочные дела как можно скорее, чтобы заняться не важными и не срочными:)
Хронометраж
Если Вы любите делать всё обстоятельно и последовательно, возможно Вам подойдёт методика под названием "Хронометраж". Эта методика получила известность в СССР в 70-х годах благодаря книге Д. Гранина «Эта странная жизнь».
В основе "Хронометража" лежит принцип фиксирования всех выполняемых человеком действий на протяжении некоторого срока (оптимально - две недели). По завершении каждого дня человек должен проводить текущий анализ проделанной работы и выявлять те действия, которые отбирают время, но не несут практической пользы.
По завершении двухнедельного наблюдения делается общий анализ. В результате мы имеем две выгоды. Во-первых, получаем полную информацию о том, на что тратится наше время, выявляем его основных "пожирателей" и видим, на чём можно его сэкономить. Во-вторых, за срок наблюдений мы учимся самодисциплине и вырабатываем правильное чувство рабочего ритма.
Записывать свои действия Вы можете любыми удобными Вам способами: на бумаге, в текстовом документе на ПК, в записной книжке телефона или даже при помощи диктофона. Однако, если у Вас есть доступ к Интернету, лучше всего это делать при помощи специальных сервисов, вроде Time-Master.ru
Данный сервис являет собой своеобразный онлайн-органайзер, в который Вы можете записывать любые свои уже выполненные действия и задачи, которые ещё только предстоит завершить.
По умолчанию открыта вкладка "Рабочий день", куда Вы можете вносить все текущие действия (по терминологии сервиса - "События") и задачи. Для внесения Вы можете использовать вкладку "Расписание" (все данные вводятся с помощью всплывающего окошка как на скриншоте выше) или воспользоваться упрощённым видом ввода во вкладке "Дневник".
Помимо текущего дня, Вы можете также планировать цели на более длительные периоды времени при помощи вкладки "Календарь" (на месяц или на неделю). Контролировать же выполненные действия удобно при помощи вкладок "Задачи" и "Дневник":
Сервис довольно мощный и функциональный, поэтому, если решите его использовать, желательно ознакомьтесь с презентацией, которая будет Вам показана Вам после регистрации. Иначе Вы рискуете лишиться возможности использовать многие полезные возможности!
Метод помидора
Для самых же нетерпеливых и тех, кто на дух не переносит нудное планирование, существует ещё одна технология тайм-менеджмента - метод помидора (или "помодоро", если использовать оригинальную терминологию)!
Своё название метод получил в честь кухонного таймера в виде одноимённого овоща (такие были популярны в 80-х годах в Европе и Америке). А придумал его тогдашний студент итальянского университета Франческо Чирилло.
Суть метода в том, что Вы формулируете для себя текущую задачу ("помидор") и ставите таймер на 25 минут. За это время Вы должны успеть выполнить поставленное задание. После выполнения одного "помидора" у Вас есть короткий перерыв в 3 - 5 минут, а после выполнения 4-х - длинный в 15 - 30 мин.
Метод помидора при всей его простоте позволяет тому, кто его использует, максимально самодисциплинироваться. Ведь 25 минут - не так уж и много, а уложиться в срок нужно обязательно:)
В силу простоты реализации существует довольно много программ и сервисов, использующих для тайм-менеджмента именно данный метод. Правда, большинство из них англоязычные. Однако, есть и русские. Предлагаю рассмотреть некоторые из их.
Pomodoro для Windows
Для ПК существует небольшая бесплатная программа под названием Tomighty :
Это разработка итальянских программистов, но она почти полностью русифицирована и довольно проста в использовании.
После её установки и запуска в трее появляется небольшая иконка в виде помидора, которую можно нажать левой кнопкой мыши для запуска таймера или правой для доступа к контекстному меню с настройками.
Кстати, о настройках. В первой вкладке Вы можете изменять промежутки времени заданные по умолчанию, а во второй рекомендую снять опцию "Скрывать окно автоматически" и активировать возможность перетаскивания окошка таймера ("Allow dragging the window around"). Теперь всё готово и Вы можете открывать основное окошко и запускать сам таймер:
Tomighty будет отображаться поверх всех окон и оповещать Вас о событиях начала и конца задачи звуками. В процессе же работы таймер будет тикать. Если Вас это раздражает, просто отключите эту опцию в настройках на вкладке "Звуки".
