Як підтримувати справи гаразд. Принципи повноцінного життя без стресу
Раз вже ми заговорили про книги, хочу згадати ще про одну новинку, цього разу зі сфери самоорганізації - це як підтримувати справи в порядку. російське виданнятретьої книги Девіда Аллена Making It All Work, якого мені випала честь написати передмову. Книга вийшла у видавництві Манн, Іванов та Фербер.
В основі книги лежить доопрацьована модель, яка поєднує в одне ціле всі основні інструменти першої книги. Можу сказати, що книга вдало потрапила до мене в руки саме в той момент, коли в мене назріла необхідність серйозно перебудувати свій спосіб життя, і дуже допомогла мені впоратися з цим завданням. Раджу її кожному, хто відчуває, що час навести лад – у голові, у своєму життєвому та робочому просторі та у своїх справах.
Текст моєї передмови до книги:
Щоб пройти складним маршрутом, потрібна карта. Ця проста метафора добре застосовна до маршрутів нашого життя, які сьогодні стають дедалі хаотичнішими і заплутанішими. У своїй новій книзі «Як підтримувати справи в порядку» Девід Аллен представляє свій підхід, відомий як GTD, саме як така дорожня карта, що допомагає утримувати вірний курс і досягати цілей у найнепередбачуваніших обставинах.
Ця книга особливо виручить тих, хто відчуває, що траса все складніша, швидкість все вища, а видимість дедалі гірша. Почніть читати її - і ви побачите, як дорога прояснюється і місцевість навколо набуває більш надихаючих обрисів.
Нова книга Аллена – результат великої роботи, і це видно одразу. Тисячу разів продумано та перевірено те, що у першій книзі виглядало як спонтанне одкровення. Підхід Аллена набув глибини і стрункості, заради якої автор навіть раз-другий розходиться з собою раннім, хоч і не на шкоду реальності - він, як і раніше, ретельно уникає надто гладких побудов та магічних чисел.
Усього два слова для практиків GTD: читати обов'язково. "Як підтримувати справи в порядку" - це можливість побачити цільну картину там, де колись був набір інструментів, по-новому зрозуміти самі ці інструменти, оцінити свої успіхи та поставити собі нові цілі.
Самоорганізація не полягає в тому, щоб привести все довкола себе у стерильний порядок. Її мета, як цілком справедливо каже Аллен, – свобода, необхідна для творчого, по-справжньому повного життя. Відчуття більшої свободи постійно супроводжуватиме вас протягом цієї книги, а багато речей у процесі читання самі собою стануть на свої місця.
Звісно, задля досягнення реальних результатів потрібно як читати, а й діяти: пробувати, повторювати ще, фантазувати, ставити питання. Однак у нашому випадку перехід від знання до дії виявляється зовсім не важким - саме тому, як діяти, і присвячена ця книга.
Нотатки на тему
Коментувати (вже 9)
Пам'ятаю, впровадження системи GTD дуже змінило моє життя. Далі прочитав книгу Стівена Кові, і тепер поступово втілюю і його поради у життя. Однак знайомитися з новими творами Олена не хочеться, мабуть, немає потреби.
Я теж не думав, що після Getting Things Done мені знадобиться ще щось, і коли починав читати Making It All Work, я не був упевнений, що дізнаюся про щось нове. Але справа виявилася не в новій інформації, а в новому рівні осмислення.
Вранці прочитав свіжу посаду у Віталія Колесника про нову книгу Девіда Альона «Як підтримувати справи в порядку», видану російською мовою. Я писав про цю книгу, коли купив її у січні у Дубаї. […]
У страшній спеці і коптильні цього літнього Підмосков'я я тільки й міг, що опустивши ноги у ванну уважно читати GTD. Переклад, звісно, трохи підкачав. Але це не позначилося на розумінні, оскільки я цією темою впритул зайнятий з 1965 року. Вважаю, що будь-який інтелігент просто повинен мати на озброєнні цей засадний полк. Книжечка дуже гарна! Звичайно, вона потребує доповнення та вдосконалення (саме книга). Я цим зараз і зайнятий, роблю конспект, а потім — як завжди — перепишу її на свій лад і роздаватиму студентам Московського Фізико-технічного інституту, де маю честь викладати вже понад 50 років. Прийміть мої запевнення у повазі. Тема, якою Ви зайняті на цьому блозі, є надзвичайно важливою. Капустян Віктор Михайлович.
