Что продуктивная работа. Призвание: необходимость непродуктивной работы
Известным для большинства людей является факт того, что несобранные, ленивые люди чувствуют усталость и подавленность наиболее чаще, чем организованные и собранные. Продуктивная деятельность, благодаря высокой организации и планирования дня, улучшает показатели человеческой деятельности, принося большее удовлетворение, тем самым благоприятно влияя на центральную нервную систему и общее состояние в целом.
21 век – это век технологий: смартфонов, компьютеров, ноутбуков. Все эти гаджеты постоянно отвлекают от важных дел. Тогда люди задаются вопросом: «Как повысить эффективность?».
На данный момент существует множество источников с полезной информацией о данном вопросе, среди которых есть книга «Семь навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности». Это популярная книга, в которой изложены основные принципы по повышению эффективности. С ее помощью продуктивная деятельность многих людей по всему земному шару была улучшена и структурирована. В книге описаны основные семь навыков высокоэффективных людей, узнав о которых любой человек не станет прежним.
План на день
Хорошим примером служат слова шестнадцатого президента соединенных штатов Авраама Линкольна, в которых он говорит о том, что перед тем, как срубить дерево, большая часть времени уделяется заточке орудия – топора.
Эти слова означают, что для выполнения поставленной цели важна подготовка. Поэтому до того как приступить к ее выполнению, обязательно надо составлять план действий на день. Иначе все труды пойдут насмарку.
Составить план – всего лишь 15 минут. Нужно вписать в него все дела, а потом поставить их в порядке важности. Лишь те, кто однажды попробовал планирование дел на день, знают насколько, благодаря данному мероприятию, улучшается продуктивная деятельность.
Оценка приоритетов
Для повышения продуктивности в любой деятельности очень важно распределять приоритеты поставленных целей. Так как при несоблюдении этого правила, можно попросту не успеть сделать все дела. Поэтому в первую очередь всегда выполняются срочные, не терпящие ожидания, важные задания.
Концентрация внимания
Продуктивная деятельность – это выполнение какого-либо действия, дела с максимальной эффективностью. Таким образом, для обеспечения продуктивной деятельности необходимо отбросить все отвлекающие ваше внимание факторы и впасть в так называемое состояние потока.
Для осуществления нужно найти укромное место (комнату, помещение, кабинет) и полностью с головой погрузиться в процесс решения задач, используя оптимизацию однотипных путем их группирования для того, чтобы деятельность была продуктивной.
Оптимизация задач
Уделять внимание стоит только наиболее важным задачам, исключая рутинные, не приносящие никакой пользы.
Проверка электронной почты
Что делают большинство людей с самого утра первым делом? Конечно же, проверяют электронную почту, считая, что это не займет много времени. Но это не так.
Квалифицированные специалисты считают, что утром проверять почту – не самый лучший вариант для оптимизации вашей деятельности, так как лучше заняться самостоятельными делами, связанными непосредственно с самим человеком, и только потом после полудня начинать заниматься проблемами чужих людей. Также хорошим советом является определенное время для проверки почтового ящика в интернете, желательно в вечернее время.
Акцентирование внимания на конечный результат
Для того чтобы ваша деятельность была максимально эффективной, надо четко знать ответы на вопросы: «Какая ваша конечная цель?» и «Какой результат вы видите в конце сезона?». Если ответов на вопросы нет, то стоит определить и понять, какие ожидания вы хотите увидеть от работы.
После того как ответы на вопросы появятся, то следует методично продвигаться вперед шаг за шагом, акцентируя все свое внимание на своей деятельности. Следует уделять не менее трех-четырех часов в день на это.
Дедлайн
Большая часть людей считает, что «дедлайн» – это что-то опасное, так как в случае его просрочки бывают неприятности на работе/учебе. Но с другой стороны, дедлайны позволяют человеку стать дисциплинированнее, а его продуктивная деятельность из-за этого приобретает максимальную степень. Обязательно нужно записать или держать в голове сроки дедлайна.
7 навыков высокоэффективных людей, описанные в книге «Семь навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности», позволяют повысить эффективность личности, работая меньше, выполнять больший объем заданий.
Методы повышения эффективности
Помимо описанных выше принципов повышения эффективности личности, существуют специальные методы, вследствие чего продуктивная деятельность возрастает. Среди этих методов наиболее популярны следующие:
- Работа в умеренных количествах.
- Отказ от второстепенных дел.
- Распределение работы между другими.
- Трезвая оценка работы.
