Система учета учебных фондов оу. Успехи современного естествознания
Великая Отечественная война 1941-1945 годов всегда жива в нашей памяти, она не обошла стороной нашу семью, в которой были те, кто воевал и те, кто работал в тылу, всеми силами приближая Победу. Я напишу о военном детстве прадеда, Храмова Дмитрия Ивановича, ветерана войны, труженика тыла. Родившись 8 августа 1929 года в деревне Моторово, Омской области в семье лесника, в 87лет он сегодня живет и здравствует в городе Сочи. Ежегодно всей семьей мы приезжаем к прадеду и отмечаем его День рождения, ходим на море, в Дендрарий, Сочинский театр. А вечерами мы слушаем его воспоминания о сладостях военного детстве. Оказывается, после войны в соседней деревне был пункт, где принимали старые тряпки и кости, в обмен на сладости, карамельный петушок на палочке. Дмитрий в одиночку, по лесным дебрям выискивал кости животных и по семь километров туда и обратно проходил груженый, зная, что в доме будут сладости и младшая сестрёнка обрадуется. Эта история меня тронула до слез и заставила задуматься о своей беззаботной и счастливой жизни в полном достатке, и даже на конфеты и пироги, которые всегда просто так есть в сочинском доме, я сегодня смотрю иначе, понимая, как важно ценить то, что у тебя есть дом, мир, семья.
Прадеду Дмитрию было 12 лет как и мне сегодня, когда началась Великая Отечественная война. Все 28 домов глухой деревни осиротели в течение месяца, отцов и старших братьев забрали на фронт. Времена были очень тяжёлые, учиться в школе дети не могли (не было учителей). Лекарства, одежду и продукты нельзя было купить, только обменять на ценные вещи, но их не было. Детские игры и забавы были забыты. Все понимали, что здесь, в глубоком тылу формируется Победа. Эта мысль помогала пережить трудности, голод и лишения. Заготовка продуктов была очень важна для солдат на фронте. Как все деревенские ребята он помогал днем в колхозе дёргать осот, все руки были в шрамах и ссадинах. Очень долго заживали и ныли по ночам, болезнь подорвала его силы. Видя, как мать ночами под луной пряла пряжу, вязала носки и варежки, а утром она готовила, убирала и стирала, он твердо решил защитить семью, как отец на фронте защищал Родину. Дмитрий как мог, заботился о матери, младшей сестре, хозяйстве. Желание маленького мальчика быстрее поправиться, вырасти, пойти на фронт, сделало его не по годам выносливым и взрослым. Ответственность за мать и младшую сестру помогала ему выживать в тяжёлое время. Спасибо отец - лесник, Иван Дмитриевич, показал свои рыбные места и научил охотиться с луком в лесу, ставить ловушки на зайца или бобра. Он всегда говорил, что лес-это кладовая. Бери столько сколько надо именно сегодня нужно, не жадничай. С сестрой знали самые богатые опушки, там собирали грибы и ягоды, лекарственные травы и орехи. Осенью дружно собирали урожай овощей и фруктов. А зимой от болезней и простуды спасали чай из трав и шанежки с ягодами. Вот такие сладости детства. Огород и корова, лес были кормильцами. Дмитрий молол зерно на жерновах, полол, поливал, рыхлил, заготавливал воду для скотины.
Все для фронта, все для Победы! И как только исполнилось 13 лет, его взяли помощником тракториста, на прицеп. Дмитрий фиксировал верёвку, чтобы выключать плуг. Четыре года с верным помощником - трактором. Для отопления дома нужны были дрова, и на плечи маленького мальчика легла их заготовка. Когда на своем прицепе он с гордостью их подвез к дому, тогда деревенские стали его уважительно называть по имени и отчеству, Дмитрий Иванович! Трудолюбивый и добрый, отзывчивый и весёлый. Его любили, с ним советовались односельчане. Он пережил много трудностей, нужду и голод, которые заставляли с ранних лет трудиться по-взрослому.