Аллен Девід_ Справи в порядку.doc
Три причини
Ви удосконалите ваші навички самоорганізації
Ви зможете упорядкувати не тільки професійні справи, а й лавину особистої інформації
КОНСПЕКТ КНИГИ
Девід Аллен. Як підтримувати справи гаразд. Принципи повноцінного життя без стресу. Вид-во «Манн, Іванов та Фербер», М.- 2010
Плани є зовнішні прояви внутрішньої свободи волі людини. Ільєнков Е.В.
Анотація
Життєво важливе питання для сучасної людини: як тримати всі справи під контролем, діяти ефективно і не вибиватися з сил? Методика Девіда Аллена Getting Things Done (GTD), викладена в його книзі - Як впорядкувати справи, врятувала тисячі читачів з-під завалів поточних справ.
Ця книга про GTD – про « особистої системи розширеного мислення» та про те, як правильно налаштувати GTD на безвідмовну роботу.
Відчуйте свободу! 006
1. Вступ 008
2. Феномен GTD 018
3. Запуск системи та підтримання її роботи 059
4. Основні засади самоорганізації 072
5. Повний контроль: фіксування 092
6. Повний контроль: оцінка значущості 126
7. Повний контроль: упорядкування 160
8. Повний контроль: перевірка та аналіз 206
9. Повний контроль: виконання 216
10. Повний контроль: застосування системи 245
11. Набуття перспективи 255
12. «Злітна смуга»: плани заходів 266
13. Десять тисяч футів: проекти 274
14. Двадцять тисяч футів: зони фокусування та зони відповідальності 287
15. Тридцять тисяч футів: цілі та завдання 297
16. Сорок тисяч футів: видіння 305
17. П'ятдесят тисяч футів: призначення та принципи 315
IS. Перспектива: повторне відвідування магазину Grade's Gardens 331
19. Як підтримувати роботу системи 337
20. Висновок 358
Відчуйте свободу!
Щоб пройти маршрут, потрібна мапа. Ця метафора може бути застосована і до маршрутів нашого життя. У новій книзі "Як підтримувати справи в порядку» Девід Аллен представляє свій підхід, - GTD, - як шляхову карту, що допомагає досягати цілей у непередбачуваних обставинах. Ця книга виручить тих, хто відчуває, що траса життя все складніше, а видимість все гірше .
Ця книга – результат великої роботи. Самоорганізація не в тому, щоб привести все довкола себе у стерильний порядок. Її мета - свобода.
Відчуття свободи постійно супроводжуватиме вас, а багато речей стануть на свої місця.
Віталій Колесник ,
присвяченого особистому розвиткута продуктивності
1. Введення
Мистецтво рухати прогрес полягаєвтому, щоб зберігати порядок, здійснюючи зміни, та здійснювати зміни, зберігаючи порядок.
Альфред Норт Уайтхед
Щоб зробити життя змістовним, ми повинні вміти розпочинати та завершувати свої справи.
Адже складовими успіху є правильно зроблений вибірта його ефективна реалізація.
Сьогодні доступні методики та інструменти, що допомагають самоорганізації, вчать підвищувати продуктивність праці. Але поки що немає фундаментального розуміння динаміки цих процесів загалом. Виникає питання: а чи існує взагалі спосіб, що дозволяє знайти це розуміння?
Смію сподіватися, що такий спосіб ви виявите у цій книзі. Я створював її як посібник з оптимізації будь-якого процесу - від вирішення ділової проблеми і до організації нестандартної відпустки, або догляду за дамою серця.
До будь-якого із завдань застосовні одні й самі принципи і методи, і справи підуть на лад, якщо усвідомлювати суть і мету роботи, створювати плани і контролювати їх виконання.
Коли механізм повсякденному життіне продумано, можливості самореалізації скорочуються.
І якщо ви дбаєте про сім'ю, здоров'я та добробут; якщо ви хочете реалізувати свої творчі можливості та задовольнити потребу у відпочинку, необхідно до всіх питань ставитися як до бізнесу.
У 2001 році я видав першу книгу «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу», яка розійшлася тридцятьма мовами світу. У моєї системи з'явилося широке коло послідовників, серед яких керівники, професори, інженери-програмісти і навіть духовенство.
Виявилося, що будь-яка людина завдяки системного підходуздатний довести запропоновані мною методики до досконалості у всіх аспектах життя. Вже на початку знайомства з GTD люди відзначають свої успіхи у концентрації зусиль. Проте, досвід показав, наскільки велика прірва між розумінням та реалізацією понятого.