- Автоматизация деятельности.
- Использование проверенных принципов и концепций.
- Использование только фактов.
- Работа в умеренных количествах
Когда люди думают, что для того чтобы заработать больше денег, нужно больше работать, то они ошибаются. Правильнее будет сказать, что, чем эффективнее человек работает, тем больше он заработает. При перегрузке организма эффективность, конечно же, падает. Поэтому нельзя работать на износ, так как снижаются показатели эффективности.
Примером может служить 2 вида работников. Первый сидит часами в офисе, делая вид, что он что-то делает, старается делать вид работающего человека перед начальством, постоянно невысыпающийся, перенапряженный, раздраженный, мечтающий о пятнице.
И второй, который имеет ненормированный рабочий график, имеющий возможность уходить с работы тогда, когда выполнит определенный перечень заданий. В этом случае эффективность второго в разы больше, чем эффективность первого, так как второй выполнит аналогичную работу за 4 часа, в то время как первый за 8.
- ОТКАЗ ОТ ВТОРОСТЕПЕННЫХ ДЕЛ
Следующий метод – отказ от дел, которые не несут какой-либо пользы либо, наоборот, отвлекают от выполнения поставленной задачи. Как гласит правило Перета: 20 процентов работы приносят 80 процентов результата и, наоборот, 80 процентов работы – всего 20 процентов результата.
Если определить эти 20 процентов, то эффективность повысится в разы. Для примера, второстепенными делами могут являться помощь коллеге с его работой. Отказаться очень тяжело, но именно такое отношение к работе определяет успешных от неуспешных.
- РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОТЫ
Очень часто человек берет на себя всю ответственность, стараясь выполнить ряд задач самостоятельно. Но данное отношение является неправильным. Гораздо грамотнее будет распределить маловажную работу между другими людьми, а самому заняться главной. Такой подход повышает результативность работы. Кроме того, за помощью можно прийти не только к коллегам, но и к более опытным «старшим товарищам» – руководителям.
- ОЦЕНКА РАБОТЫ
Стремясь выполнить работу идеально и без каких-либо отклонений, человек тратит на это больше времени, чем нужно, постоянно что-то исправляя и дорабатывая. В этом случае необходимо выделить главную задачу и направить все усилия на ее выполнение.
В процентном соотношении сил, затрачиваемых на выполнение идеальной работы, это сто и более, когда достаточно всего лишь восемьдесят-девяносто.
- АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Выполнение рутинной работы следует сделать полностью автоматизированным. Лучше и выгоднее один раз потратить больше сил и средств, но потом сэкономить больше времени и сил, чем каждый раз нерационально тратить на рутину свои ресурсы.
- ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРОВЕРЕННЫХ КОНЦЕПЦИЙ
Для повышения эффективности следует воспользоваться уже известными моделями, концепциями, чем создавать с нуля. Данный метод будет полезен начинающим бизнесменам, которые делают свои первые шаги в бизнесе.
- ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФАКТОВ
Последний, но не по значимости, метод заключается в использовании только точной, проверенной информации. Потому что работа с неправильными данными будет считаться невыполненной и придется заново ее переделывать, что займет еще больше времени. Поэтому перед началом стоит удостовериться в правильности используемой информации.
Я пришёл на работу в 10:00,не в 8:00, потому что до 10:00 всё равно никто ничего не делает, а только чай пьют. А я столько чая выпить не могу.
Никакого офиса, никакого дресс-кода. Сидишь, к примеру, в кафе, на пляже или на кухне собственной квартиры и… работаешь. Для тех, кто не любит закрытые пространства офисов, это просто находка. И вряд ли кто-нибудь из офисных клерков отказался бы от такого шанса – выполнять задания в то время и в том месте, которые он выбирает сам. Впрочем, всегда можно найти как положительные стороны в таких ситуациях, так и отрицательные. Ведь нужно обладать безупречной самоорганизованностью, чтобы не поддаться искушению «ничегонеделания». А особенно, если к этому располагает обстановка.
Лично я провожу большую часть времени в разъездах и не понаслышке знаю, каково это решать несколько вопросов сразу, выстраивать план на день так, что каждая минута оказывается на вес золота. Помимо основного бизнеса немало сил я отдаю ресурсу Revolverlab.com . И даже тут я могу решать важные деловые вопросы, будучи за сотни километров от офиса, где находится мой стартап.