Моя семья приближала Победу в Великой Отечественной войне и писала историю нашей семьи в истории страны. Мой прадед, Храмов Дмитрий Иванович, награждён медалью «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945». Для меня подвиг - это поступок, который совершает человек, преодолевая трудности, забывая о себе, своём благополучии. Трудовой подвиг детей и подростков в годы Великой Отечественной войны трудно оценить словами. Мы стараемся быть достойными прадедов, трудолюбивыми, смелыми, целеустремленными не бояться трудностей. Я считаю, что связь поколений – это память о наших родных и близких людях. Пока память существует, будет существовать и эта связь. Никогда не надо забывать историю своей страны и свои корни.
Добрый день дорогие участники семинара!
Сейчас я вас познакомлю с темой: «Современные требования к ведению учета фонда учебников» это тема вам не новая каждый из вас работает с этим. И так начнем
Вот наша учебная литература поступила, к фонду учебной литературы как мы знаем относятся: все учебники; учебные пособия; орфографические словари; математические таблицы; сборники упражнений и задач; практикумы; книги для чтения; хрестоматии; рабочие тетради.
Особо хочется обратить внимание на формы учета библиотечного фонда учебников.
Учетные формы:
Книга учета библиотечного фонда школьных учебников
(Книга суммарного учета учебного фонда)
Журнал учета учебников
Картотека учебников
Журнал выдачи учебников
Заказ на учебники (за три года)
Инвентаризационная ведомость (за три года)
Книга суммарного учета состоит из 3 частей (обратите внимания у вас должна быть отдельная книга с ум уч)
1часть. Поступление в фонд. После получения учебников записывается общее количество и их стоимость, с обязательным указанием номера и даты сопроводительного документа. Номер записи ежегодно начинается с № 1 и идёт по порядку поступлений.
2 часть. Выбытие из фонда. Записываются номера актов на списание учебников с указанием даты утверждения акта и общего количества списанных учебников на общую сумму. Нумерация записей о выбывших изданиях из года в год продолжается.
3 часть. Итоги учёта движения фондов. Записываются итоги движения фонда учебников: общее количество поступивших учебников за текущий год, на сумму. Общее количество выбывших учебников за текущий год, на сумму. Общее количество учебников, состоящих на 1 января последующего года, на сумму
Журнал учета учебников
Отражает перечень всех поступивших по накладной учебных изданий, с указанием кол-ва, цены и суммы каждого поступившего наименования
Карточки с библиографическим описанием изданий учебников расставляются в учетную картотеку по классам, а внутри классов – по алфавиту фамилий авторов или заглавий. Количество выданных учебников отмечается на оборотной стороне учетных карточек. Для контроля за сохранностью учетных карточек они регистрируются в «Журнале регистраций учетных карточек библиотечного фонда учебников организаций образования».
Порядковый номер при записи в « Журнал регистрации учетных карточек» присваивается и карточке. И на все экземпляры учебников, записанных в данной карточке, присваивается этот номер с пометкой в скобках порядкового номера экземпляра,151 (1), 151 (2), 151 (3) и т.д.
. Учёту подлежат все виды учебников и учебных пособий. Рабочие тетради, дидактические материалы, таблицы, прописи и т.д. и являются документами временного характера. Их учёт производится в «Тетради учёта документов временного характера».
Взамен утерянных или испорченных учебников принимаются другие учебники, необходимые школе, или взимается номинальная стоимость учебника, если он использовался не более одного года (оформляется квитанция). Учебники, утерянные и принятые взамен, учитываются в «Тетради учёта утерянных и замены учебников».
Списание учебников проводится не реже одного раза в год. На каждый вид списания («Ветхие», «Устаревшие по содержанию», «Утерянные читателями», «Хищение») составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывается комиссией и утверждается директором школы. Один
экземпляр акта хранится в библиотеке, другой передаётся под расписку в бухгалтерию школы, которая производит списание с баланса школы
указанной в акте стоимости учебников.