Багатошарова структура GTD подібна до цибулини: потрібно зняти безліч шарів, щоб дістатися до її глибинної суті. Навіть лояльні її прибічники ще усвідомили її істинного потенціалу, що виходить далеко межі простої системи самоорганізації.
Всі ці роки я намагався переконати користувачів GTD у наступному: чим строго і послідовніше дотримуються її постулати, тим успішнішою буде трансляція цього досвіду на інші сфери їх діяльності.
Поступово я став розуміти, що саме маю сказати своєю новою книгою.
Книга представилася мені як практичне керівництвопо «гарантованому доступу до всіх можливостей» у роботі та особистому житті.
Розуміння того, що всіВідносини спрямовані особисто вами у потрібне русло, створює почуття захищеності та стабільності. GTD допомагає досягти контролю над ситуацією та забезпечує бачення перспективу різних сферах людської діяльності.
Конкретні підходи можуть змінюватися в залежності від того, який з них є оптимальним в даний момент. Наприклад, на початку дня очищають від непотрібних паперів накопичувач вхідних документів, а після обіду – організують мозковий штурмза важливим проектом.
Неможливо бути у всіх місцях одночасно і концентруватися на всьому, що вимагає вашого контролю у всіх сферах життя. Будь-яка команда, перш ніж почати діяти, має визначитися зі своїми першочерговими цілями, цінностями та пріоритетами.
Будь-яка сім'я, перш ніж розпочати планування відпустки, повинна спочатку завершити деякі важливі та невідкладні справи. Завжди корисно знати, що краще зробити при виникненні тієї чи іншої проблеми і з якого погляду розглянути обставини, що пропонуються життям.
всі одинадцятьмоделей GTD, які я представляю в цій книзі, можна використовувати у всіх сферах життя. При цьому кожна має самостійну практичну цінність. Але не забувайте про баланс розумного та корисного.
Більшість з того, ніж ледарі, які намагаються запудрити людям мізки, велично називають «складністю», насправді є лише наслідком розрухи, що твориться в їхніх головах (Томас Соуепл).
Починати упорядковувати справи завжди потрібно з ідентифікації факторів, що створюють дискомфорт у душі. Це правило застосовується у будь-яких ситуаціях, наприклад під час розмови з дітьми або на засіданні комітету Торгової палати.
І прошу вас - вчіться позбавлятися стресу! Причина йому - хаос та терабайти інформації, що зберігається роками у вашій голові у вигляді баласту.
Як тільки ви засвоїте принцип підвищення продуктивності шляхом зниження стресу і навчитеся правильно транслювати інформацію в зовнішнє середовище, ви відразу виявите незліченні способи отримання користі з цього нового стану.
Розуміння принципів, що лежать в основі методик GTD, допоможе вам усвідомити, як вони працюють, і цей новий ступінь свободи відкриє перед вами цілий арсенал раніше невідомих способів найкращої організації свого життєвого простору.
Кілька слів для тих, хто вже знайомий із системою GTD
Говорячи про GTD, я поділяю людей на три групи:
1. Ті, хто вважає, начебто освоїв цю систему (що далеко від реальності).
2. Ті, хто освоїв частину системи, але не використовує її в повному обсязі та розуміє це.
3. Ті, хто освоїв GTD і застосовує її на рівні «просунутого користувача».
Представникам першої групи хочу сказати ось що. Спробуйте зрозуміти, що ви можете отримати під час використання всіхресурсів методики Контроль над аспектами повсякденного життя та управління потоками інформації виявляється для деяких людей настільки важливим, що вони навіть не намагаються копнути глибше.
Вони не замислюються, що за сходинкою, на яку вони піднялися, на них чекає наступний крок - до розуміння мислення. А воно веде від складання списків до вирішення питань, що фігурують у цих списках. Адже саме ця робота і займає центральне місце у всьому процесі.
Представників другої групи хочу надихнути можливостями розширеного використання GTD.
У читачах третьої групи дуже хочу зміцнити віру в успіх та запропонувати їм нові методи поглибленого розуміння отриманих раніше знань. Ваша група поки нечисленна, але має реальні методи підвищення продуктивності і має ще більш багаті можливості для їх вдосконалення.