Как мотивировать себя работать в офисе
С одной стороны, офисный сотрудник может запросто распланировать свой день, четко планируя и распределяя работу на весь день. А с другой стороны, кажется, что времени много и даже самому ответственному клерку непросто грамотно его организовать. И что делать, спрашивается? А вот что…
1. Составьте план работы на день
Придя на работу, не нужно сразу открывать браузер и проверять свой e-mail. Сдержите этот порыв хотя бы в первый час. Как правило, именно в утреннее время не бывает встреч, срочных дел и даже разговоров в курилке. И большинство людей пытаются расслабиться, листая письма или удаляя спам. Потратьте первые 40 минут на составление плана на весь день. Если вы этого не сделаете, то могу сказать со 100%-й уверенностью – вы будете сидеть часа три, просто листая почту и отвечая на письма.
К примеру, вы можете выбрать время для звонков, и делать их один за другим. Выделите один час для проверки почты или социальных сетей. После чего не возвращайтесь к ним в течение всего дня.
3. Не переводите часы на зимнее время
Думаете, я шучу? Никоим образом! Я встаю на час раньше остальных людей, и именно этот час могу назвать самым продуктивным за весь день. Потому что все отвлекающие факторы еще спят.
4. Не распыляйтесь
Это невероятно сложно, но постарайтесь выбрать для одного рабочего дня только три важные задачи. И все силы бросьте на решение их в положенный срок. Обязательно нужно делать между ними короткие перерывы, чтобы дать своему мозгу передохнуть.
5. Будьте пунктуальны
Если вы цените своё время, то просто обязаны ценить время окружающих вас людей. Вы даже не представляете, сколько я порой трачу времени на опоздавших, чтобы рассказать им на собрании, что происходило в те пять минут их отсутствия. А потом оказывается, что находятся те, кто опоздал уже на 10 минут… Для многих из нас такая потеря времени – непозволительная роскошь.
6. В последний час работы избегайте сложных заданий
Позвольте себе расслабиться и, к примеру, привести в порядок документацию, слушая при этом любимую музыку. Снимать напряжение иногда очень полезно.
7. Не включайте интернет без необходимости
Если не можете себя контролировать, используйте специальные приложения, которые будут вас попросту выбрасывать из сети. Найти такие сервисы в сети не составит труда.
8. Умейте сказать «Нет!»
Но с другой стороны, дома есть собака, которую нужно выгулять или дети, требующие внимания. И зачастую работа на дому вообще не воспринимается окружающими, как нечто действительно серьезное. Домашние не стесняются отвлекать вас бытовыми мелочами, друзья постоянно звонят в неудобное время, мотивируя это тем, что «ну ты же все равно сидишь дома, что тебе стоит выслушать очередную мою проблему?». Как же с этим бороться? Как успевать выполнить всю работу в положенный срок, не оставляя на ночь и не наверстывая за выходные?
11. Работайте за закрытой дверью
Тяжело сохранять рабочий настрой, если работает телевизор или дети постоянно врываются в кабинет. У вас должна быть комната, которая и будет вашим офисом, и членам семьи нужно дать понять, что заходить без приглашения не нужно.
12. Слушайте музыку в наушниках
Казалось бы, почему именно в наушниках? А если я вообще сижу дома в полном одиночестве? Могу сказать точно, что это поможет вам отвлечься от окружения и полностью сосредоточиться на своих обязанностях. Конечно, если вы не писатель. Потому как последним нужна идеальная тишина.
13. Дресс-код в домашних условиях
Даже дома начинайте свое утро ровно в девять. Одевайтесь так, словно собираетесь на деловую встречу – это помогает настроиться на рабочий лад. Между прочим, этот метод самодисциплины давно используют дикторы новостей. Даже если камера никогда не сфокусируется на обуви ведущей, диктор все равно наденет модельные туфли, а не домашние тапочки. Потому что даже этот маленький штрих настраивает на рабочую волну.
14. Мелкие задачи выполняйте во время звонков
Убирайте книги или игрушки детей только в те моменты, когда говорите по телефону. Так вы сможете контролировать порядок в доме и решать несложные деловые задачи.
15. Есть в офисе запрещено!
Обеденный перерыв – это не то время, которое нужно проводить за офисным столом. А тем более, не желательно за этим столом принимать пищу. Нужно выделять время для отдыха. , как правило, монотонная. Максимум, что вы можете сделать, это пройтись один раз в день в магазин за продуктами. Никаких кулеров, походов в столовую или курилку и прочих благ офисной жизни. Поэтому отведите для обеда отдельное место. Вы же должны отвлекаться хоть немного, вставая со стула и выходя из кабинета.