2.10. Учебники, находящиеся в хорошем состоянии, после списания могут выдаваться учащимся для подготовки к экзаменам или в учебные кабинеты.
Выбытие учебников из библиотечного фонда
Срок использования учебника не менее четырёх лет.
Выбытие учебников из фонда библиотеки производится по причинам: ветхости (физический износ); устарелости по содержанию; утрате (с указанием конкретных обстоятельств утраты). В акте о выбытии фиксируются сведения об учебниках, исключаемых только по одной причине.
Критерии отбора учебников для выбытия из фонда библиотеки:
Выбытие по ветхости производится при наличии дефектов, приводящих к искажению или потере информации, ухудшающих удобочитаемость, условия чтения (потеря элементов изображения, пятна, царапины, отсутствие одной и более страниц, склеивание страниц и повреждение текста или иллюстраций при раскрытии, деформация, ветхость блока или переплетной крышки);
Выбытие по причине устарелости по содержанию производится в соответствии с изменениями в «Федеральных перечнях учебников, рекомендованных (допущенных) к использованию в образовательном процессе в образовательных учреждениях, реализующих образовательные программы общего образования и имеющих государственную аккредитацию на учебный год, утверждённого Министерством образования и науки Российской Федерации»;
Выбытие по причине утраты из фонда библиотеки. Библиотекарь устанавливает причину утраты и вправе потребовать от виновника замены утраченного учебника на тот же учебник или другой, необходимый школе, если срок использования учебника не превышает четырёх лет. Утраченные учебники, срок использования которых превышает четыре года, списываются без возмещения убытка.
Выбытие учебников из фонда библиотеки оформляется актом об исключении и отражается в книге суммарного учета, а также в картотеке учета учебников. Выбытие учебных материалов временного хранения производится в конце календарного года по акту с указанием причины: «материал временного хранения».
Акты на списание учебников визируются членами комиссии по сохранности фондов. Завизированные акты утверждаются директором школы.
Списанные по акту учебники могут быть использованы для изготовления дидактического материала, для реставрационных работ или передаются организациям по заготовке вторсырья.
Хранение списанных учебников вместе с действующими запрещается.
Акты на списание учебников из фондов библиотеки и приложенные к ним списки учебников подлежат постоянному хранению, весь срок существования библиотеки
Порядок учёта выдачи учебников
Выдача учебников осуществляется библиотечным работником в конце или перед началом учебного года.
Учебники выдаются учащимся на один учебный год. Учебники, по которым обучение ведётся два или несколько лет, могут быть выданы учащимся на несколько лет.
Формой учёта выдачи учебников могут быть: вкладыш в формуляр пользователя; формуляр класса; журнал выдачи учебников. Любая из названных форм, выбранная библиотекарем, должна отвечать установленным требованиям: аккуратное ведение записи, наличие подписи получателя, строгий индивидуальный и суммарный учёт выданных учебников.
Инвентаризация фонда учебников
Инвентаризация учебного фонда библиотеки школы осуществляется с целью контроля над сохранностью и эффективностью использования учебников, а также с целью учёта обеспеченности ими льготных категорий учащихся и составления реального заказа на учебники.
Инвентаризация учебников проводится по требованию администрации школы.
Инвентаризационная ведомость учёта фонда учебников содержит следующие данные: автор, наименование учебника; класс; общее количество учебников в фондах, в том числе приобретённых на внебюджетные средства; количество учебников по годам получения. Учебники, приобретённые более четырёх лет назад, отмечаются в графе без указания года поставки.
Инвентаризационная ведомость составляется в двух экземплярах, одна из которых передаётся в отдел образования
Наличие компьютера в библиотеке дает нам возможность изготовления и распечатки необходимых нормативных документов, а также использовать информационные системы в работе школьных библиотек. На сегодняшний день для библиотекарей созданы две программы – ИРБИС и MARG - SQL .