Декілька слів для тих, кому система GTD поки невідома
Книга «Як упорядкувати справи» може стати корисним додатковим джерелом, що дозволяє поетапно освоїти систему підвищення продуктивності. Я концентрую увагу читачів на ключових GTD, і поясню, чому вони надають різних людейрізний вплив, яких позитивних результатів можна досягти завдяки новим можливостям їх застосування, які негативні наслідки можуть виникнути, якщо ігнорувати ці принципи.
Як користуватись цією книгою
Записи потім можуть стати в нагоді в найнесподіваніший момент для чого завгодно, адже в процесі читання у вашій свідомості можуть спливати різні думки, - не втрачайте можливість пізніше знайти в них золотий пісок!
Пристрої для запису повинні бути завжди під рукою. Нехай вони і не стануть у нагоді, але наявність ручки дозволить вам почуватися впевнено: це інструмент установки на отримання користі завжди і скрізь.
Дійте так, ніби обов'язково знайдете в будь-якій ситуації щось корисне для себе, і це стане для вас «пророцтвом, що здійснюється автоматично».
Ви дізнаєтеся про моделі, які можна використовувати в консалтингу, бо в процесі створення цієї книги я розмовляв з масою розумних, що відбулися, творчих людей, які визнавали у своєму інтересі до системи GTD і вважали, що могли б зробити в сто разів більше, якби знали, як застосувати цю методику в повному обсязі.
Уявлення про успіх
Будь-якому учаснику Олімпійських ігор відомо, що візуалізована мрія про перемогу надзвичайно підвищує результативність. Пропоную вам прямо зараз на якийсь час припинити читання і «візуально помріяти» про те, що ви дійсно хотіли б отримати в результаті вивчення матеріалу книги.
Навіщо ви купили цю книгу?
Що в ній привабило вас?
Що ви сподіваєтесь отримати після її прочитання?
Дозвольте вам допомогти.
Подумайте:
Що було б, чи володієте ви здатністю легко повертати собі контроль над ситуацією щоразу при його втраті?
Чи подобається вам почуття впевненості?
Які нові ризики ви були б готові взяти на себе, знаючи, що володієте такими інструментами?
Який успіх міг би прийти до вас?
Я гарантую: якщо ви готові експериментувати, вам буде досить невелика концентрація уваги, а також оволодіння кількома простими методиками, щоб досягти цього рівня і навіть перевершити передбачуваний результат.
По ходу читання ми пропрацюємо різні рівні вашої діяльності, але вам доведеться набратися терпіння, щоб не втратити з уваги кінцеву мету. Ви повинні постійно пам'ятати про неї.
(V: Як Word дає підтримку в роботі з текстами, так Форпост повинен всіляко підтримати роботу з планами! Це для роботи з Бучацьким-молодшим!}
Книга про довіру до своїх відповідей
Ця книга – не енциклопедія рецептів. Не чекайте від неї категоричних відповідей на запитання на кшталт: що зробити, щоб змінити місце роботи? чи варто мені купувати компанію? Або – чи потрібно нам купувати цуценя?
Ця книга вчить розуміти інструменти та застосовувати методи, які допоможуть розвинути впевненість у своїх силах, а отже довіряти своїм рішенням. Таке моє головне завдання.
Книга «Як упорядкувати справи» дала читачам конкретний вектор розвитку. А нова книга дасть упевненість у своїх силах. За що справді варто боротися - це сталість. Воно рятівне у вирі нескінченних змін.
Розуміння проблеми дає точку опори, забезпечує свободу від стресу та оптимальність рішень.
2. Феномен GTD
Якхаос грози приносить дощ, який дає життя, так і в суспільстві часом успіху передують часи безладдя. Успіх приходить до тих, хто може витримати хаос.
І Цзін. Книга змін
GTD- це не система етичної оцінки і не рух за абсолютно прозору організацію, яка нібито важливіша, ніж сам творчий процес, що не структурується.
Девід Аллен стор. 199
Аналізуючи причини популярності GTD, я можу виділити чотири фактори:
Її концепції працюють і механізм цієї роботи прозоро зрозумілий.
Їх може легко втілити у життя будь-яка людина за допомогою звичайних інструментів, які завжди під рукою.
Коло проблем, які вирішують за допомогою GTD продовжує швидко зростати у глобальному масштабі.
Запропонована цілісна модель торкнулася щось резонуючого з людською душеюна багатьох рівнях, - глибоке та інтуїтивно властиве кмітливим людям.
Ці концепції працюють
Модель GTD досліджували, тестували та доводили до досконалості у звичайних умовах за участю звичайнісінькихлюдей. Я прагнув дійти суті і так існуючих фрагментів методів самоорганізації, які реально працюють, і правильно скласти їху систему.