16. Восьмичасовой часовой рабочий день
Не отвлекайтесь по мелочам. Примерно представьте, сколько бы времени вы потратили на ту же работу, будучи в офисе. И выполняйте ее дома примерно в такой же срок. И тогда появится серьезная мотивация сделать все намного быстрее, чтобы осталось пара часов в запасе. Чем не бонус?
17. Каждое воскресенье – выходной
Хотя бы один день в неделю нужно полностью отключиться от рабочих дел. В этот день желательно вообще не подходить к компьютеру, потому что он для вас – рабочий инструмент, который живо напомнит о ваших обязанностях. И потом, согласитесь, работать, зная, что скоро выходной, намного проще.
18. Несколько ноутбуков для разных задач
Если есть возможность, купите второй ноутбук или компьютер исключительно для работы. Вы даже не представляете, как может помочь разделение двух ноутов на рабочий и развлекательный. Когда включен один – ваши мысли направлены в рабочее русло, когда другой – можно себе позволить полностью расслабиться.
19. Адекватно оценивайте свою продуктивность
Я, к примеру, полон сил в первую половину дня. Поэтому большую часть дел стараюсь выполнять в промежутке между 8:00 и 15:00. А во второй половине дня я могу позволить себе немного расслабиться и пойти на йогу или тренажерный зал. Кстати, находясь там, я стараюсь не думать о работе хотя бы пару часов.
20. Фиксируйте успехи
Постоянно фиксируйте свой прогресс на пути к цели. Особенно, если заказчик дал задание, которое по сложности превосходит все, что вы делали ранее. Отмечайте в уме или письменно все, что вам удалось сделать на отлично.
Как выполнять работу в дороге
Я работаю в бешеном темпе и порой могу за один день побывать в нескольких городах сразу. Естественно, в дороге появляется потребность делать что-то полезное. И потом именно в дороге вас может посетить множество мыслей по поводу развития каких-либо проектов.
21. Переведите рабочие документы в электронный формат
Я уже давно привык всю информацию держать на ноутбуке, планшете и смартфоне. Поверьте, последнее, что вам захочется делать в поезде или автомобиле – это пытаться разобраться в ворохе бумаг. Только поначалу держать все данные в телефоне сложно, вы очень быстро привыкнете и просто не сможете уже работать иначе.
22. Планируйте развивающие «курсы на месяц»
Передвигаться по стране на автомобиле мне приходится слишком часто. И я решил, что тратить время на радио – непозволительная роскошь. Поэтому сейчас организовываю для себя что-то типа развивающих курсов. К примеру, я могу две недели слушать аудиокниги Виктора Пелевина, следующие две недели я посвящаю бизнес-тренингам в аудио формате. Могу прослушать «курс» классической музыки. Как этот может повлиять на работу? В общем-то, никак, но определенно это даст вам гораздо больше, чем обычное радио.
23. Решайте мелкие задачи в транспорте
Второстепенные дела можно легко решить в самолете или поезде. К примеру, я могу привести в порядок рабочий стол на своем ноуте или очистить электронный ящик от спама.
24. Поиск Wi-Fi
Ищите бесплатный Wi-Fi, благо в поездах он определенно должен быть. Так вы сможете подключиться к нему при помощи телефона, и выполнять основную работу на ноутбуке.
25. Кэширование e-mail
Я нашел для себя большой плюс в кэшировании электронной почты. Потому как в этом случае могу работать хоть в бункере, где нет соединения в интернет.
Как продуктивно работать в кафе или ресторанах
Есть один прием, который лично мне помогает работать эффективнее. Я беру ноутбук и ухожу в ближайшее кафе с бесплатным интернетом. В офисе хорошо, но однообразие губит креативность. Можно сказать, что для меня кафе и рестораны стали некой заменой офисного кабинета. Советую …
26. Завязывайте полезные знакомства
В начале, когда я только развивал свой бизнес, я решил знакомиться с владельцами своих любимых кофеен. Зачастую мы становились хорошими приятелями, и тот опыт, которым они делились со мной, во многом был мне полезен на тот момент. Если вы работаете дома, то такие деловые знакомства вам точно будут на руку.
27. Минимизируйте время работы
Оставляйте зарядку от ноута дома. Это может стать неплохой мотивацией закончить работу раньше положенного срока и до того момента, как ваш рабочий инструмент отключится.