По завершению одного "помидора" программа предложит Вам сделать перерыв - соглашайтесь:) Отдохните 5 минут и снова за работу. Когда сделаете 4 задачи, сделайте длинную паузу в полчаса, после чего таймер снова начнёт отсчёт следующих 4-х "помидоров".
Pomodoro для Android
В силу мобильности системы Андроид, под неё существует больше всего различных таймеров. Просто зайдите не Google.Play и введите в поисковой строке слово "Pomodoro", чтобы убедиться в этом.
Увы, из-за того, что у меня на телефоне старая версия Android, мне удалось протестировать только два приложения подобного толка (и оба англоязычные). И лучшим из них я бы назвал Simple Pomodoro :
После запуска приложения мы попадаем на экран с таймером. Если тапнуть по нему, то Ваше устройство перейдёт в режим блокировки и на нём во весь экран отобразится обратный отсчёт промежутка времени в 25 минут. Если Вы нажмёте кнопку "Назад", то сможете либо отключить таймер, либо переключить его в фон, чтобы выполнять другие действия.
Помимо основного экрана с таймером Simple Pomodoro имеет ещё два экрана: планировщик задач (свайп вправо с экрана по умолчанию) и статистика (свайп влево). В режиме планировщика Вы можете не только создавать задачи в приложении, но и импортировать их из Календаря Гугла!
Как и во всех подобных программах, в Simple Pomodoro имеются настройки, которые доступны в меню на экране статистики или по нажатию системной кнопки "Меню":
В этих настройках Вы можете изменить временные интервалы выполнения задачи и отдыха, задать звуки, параметры блокировки и иные параметры.
Pomodoro онлайн
Если Ваша работа связана с компьютером и у Вас есть постоянный доступ к Интернету, то идеальным выбором для тайм-менеджмента по помидору будет русскоязычный сервис "Помидорка" :
Данный сервис является не просто таймером, который можно включать когда захочется, а именно ориентированным на решение конкретных задач инструментом! Чтобы воспользоваться "Помидоркой" после регистрации нужно перейти в раздел "Задачи" и поставить перед собой хотя бы одну цель, а затем отправить её на выполнение и перейти в раздел "Таймер":
Новосозданная задача должна появиться в списке и, чтобы запустить таймер для неё, Вам будет достаточно нажать на кнопку "Play". В режиме запущенного таймера у Вас есть возможность поставить паузу или выполнить текущее задание досрочно, чего нет у многих аналогов. Контролировать же свою результативность Вы можете в разделе "Статистика".
Если Вам нужно изменить стандартные интервалы таймера, Вы можете это сделать по ссылке "Настроить помидорку" в левом нижнем углу страницы.
Следует сказать, что сервис "Помидорка" довольно молодой и активно развивается, поэтому в скором времени может обзавестись какими-либо дополнительными функциями, которые есть у крупных англоязычных аналогов (например, синхронизацией дел с Календарём Гугла или импорт/экспорт списков задач и статистики).
Так что вполне возможно, что мы получим в своё распоряжение достойный отечественный ответ "забугорным помидорам", который будет полностью бесплатным (по крайней мере так заявляет автор)!
Выводы
Завершить же нашу сегодняшнюю статью хотелось бы одним анекдотом:
Сколько нужно психологов, чтобы поменять лампочку?
- Достаточно одного, если лампочка готова меняться!
Аналогичная ситуация с тайм-менеджментом. Если Вы всерьёз решили заняться упорядочиванием растрат собственного времени, то не важно, какую методику или программу Вы выберете для этого - Вы в любом случае достигнете успеха.
Однако, если особого желания самодисциплинироваться нет, то на чём бы Вы ни остановили свой выбор, толку от этого не будет. Поэтому, перед тем как искать чудо-программу для тайм-менеджмента задайте себе вопрос, а готовы ли Вы меняться. Если ответ будет положительным, тогда - вперёд! Желаю Вам максимально рационально и с пользой проводить всё своё время!
P.S. Разрешается свободно копировать и цитировать данную статью при условии указания открытой активной ссылки на источник и сохранения авторства Руслана Тертышного.