Я ставив собі запитання: чому, сформувавши охоплюваний одним поглядом список справ, які я до цього просто пам'ятав, я починаю відчувати зовсім інші почуття при думці про завдання? І чому завдання після цього ставали зрозумілими та прозорими? Адже, по суті, нічого не змінювалося.
А висновок напрошувався: поки завдання залишалося у мене тількиу голові, я постійно боявся забутиїї, цим заганяв себе у стан стресу. Якщо ж я відразу фіксував її на якомусь зовнішньому носії, думка відпускала мене зі своїх набридливих обіймів.
А чи можуть застосовуватися ці принципи будь-ким?
І чи завжди забезпечать результат?
Я скрупульозно дотримувався всіх процедур, прагнучи отримати адекватний набір ключових принципів, які всі разом і склали б систему GTD.
Виявилося, що вони ефективні саме тому, що базуються на механізм реалізації проектівта нашої роботи над проектами.
Сортування «рутини» у «папці документів» є природним способом формування правильного підходу до нового. Огляд стану незавершених справ за списком означає, що ви повністю контролюєте обсяг робіт і, крім іншого, здійснюєте управління відповідними проектами.
А оцінка значущості вашої зони фокусування або зони відповідальності допомагає відчути, що ви повністю контролюєте ситуацію по всіх проектах, і дозволяє досягти душевної рівноваги, ширше користуватися своїм життєвим досвідом.
Масштаб прикладного застосування GTD або її елементів здається при цьому безмежним.
GTD та IT - гармонія високих технологій
Я помітив, як швидко почала зростати кількість прихильників GTD у блогосфері, сфері високих технологій та ІТ-сегменті. Чому її тут було прийнято з таким ентузіазмом?
Я схожий на всіх ледарів, яких так багато на планеті. Майже всі мої знайомі, схиблені на комп'ютерах, теж відносяться до цієї категорії,
а програмісти - все, і завжди - наполегливотрудяться, намагаючись винайти щось таке, що звільнило б від завзятогопраці.
Адже сенс обчислювальної технікиу тому, щоб полегшити людям їхню роботу. І для GTD девіз "Максимум результатів при заданому ресурсі" є її сутністю! Звичайно, люди, пов'язані зі світом комп'ютерів, тягнуться до подібних ідей.
Комп'ютерні програми працюють у своїй галузі у всіх режимах тільки при повній відсутності помилок. А це досягається шляхом створення системного склепіння правил. Так само для розпоряджень системи GTD характерна відсутність збоїв.
Один технарій (і новонавернений «GTD'шник») пояснив мені ці процеси зі своєї дзвіниці: «Девіде, ви лише виділили підпрограми, які запускаються завжди, незалежно від предметної областітієї чи іншої конкретної програми».
GTD є системно незалежним концептом, тобто нею можна ефективно користуватися за допомогою будь-якого персонального інструменту або програмного забезпечення, якщо вони призначені для впорядкування. Вона дозволяє нарешті скористатися перевагами деяких програм, які раніше використовувалися вкрай рідко.
Серед тисяч користувачів популярного корпоративного настільного програмного забезпечення, такого як Microsoft Outlook або Lotus Notes, були практично не потрібні такі функції, як Завдання (Task) або Дела (To-Do).
Виявивши, що ці функції можна налаштувати для застосування в рамках GTD, користувачі отримали доступ до нових можливостей програмного забезпечення. Крім того, з'явилася основа для генерування та впорядкування ідей, що дало поштовх до появи сотень нових прикладних програм, в основу яких тепер уже лягли принципи GTD.
Відмінність GTD від інших моделей та систем
Говорячи про «особисту самоорганізацію», ми маємо на увазі отримання контролю над своїм психічним станом і над ситуацією в навколишньому світі.
За допомогою «просто звичної діяльності» цієї мети не досягти.
Для вирішення такого завдання потрібно зафіксувати та оцінити значущість (для майбутнього) всього незрозумілого у світі, після чого видалити все, що не має до вас відношення.
Ви повинні передбачити процедуру регулярного огляду справ після їх повного впорядкування. GTD вчить починати будь-яку справу зі складання списку всіх справ та проблем, якими забита ваша голова. Лише після цього можна оцінити важливість позицій списку.
За допомогою лише пріоритетних проблем неможливо виконати декомпозицію цілей за видами та підрівнями. Адже кожен із підрівнів потребує непріоритетних, але специфічних сил і засобів.