ИРБИС - Интегрированная Развивающаяся Библиотечная Информационная Система.
Авторы и дилеры ИРБИС представляют свое детище как современную, удобную систему, совместимую с другими корпоративными библиотечными системами. Система ИРБИС позволяет облегчить, традиционную рутинную работу библиотекарей: автоматизировать основные библиотечные процессы. ИРБИС включает все типовые библиотечные технологии: комплектование, систематизация, каталогизация, читательский поиск, книговыдача и администрирование.
В учреждениях образования должен быть сформирован полный пакет нормативных документов, регламентирующих деятельность школьных библиотек.
Учет библиотечных фондов - составная часть системы народнохозяйственного учета. Его совершенствование осуществляется в соответствии с общегосударственной программой перехода Российской Федерации на принятую в мировой практике систему учета, статистики и контроля (1992) . Сущность и роль учета в новой экономической ситуации имеет несколько иную направленность, чем при централизованной экономике.
Реформирование учета направлено на определение новых подходов при учете фондов в современных хозяйственно-экономических условиях. Основная его цель - предоставление точных и достоверных данных обо всех видах документов, находящихся в библиотечном фонде, обеспечение контроля над их движением в соответствии с нормативными актами.
Следует отметить и то, что учет документов является наиболее конкретным и регламентированным процессом организации и управления библиотечными фондами. Центральным звеном учетной политики библиотеки является нормативно-правовая основа.
Правовой регламентацией учета является современное законодательство различных отраслей права. Высший уровень составляют федеральные законы, постановления и распоряжения Правительства Российского Федерации: «О библиотечном деле» (1994), «Об обязательном экземпляре документов»(1994), «О информации, информационных технологиях и защите информации»(2006), «О бухгалтерском учете»(1998), « Об архивном деле в Российской Федерации»(2004), «О стандартизации»(1993), а также Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ и др. Нормы этих законов, касающиеся, в том числе и политики государства в области учета, является базовой основой для принятия управленческих решений для библиотек различных организационно-правовых особенностей и форм собственности.
На совершенствование системы учета оказывает влияние такие факторы, как активный процесс изменения видового и структурного фонда, освоение библиотеками компьютерных информационных технологий, а также применения методов электронного маркирования документов, позволяющих комплексно решать вопросы учета, сохранности, использования документных фондов.
В декабре 1998 г. Приказом Министерства культуры Российской Федерации за № 590 была утверждена « Инструкция об учете библиотечного фонда» . Ее нормативную базу составили такие документы, как Закон о библиотечном деле в Российской Федерации, Закон об обязательном экземпляре документов, Закон о стандартизации, Закон о бухгалтерском учете, ГОСТ 7.20-80 “СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации”, ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83) “СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения” (1997 г.), отечественные стандарты в области информации, библиотечного и издательского дела; ИСО 2789-1974 “Международная библиотечная статистика”, “Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях” (утв. Приказом Министерства финансов РФ от 30.12.99 № 107).
Со дня вступления в силу Инструкции в политической, социальной и экономической жизни страны произошли существенные изменения, которые оказали влияние на библиотечную сферу. Появились новые нормативные правовые документы в различных отраслях права. Библиотечные фонды стали предметом профессиональных интересов различных ведомств, прежде всего Министерства финансов РФ, Министерства имущественных отношений РФ, налоговых органов, казначейства и органов статистики .
Главное достоинство Инструкции состоит в том, что при сохранении преемственности с прежней системой учета за счет совместимости основных показателей, видов учета и некоторых форм его, она, вместе с тем, обеспечивает его гибкость, возможность детализации, предоставляет право библиотекам самостоятельно формировать свой порядок учета применительно к статусу, структуре фондов, организационно-технологическим возможностям, не противоречащий ее основным требованиям.