28. Создайте свои собственные правила
Для себя я уже выработал пару-тройку негласных правил, которых стараюсь всегда придерживаться. К примеру, я всегда сажусь лицом к стене, а не к улице. И выбираю место в углу, подальше от скопления людей.
29. Интернет нужен не всегда
Если мне нужно закончить работу, которая не предполагает наличие интернета, то ищу кафе без доступа к Wi-Fi. Потому как, повторюсь, меня очень отвлекают социальные сети, проверка почты Revolverlab’а и всевозможные ленты новостей.
30. Выберите себе подходящий стимул
Допустим, мне нужно закончить работу за час. Так вот, я стараюсь закончить ее на 15-20 минут раньше, при этом, не позволяя себе заказывать больше, чем одну чашку кофе, каким бы голодным я не был. Поверьте, такое «самоистязание» может стать неплохим стимулом.
Работа в коворкинг-пространстве
Думаю, этот пункт будет полезен фрилансерам, которые вынуждены работать дома. Когда ты работаешь в метре от того места, где только что спал, то настроение и атмосфера в голове, мягко скажем, не настраивает на рабочий лад. Кто-то может себя заставить продуктивно выполнять все рабочие задачи, а кому-то этот момент кажется совершенно деструктивным.
Последним могу посоветовать искать место, где атмосфера располагает на продуктивную деятельность, где вам не придется прикладывать дополнительных усилий, чтобы себя как-то мотивировать. С такими задачами неплохо справляются . Хотя и здесь существуют моменты, отвлекающие от дел. Советую прочитать советы, приведенные ниже, чтобы оставаться сосредоточенным продолжительное время.
31. Окружите себя «правильными» людьми
Дело в том, что коворкеры могут стать для вас как активом, так и пассивом. К примеру, дизайнерам абсолютно не нужна компания программистов, которые целый день проводят за написанием кода. А последним нечего делать в компании свободных художников. Всегда старайтесь быть среди людей, которые вам приятны. Поверьте, продуктивность вырастет в разы.
Если работа, которую вы выполняете, требует каких-то специальных знаний, поинтересуйтесь, возможно, среди коворкеров, что вас окружают, найдутся те, кто сможет дать вам дельный совет по этому поводу. Возможно, таким образом вы найдете себе хорошего партнера по проекту.
33. Создайте свою тишину
Когда в одном помещении сидят хотя бы два человека, на тишину особо рассчитывать не приходится. Но вместо того, чтобы раздражаться и проклинать все на свете, попытайтесь сами создать для себя тишину. Как это сделать? Ну, к примеру, купите пару хороших наушников и включите на репите трек, который вас настраивает на рабочую волну. Это гораздо лучше, чем срывать голос и доказывать свою правоту в борьбе за молчание.
34. Не тратьте время зря
Не держите открытыми ненужные для работы окна: чаты, социальные сети, Twitter и прочее. Постарайтесь сосредоточенно отработать положенное время, а потом, когда все задания будут выполнены, без зазрения совести отведите себе час на «ничегонеделание».
35. Все окружающие вас люди – потенциальные клиенты
Представьте, что все, кто вас окружает, оценивают вас и то, как вы работаете. Возможно, поначалу будет немного дико и непривычно, зато потом вы почувствуете результат.
36. Охраняйте свое рабочее пространство
Сложно сосредоточиться, когда за вашей спиной стоит человек и к тому же, без стеснения обсуждает какую-то чепуху. Попросите людей вести беседы возле своего рабочего места. Вряд ли они будут спорить с вами.
37. Все рабочие инструменты всегда должны быть под рукой
Все нужные вам для работы вещи держите . Поиск блокнота, ручек, дополнительного телефона очень отвлекают от рабочего процесса.
38. Демонстрируйте свою занятость
Пользуйтесь в коворкинг-офисах наушниками. Это и будет вашим индикатором занятости для остальных людей.
39. Подключайте людей в свой проект
Попросите людей вокруг себя дать вам дельный совет касательно вашего проекта в обмен на свою помощь. Поверьте, узнать мнение постороннего человека о вашем сайте, статье или продукте бывает очень полезно.
40. Устали – уйдите от компьютера
Если вы устали и понимаете, что без отдыха вам не обойтись, сразу же вставайте со стула и идите на улицу. Хотя бы полчаса желательно провести вне рабочего места и подальше от монитора. И тем более не открывайте «инстаграммы», «фейсбуки» и «одноклассники». Лучше книгу почитайте или побалуйте себя чем-то вкусным.