Системи, які я встиг дослідити, схоже, припускають одне й те саме. Їхні автори виходять з того, що ви завжди можете почати (на порожньому місці) відразу з цілісного уявлення про свою перспективу; що ви «одразу сформулюєте» завдання, визначте сили та засоби та забезпечите збалансованість своїх справ.
Успіхів! Ви бачили хоч одну людину, у якої життя було таким простим? Практичні ситуації набагато складніші, ніж така ідеалізована мізансцена.
Ми вперто намагаємося керувати своїм світом, намагаємося контролювати ситуацію, але постійно знаходимося під тиском нової інформації та ударів долі.Ми ростемо і змінюємо власні уявлення про свої перспективи.
Якщо не беруть до уваги всі вищезгадані фактори, нічого не вийде. А із системою GTD все вийде!
Ефективне використання часу та сил, мабуть, головна проблема сучасної зайнятої людини. Девід Аллен, творець легендарної системи Getting Things Done і автор бестселерів «Як упорядкувати справи» і «Як підтримувати справи в порядку», вибрав справою свого життя розробку методів підвищення ефективності без стресу.
Ця книга не тільки відмінний старт для тих, хто тільки вирішив привести справи в порядок і наляканий масштабом робіт, але і для досвідчених користувачів GTD, яким потрібно швидко перевірити стан справ і вчасно скоригувати курс. Раніше книга виходила під назвою «Як швидко упорядкувати справи». П'ятдесят два короткі розділи книги – «ефективні точки зору та способи поведінки, які застосовуються всюди і завжди» і роблять життя кращим.
Книга для всіх, хто хоче максимально ефективно жити без зайвих зусиль.
На нашому сайті ви можете завантажити книгу "Наводимо життя в порядок. Експрес-курс по методиці GTDАллен Девід безкоштовно і без реєстрації у форматі fb2, rtf, epub, pdf, txt, читати книгу онлайн або купити книгу в інтернет-магазині.
Аллен Девід_ Справи гаразд. doc
Ви удосконалите ваші навички самоорганізації
Ви зможете упорядкувати не тільки професійні справи, а й лавину особистої інформації
КОНСПЕКТ КНИГИ
Девід Аллен. Як підтримувати справи гаразд. Принципи повноцінного життя без стресу. Вид-во «Манн, Іванов та Фербер», М.- 2010
Плани є зовнішні прояви внутрішньої свободи волі людини.
Анотація
Життєво важливе питаннядля сучасної людини: як тримати всі справи під контролем, діяти ефективно і не вибиватися з сил? Getting Things Done (GTD), викладена в його книзі - Як упорядкувати справи, врятувала тисячі читачів з-під завалів поточних справ.
Ця книга про GTD – про « особистої системи розширеного мислення» та про те, як правильно налаштувати GTD на безвідмовну роботу.
Відчуйте свободу! 006
1. Вступ 008
2. Феномен GTD 018
3. Запуск системи та підтримання її роботи 059
4. Основні засади самоорганізації 072
5. Повний контроль: фіксування 092
6. Повний контроль: оцінка значущості 126
7. Повний контроль: упорядкування 160
8. Повний контроль: перевірка та аналіз 206
9. Повний контроль: виконання 216
10. Повний контроль: застосування системи 245
11. Набуття перспективи 255
13. Десять тисяч футів: проекти 274
14. Двадцять тисяч футів: зони фокусування та зони відповідальності 287
15. Тридцять тисяч футів: цілі та завдання 297
17. П'ятдесят тисяч футів: призначення та принципи 315
IS. Перспектива: повторне відвідування магазину Grade's Gardens 331
19. Як підтримувати роботу системи 337
20. Висновок 358
Відчуйте свободу!
Щоб пройти маршрут, потрібна мапа. Ця метафора може бути застосована і до маршрутів нашого життя. У новій книзі "Як підтримувати справи в порядку» Девід Аллен представляє свій підхід, - GTD, - як шляхову карту, що допомагає досягати цілей у непередбачуваних обставинах. Ця книга виручить тих, хто відчуває, що траса життя все складніше, а видимість все гірше .
Ця книга – результат великої роботи. Самоорганізація не в тому, щоб привести все довкола себе у стерильний порядок. Її мета - свобода.
Відчуття свободи постійно супроводжуватиме вас, а багато речей стануть на свої місця.