Настоящая Инструкция определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей деятельности. Действие “Инструкции” распространяется на государственные и муниципальные библиотеки, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъектов Федерации и муниципальной собственности. Приказом Министерства образования Российской Федерации «Об учете библиотечного фонда образовательных учреждений» от 24.08.2000 № 2488 данная Инструкция является руководством для всех библиотек образовательных учреждений с учетом утвержденных методических рекомендаций по ее применению.
Переход библиотек на автоматизированные информационные технологии вносит кардинальные изменения в организацию учета фондов в связи с интеграцией обработки учетной информации во все основные модули автоматизированных библиотечных систем.
Электронный учет -- учет документов, составляющих библиотечный фонд с помощью средств компьютерной технологии. Электронный учет -- это не самостоятельный вид, а способ ведения учета .
Использование компьютера способствует интеграции обработки учетной информации. При электронном учете существенно меняется технология учета, последовательность процессов и операций, появляются новые направления, то есть усложняется содержание работы и организации учета документов в библиотеке. При автоматизированных технологиях все процессы учета документов, поступающих, выбывающих и ряд других, осуществляются в соответствии со специальными программами, учитывающими интересы работников библиотеки
Необходимым требованием к современным автоматизированным библиотечно-информационным системам (АБИС) является наличие в них функций или модулей учета фондов.
Ведение учета фондов в автоматизированном режиме предполагает использование штрихового кодирования документов.
Технология штрихового кодирования включает в себя три этапа:
1. создание штрихового кода;
2. нанесение штрихового кода на этикетку;
3. считывание штрихового кода специальной аппаратурой.
С помощью технологии штрихового кодирования, использования микрокалькуляторов со встроенными сканерами, так называемых мобильных терминалов, можно практически полностью автоматизировать процесс проверки фонда. Располагая штриховые коды не только на книгах, но и на карточках, библиотекарь имеет возможность быстро сверить карточный каталог с электронным каталогом, а, следовательно, и с и фондом. Внедрение методов штриховой технологии со временем приведет к тому, что на смену традиционным формам учета, привычными для библиотеки, придут новые, более удобные и оперативные.
Для успешного использования штрих-кодов (бар-кодов) необходимо выбрать и установить в стране систему совместимых методов штрихового кодирования документов в библиотеках различных типов, порядок финансирования и внедрения этих средств учета фондов.
Примером такой системы может служить автоматизированная Web-библиотека "Кодекс: Манускрипт"
Система предназначена для автоматизации работы с библиотечным фондом и читателями, организации электронного учета изданий, а также обеспечения доступа к каталогу изданий посредством браузера MS Internet Ехplorer.
Система позволяет автоматизировать весь цикл учета библиотечного фонда, с момента поступления издания в библиотеку, до его списания, включая формирование инвентарной книги, книги суммарного учета, всей номенклатуры необходимых актов. Реализована мощная система поиска по инвентарной книге, книге суммарного учета, тетради замененных книг и другим объектам учета библиотечного фонда. Встроенный механизм формирования инвентарных номеров, номеров КСУ, записей инвентарной книги позволит обеспечить удобный и надежный документооборот библиотеки.
Модель функционирования системы:
На сервер библиотечной локальной сети устанавливается сердце системы - "Кодекс-Сервер", который является одновременно Web-сервером и сервером БД, а также база данных в формате "Кодекс". Но чтобы система начала стабильно функционировать, нужно установить программное обеспечение на рабочих станциях сотрудников библиотеки и читателей - браузер MS Internet Explorer, входящий в стандартную поставку ОС Windows.
Помимо Web-библиотеки "Кодекс: Манускрипт" создана также конфигурация «Онлайн: Библиотека"» (фирма «Онлайн»). Программный продукт разработан на основе системы программ "1С:Предприятие" в сотрудничестве с библиотекарями учебных заведений и с учетом их многочисленных пожеланий.