В заключение
Вот и все. Если следовать хотя бы половине из того, что написано выше, продуктивность не преминет увеличиться в несколько раз. Лично я стараюсь делать все именно так, как описано, и могу сказать, что не страдаю от нехватки времени или чрезмерного безделья.
Вопрос о том, как продуктивно работать особенно актуален. Без разницы, то ли вы работаете за компьютером, то ли предприниматель средней руки, или мать — домохозяйка, продуктивная работа позволяет за малые сроки выполнить максимум работы.
Выполнить много работы: и качественно, и быстро, и совесть довольна, и время на приятные мелочи есть. Здорово, не правда ли? Ниже описанные правила продуктивной деятельности должны помочь вам стать таким высокоэффективным деятелем.
Правила продуктивной, эффективной деятельности. Или как работать продуктивно
Первое правило продуктивности. Убрать не важное, сосредоточится на важном
Иначе, расставить приоритеты, где в первую очередь ставить самые важные дела, нуждающиеся в быстром их решении. Но простая расстановка приоритетов, что делать сперва, а что потом, подразумевает то, что и второстепенные неважные дела тоже нужно сделать.
Правило продуктивности №1 говорит, что есть важные дела и все! Другую не важную работу в мусорное ведро. Ибо не возможно хорошо все сделать, человек такое существо, которое впадает в крайности, то ему , то семь пятниц на неделе.
Выберите только важные дела и работайте над ними, остальные выбросьте с головы.
Второе правило высокоэффективной работы. Быть гибким, нарушать правила, менять планы
Странный совет. С «быть гибким» можно еще согласится, но как же нарушать правила?
Планы и правила составляются, как говорится, теоретически, а практически, могут быть подводные камни, и нужно путь к успеху уже корректировать, чтоб их обогнуть. Это раз.
Два, если выполнять однотонную работу, вы в течении некоторого времени устанете, и ваша продуктивность, эффективность плавно упадет. И времени потратите изрядно, а эффект от такого дела стремится к нулю.
Выход. Если практика расходится с теорией, нужно следовать практике, и устанавливать новые правила и рисовать новые планы.
Третье правило высокого личного КПД. Не отвлекаться, убрать внешние возможные отвлекатели от работы
Существует полезное свойство психики человека – потоковое состояние. Когда все естество человека сосредоточенно на текущей деятельность. Очень продуктивное состояние. Но его легко сломать.
Даже, если вы не привыкли работать в потоковом состоянии, думаю, согласитесь, что отвлечь легко, а потом настроится на продуктивную работу сложно.
Правило такое: перед тем как приступить к деятельности, убрать все, что может помешать вам ей заниматься. Отключить телефон, выключить тв, радио, известить домочадцев или еще кого, что вы в зоне недоступности. Повесьте такую табличку себе на дверь…
Четвертое правило, как работать продуктивно. Вдохновитесь, войдите в потоковое состояние
Выше уже его упомянул. В этой статье, дабы не повторяться, о полезном .
Если коротко. Когда вы усердней и эффективней трудитесь? Когда надо? Или когда воодушевлены и нравиться это делать?
Ищите воодушевление. Входите в поток.
Пятое и шестое правило. Тайм менеджмент. Управлять временем
Во первых, нужно устанавливать сроки, как долго вы будете работать. Во вторых, соответственно, когда вы должны закончить данную деятельность. Если на работу выделить неопределенное количество времени, то и выполнять вы ее станете неопределенное количество времени. Справедливо и обратное. Не совсем…
Умение управлять своим временем по-своему — целое искусство. Нужно быть стратегом и дальновидцем. Начать можно с мелочей, заведя таймер: . Весьма сложно определится по времени с той работой которая нова.
Что же — постигайте искусство планированием временем. Для высокоэффективных людей это обязательный навык.
Седьмое правило, как работать эффективно. Автоматизировать все, что можно автоматизировать. Совмещать все, что можно совмещать.
Для работящих на компьютере — это особенно актуально. Много рутинной работы и много возможностей эту работу автоматизировать. Правило такое: на раннем этапе уже думать как то или иное перепоручить программным средствам.
Много деятельности, которые можно совмещать. Например, если работаете за пк: сканирование книг, можно совместить с изучением обучающей программы.
Если много нудной автоматической работы, чувствуешь роботом, — можно нагрузить себе еще одной не сложной деятельностью, желательно на «другой канал осязания мира» (каналы: видеть, слышать, думать, чувствовать, делать руками. Так можно смотреть обучающие ролики и варить обед…)
Работаете ли вы продуктивно?