Віталій Колесник ,
присвяченого особистому розвитку та продуктивності
1. Введення
Мистецтво рухати прогрес полягаєу тому, щоб зберігати порядок, здійснюючи зміни, та здійснювати зміни, зберігаючи порядок.
Альфред Норт Уайтхед
Щоб зробити життя змістовним, ми повинні вміти розпочинати та завершувати свої справи.
Адже складовими успіху є правильно зроблений вибірта його ефективна реалізація.
Сьогодні доступні методики та інструменти, що допомагають самоорганізації, вчать підвищувати продуктивність праці. Але поки що немає фундаментального розуміння динаміки цих процесів загалом. Виникає питання: а чи існує взагалі спосіб, що дозволяє знайти це розуміння?
Смію сподіватися, що такий спосіб ви виявите у цій книзі. Я створював її як посібник з оптимізації будь-якого процесу - від вирішення ділової проблеми і до організації нестандартної відпустки, або догляду за дамою серця.
До будь-якого із завдань застосовні одні й самі принципи і методи, і справи підуть на лад, якщо усвідомлювати суть і мету роботи, створювати плани і контролювати їх виконання.
Коли механізмповсякденному житті не продумано, можливості самореалізації скорочуються.
І якщо ви дбаєте про сім'ю, здоров'я та добробут; якщо ви хочете реалізувати свої творчі можливості та задовольнити потребу у відпочинку, необхідно до всіх питань ставитися як до бізнесу.
У 2001 році я видав першу книгу «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу», яка розійшлася тридцятьма мовами світу. У моєї системи з'явилося широке коло послідовників, серед яких керівники, професори, інженери-програмісти і навіть духовенство.
Виявилося, що будь-яка людина завдяки системного підходу здатний довести запропоновані мною методики до досконалості у всіх аспектах життя. Вже на початку знайомства з GTD люди відзначають свої успіхи у концентрації зусиль. Проте, досвід показав, наскільки велика прірва між розумінням та реалізацією понятого.
Багатошарова структура GTD подібна до цибулини: потрібно зняти безліч шарів, щоб дістатися до її глибинної суті. Навіть лояльні її прибічники ще усвідомили її справжнього потенціалу, що виходить далеко межі простої системи самоорганізації.
Всі ці роки я намагався переконати користувачів GTD у наступному: чим строго і послідовніше дотримуються її постулати, тим успішнішою буде трансляція цього досвіду на інші сфери їх діяльності.
Поступово я став розуміти, що саме маю сказати своєю новою книгою.
Книга представилася мені як практичний посібник із «гарантованого доступу до всіх можливостей» у роботі та особистому житті.
Розуміння того, що всіВідносини спрямовані особисто вами у потрібне русло, створює почуття захищеності та стабільності. GTD допомагає досягти контролю над ситуацією та забезпечує бачення перспективу різних сферах людської діяльності.
Конкретні підходи можуть змінюватися в залежності від того, який з них є оптимальним в даний момент. Наприклад, на початку дня очищають від непотрібних паперів накопичувач вхідних документів, а після обіду – організують мозковий штурм за важливим проектом.
Неможливо бути у всіх місцях одночасно і концентруватися на всьому, що вимагає вашого контролю у всіх сферах життя. Будь-яка команда, перш ніж почати діяти, має визначитися зі своїми першочерговими цілями, цінностями та пріоритетами.
Будь-яка сім'я, перш ніж розпочати планування відпустки, повинна спочатку завершити деякі важливі та невідкладні справи. Завжди корисно знати, що краще зробити при виникненні тієї чи іншої проблеми і з якого погляду розглянути обставини, що пропонуються життям.
всі одинадцятьмоделей GTD, які я представляю в цій книзі, можна використовувати у всіх сферах життя. При цьому кожна має самостійну практичну цінність. Але не забувайте про баланс розумного та корисного.
Як тільки ви зрозумієте принцип підвищення продуктивності шляхом зниження стресу і навчитеся правильно транслювати інформацію в зовнішнє середовище, ви відразу виявите незліченні способи отримання користі з цього нового стану.
Розуміння принципів, що лежать в основі методик GTD, допоможе вам усвідомити, як вони працюють, і цей новий ступінь свободи відкриє перед вами цілий арсенал раніше невідомих способів найкращої організації свого життєвого простору.
Кілька слів для тих, хто вже знайомий із системою GTD
Говорячи про GTD, я поділяю людей на три групи:
1. Ті, хто вважає,начебто освоїв цю систему (що далеко від реальності).