"Онлайн:Библиотека" позволяет автоматизировать все основные этапы работы с книгой, от момента ее поступления до списания из библиотечного фонда:
– в конфигурации существуют электронные аналоги первичных документов - "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда";
– процесс формирования инвентарных номеров в программе автоматизирован, производится проверка номеров на уникальность;
– книги суммарного и инвентарного учета формируются автоматически на основании данных, введенных в информационную базу с помощью документов "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда".
Важно отменить то, что автоматизация основных библиотечных процессов и информатизация библиотечной деятельности, заставляет нас пересматривать существующие документы и совершенствовать нормативно-инструктивную базу, регламентирующую деятельность библиотек по работе с фондами. Это способствует организации строгого учёта и обеспечивает соблюдение финансовой дисциплины, позволяет систематизировать и приводить к единообразию формы и методы работы библиотек с фондами.
Особо следует подчеркнуть, что решение задачи совершенствования учета библиотечных фондов требует объединения усилий библиотек, архивов, музеев, других организаций, для которых учет является не только важнейшей частью сохранения документов, но и ведущей функцией контроля за движением духовных и материальных ценностей.
Таким образом, мы склоняемся к мнению, что учет библиотечного фонда:
– является частью системы управления экономическими процессами, происходящими в современной библиотеке. Его совершенствование существенно влияет на расширение прав библиотеки и устранение жесткой регламентации;
– позволяет идентифицировать регистрационную запись, сравнив ее с оригиналом и данными о нем при проверке фонда или при расчете с читателями в случае невозврата взятых в библиотеке документов;
– обеспечивает регистрацию и обобщение сведений о нем по установленным правилам, рассчитывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов пополнения, темпы обновления, местонахождение документов.
– служит основой государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.
На наш взгляд, учет фондов должен являться важнейшим направлением деятельности каждой библиотеки в отдельности и системы библиотек в целом. Совершенствование учета библиотечных фондов проблема многоаспектная. Учет библиотечных фондов является не только частью системы управления экономическими процессами, но и объектами непроизводственной сферы. Поэтому его реформирование следует осуществлять в общем контексте преобразования учетной политики, проводимой в стране. Кроме того, учет библиотечных фондов - важнейший элемент их сохранности. Это стартовый этап, с которого начинается вся дальнейшая работа с фондом в библиотеке, как в плане сохранности, так и безопасности использования.
Главная > ДокументАвтоматизированная система учета библиотечного фонда
О.Л. Голубева
Научный руководитель: Слинкин Д. А.
Шадринский государственный педагогический институт, г. Шадринск
Автоматизированная система учета библиотечного фонда – это совокупность правил и процедур, обеспечивающих регистрацию данных, обобщение сведений о величине, составе и движении фонда, осуществляемых по средствам компьютера. Это очень удобный и современный способ для учета поступающей и списываемой в библиотеке литературы, система содержит всю нужную информацию о книгах и сведенья о читателях имеющих в наличии библиотечные издания. В настоящее время существует множество разнообразных программ для учета книг библиотечного фонда (Библиотека MD 4.3, 1С:Библиотека Колледжа, Автоматизированная информационно-библиотечная система OPAC-Global, АС-Библиотека-3, Система ИРБИС). В основном это очень большие программные системы, охватывающие все аспекты данной деятельности. Но для многих, небольших учебно–образовательных учреждений такие решения являются очень громоздкими и дорогими. В таких случаях встает вопрос о создании специализированных приложений, обладающих только тем функционалом, который требуется для данной сферы деятельности. Такие приложения обладают положительными аспектами:
- Они просты в эксплуатации; Стоимость такой разработки гораздо ниже коммерческих проектов; Не содержат лишний функционал; Имеют возможность модернизации.
- ввод в систему необходимой информации;
- вывод результатов конечному пользователю.
- обеспечение максимального быстродействия работы приложения;
- разработка удобного и понятного интерфейса;
- обеспечение максимальной надежности работы системы;
- сохранность накопленных данных;