Работаете ли вы продуктивно?
Любую выполняемую работу можно условно разделить на продуктивную и непродуктивную. Что я под этим подразумеваю. Именно продуктивная работа приводит вас к намеченным результатам. А непродуктивная работа расходует ваше время, силы, финансовые ресурсы, но к цели не приближает.
Собственника мало волнует непродуктивная работа. Ему, как правило, неважно, сколько часов в день вы будете посвящать работе. Если его задачи будут выполнены, то вы можете работать хоть час в день и получать свою зарплату. Если задачи не выполнены, то вот тут-то и возникают вопросы.
У нас в стране распространена парадигма: сотрудник должен сидеть на работе от звонка до звонка. Конечно, если вы продавец в магазине или сторож, то в отбывании срока от и до есть свой смысл. Если сторож уйдёт, склад тут же заполнится не званными гостями.
Но для сотрудников умственного труда вообще неважно, сколько вы будете работать времени. С другой стороны, крайне важна продуктивность. Для программиста - это количество реализованных подзадач и задач; для журналиста - это количество и качество подготовленных статей; для инженера это могут быть чертежы, а для дизайнера - макеты. У многих в головах засел шаблон о том, что важно количество отсиженных часов в день. Вовсе нет! Если вы слишком долго сидите, то вы теряете свежесть ума и свою продуктивность. Допускаете больше ошибок и разрушаете здоровье. В то же время, на свежую голову дела. как правило, идут намного лучше, не так ли?
У нас в стране происходит огромное количество непродуктивных процессов. Я это вижу с точки зрения предпринимателя. Например, чтобы заплатить налоги, нужно общаться с пенсионным фондом и налоговой инспекцией. Какого лешего нужно было разделять налоговую систему на разные государственные структуры? Налоговая и ПФР любят отфутболивать друг к другу по самым разным вопросам. Ни там ни там нет нормальной реализации удаленной подачи отчётности и уплаты налогов. Приходится огромное количество времени бегать ножками. И это в век информационных технологий.
Из-за усложненного налогового администрирования, во всех более-менее развитых организациях есть бухгалтера, которые, к сожалению, продуктивную работу не выполняют. Точнее говоря, от их работы не зависит успешность организации. По сути, бухгалтер нужен, чтобы избавить директора от рутинной работы, которая совершенно никак не помогает в деле.
Внутри крупных организаций есть люди, которые тащат дело, а есть балласт, который непонятным образом попал на свои рабочие места.
В моей работе продуктивные процессы: улучшение сайтов, создание новых сайтов, написание статей, делание фотографий, поисковая оптимизация, переговоры с рекламодателями, мотивация коллег. Непродуктивные процессы: уплата налогов (тянет кровь бизнеса), администрирование налогов и бухучёт (тянет интеллектуальные и временные ресурсы), сдача отчётов (тянет время), сдача формальных отчётов в академии (тянет силы и время).
Непродуктивные работы вытаскивают наши ресурсы, но не отдают ничего взамен. В стране таких процессов очень много. Госорганам надо подумать о том, каким образом оптимизировать свою деятельность, чтобы снизить административные барьеры.
Все мы с этим сталкивались: работы много, а отвлечься на что-то так и тянет. Вы устали тратить время почем зря? Если да,то пора научиться работать продуктивно!
Шаги
Будьте организованы
- Будьте конкретны, точны и будьте способны объяснить, почему то или иное дело нужно выполнить. Например, не пишите просто “уборка”. Пишите что-то типа “вытереть пыль в спальне”, “пропылесосить ковер” и т.д., то есть используете более мелкие и конкретные дела.
- Не позволяйте себе замыкаться на списке дел. Если вы тратите все время на размышления о том, чтобы еще добавить в список, то добром это не кончится. Будьте креативны, не тратьте на составление списка много времени и не пополняйте его без нужды.
-
Составьте план. Подумайте, что вам надо сделать. А теперь подумайте, в какой последовательности это можно сделать. Если сможете, то составьте своего рода расписание дня, в котором будет написано и то, что вы собираетесь делать, и то, когда вы сделаете перерыв и т.д.
- Помните, что порой мы справляемся с чем-то быстрее или дольше ожидаемого. Не надо винить себя за это, но и не позволяйте этому рушить весь ваш план. Если что-то идет не по плану - проявите гибкость.
-
Расставляйте приоритеты. Вам нужен способ успеть сделать все и вовремя? Определите, что из ваших дел важнее другого, и займитесь этим в первую очередь. Возможно, вы хотели и белье постирать, и собаку помыть - но чему-то придется подождать. Если же пытаться сделать все и сразу, то можно и вовсе растерять всю продуктивность.
- Если у вас есть дела, которые уже давно надо было сделать, а вы все за них и не брались, то ни в коем случае не откладывайте их и дальше! Обозначьте себе дедлайн, чтобы справиться с такими делами - или, на худой конец, вычеркните их из списка дел вообще.
-
Поставьте перед собой цель. Не важно, что вам нужно сделать - важно, чтобы перед вами были достижимые и мотивированные цели, связанные с этими делами. Не позволяйте себе заниматься чем-то другим, пока вы не добьетесь поставленной цели. Будьте позитивно настроены относительно целей, но не позволяйте им затмевать все остальное. Помните, что при должной сосредоточенности вы добьетесь любой цели..
- Подумайте, нет ли смысла ввести для себя что-то вроде наград за достижение цели. Цели могут как быть как положительные (что-нибудь вкусное), так и негативные (пожертвование на цели, с которыми вы не согласны). Лучше всего это срабатывает, когда награждать или наказывать вас будет друг, который не поддастся на ваши аргументы и убеждения.
-
Не забывайте о своей эффективности. Не надо отвлекаться на мысли о том, насколько продуктивно вы работаете в данный момент. Вспомните о них позже, а пока - оставайтесь сосредоточенным на деле, придерживайтесь плана и не срывайте сроков. К слову, позже это тоже обдумайте и проанализируйте. Обращайте также внимание на проблемы, возникающие по ходу работы, и подумайте, как вы избавитесь от них в следующий раз.
- Есть смысл вести своего рода дневник, чтобы записывать туда в конце дня все, что сработало, и что не сработало.
-
Держите свои рабочие принадлежности и инструменты в порядке. Ничто так не замедляет рабочий процесс, как беспорядок на рабочем месте. Помните - все должно быть упорядочено, рассортировано и понятно.
Оставайтесь сфокусированным
-
Избавьтесь от всего, что отвлекает. Мы живем в таком мире, где отвлечься на что-то не составит ни малейшей проблемы. ТВ, интернет, родственники, домашние животные - драгоценные минуты ускользнут, как песок сквозь пальцев, а там и день кончится, не успев начаться! Не позволяйте такому случиться. Избавьтесь от раздражителей и сосредоточьтесь на цели.
- Закройте почтовый ящик и социальные сети. Отключите уведомления, они будут отвлекать вас. По возможности, уделяйте просмотру писем не более нескольких минут в день. Помните, что если открывать письма и соцсети во время работы, то ни о какой продуктивности и речи быть не может.
- Используйте расширения для браузера типа StayFocusd , Leechblock или Nanny , чтобы заблокировать сайты, где вы тратите много времени. В интернете полным-полно таких сайтов развлекательного и времяпоглощающего характера. Расширения для браузера типа помогут вам справиться с искушением, пусть даже и весьма радикальными мерами. Цель оправдывает средства.
- Выключите телефон. Не отвечайте на звонки, не читайте СМС. Вообще уберите его подальше. Если дело важное, вам оставят СМС. Если же вы волнуетесь, как бы чего не случилось, то уделяйте не более минуты в час на проверку телефона.
- Скажите друзьям и родственникам, что вас нельзя отвлекать. Желательно также выдворить из комнаты домашних питомцев.
- Выключите ТВ и радио. Да, в ряде случаев небольшой фоновый шум может пойти даже на пользу - особенно если играет просто музыка, без слов - но в целом все это отвлекает от работы и, как следствие, снижает продуктивность.
-
Занимайтесь одним делом одновременно. Вопреки распространенному заблуждению, если делать сразу много дел, то продуктивнее вы не становитесь. По правде говоря, с должной эффективностью можно заниматься лишь одним делом за раз. Если заниматься несколькими делами, то нужно переключаться от одного к другому, а это - потеря времени и внимания. Поэтому, чтобы быть по-настоящему продуктивным, заниматься надо одним делом за раз, причем до тех самых пор, пока дело не будет завершено. После этого можно переходить к чему-то другому.
-
Составьте список дел. Запишите все, что нужно сделать в течение дня или недели, постоянно дополняйте список необходимыми делами. Списки дел уже давно зарекомендовали себя как надежное средство повышения продуктивности работы, но работают они только в том случае, когда ими пользуются со всей ответственностью.