2. Ті, хто освоїв частину системи, але не використовує її в повному обсязі та розуміє це.
3. Ті, хто освоїв GTD і застосовує її на рівні «просунутого користувача».
Представникам першої групи хочу сказати ось що. Спробуйте зрозуміти, що ви можете отримати під час використання всіхресурсів методики Контроль над аспектами повсякденного життя та управління потоками інформації виявляється для деяких людей настільки важливим, що вони навіть не намагаються копнути глибше.
Вони не замислюються, що за сходинкою, на яку вони піднялися, на них чекає наступний крок - до розуміння мислення. А воно веде від складання списків до вирішення питань, що фігурують у цих списках. Адже саме ця робота і займає центральне місце у всьому процесі.
Представників другої групи хочу надихнути можливостями розширеного використання GTD.
У читачах третьої групи дуже хочу зміцнити віру в успіх та запропонувати їм нові методи поглибленого розуміння отриманих раніше знань. Ваша група поки нечисленна, але має реальні методи підвищення продуктивності і має ще більш багаті можливості для їх вдосконалення.
Декілька слів для тих, кому система GTD поки невідома
Книга «Як упорядкувати справи» може стати корисним додатковим джерелом, що дозволяє поетапно освоїти систему підвищення продуктивності. Я концентрую увагу читачів на ключових GTD, і пояснюю, чому вони впливають на різних людей, які позитивні результати можуть бути досягнуті завдяки новим можливостям їх застосування, які негативні наслідки можуть виникнути, якщо ігнорувати ці принципи.
Як користуватись цією книгою
Записи потім можуть стати в нагоді в найнесподіваніший момент для чого завгодно, адже в процесі читання у вашій свідомості можуть спливати різні думки, - не втрачайте можливість пізніше знайти в них золотий пісок!
Пристрої для запису повинні бути завжди під рукою. Нехай вони і не стануть у нагоді, але наявність ручки дозволить вам почуватися впевнено: це інструмент установки на отримання користі завжди і скрізь.
Дійте так, ніби обов'язково знайдете в будь-якій ситуації щось корисне для себе, і це стане для вас «пророцтвом, що здійснюється автоматично».
Ви дізнаєтеся про моделі, які можна використовувати в консалтингу, бо в процесі створення цієї книги я розмовляв з масою розумних, відбулися, творчих людей, які зізнавалися у своєму інтересі до системи GTD і вважали, що могли б зробити в сто разів більше, якби знали, як застосувати цю методику в повному обсязі.
Уявлення про успіх
Будь-якому учаснику Олімпійських ігор відомо, що візуалізована мрія про перемогу надзвичайно підвищує результативність. Пропоную вам прямо зараз на якийсь час припинити читання і «візуально помріяти» про те, що ви дійсно хотіли б отримати в результаті вивчення матеріалу книги.
Навіщо ви купили цю книгу?
Що в ній привабило вас?
Що ви сподіваєтесь отримати після її прочитання?
Дозвольте вам допомогти.
Подумайте:
Що було б, чи володієте ви здатністю легко повертати собі контроль над ситуацією щоразу при його втраті?
Чи подобається вам почуття впевненості?
Які нові ризики ви були б готові взяти на себе, знаючи, що володієте такими інструментами?
Який успіх міг би прийти до вас?
Я гарантую: якщо ви готові експериментувати, вам буде досить невелика концентрація уваги, а також оволодіння кількома простими методиками, щоб досягти цього рівня і навіть перевершити передбачуваний результат.
По ходу читання ми пропрацюємо різні рівні вашої діяльності, але вам доведеться набратися терпіння, щоб не втратити з уваги кінцеву мету. Ви повинні постійно пам'ятати про неї.
(V: Як Word дає підтримку в роботі з текстами, так Форпост повинен всіляко підтримати роботу з планами! Це для роботи з Бучацьким-молодшим!}
Книга про довіру до своїх відповідей
Ця книга – не енциклопедія рецептів. Не чекайте від неї категоричних відповідей на запитання на кшталт: що зробити, щоб змінити місце роботи? чи варто мені купувати компанію? Або – чи потрібно нам купувати цуценя?
Ця книга вчить розуміти інструменти та застосовувати методи, які допоможуть розвинути впевненість у своїх силах, а отже довіряти своїм рішенням. Таке моє головне завдання.
Книга «Як упорядкувати справи» дала читачам конкретний вектор розвитку. А нова книгадасть впевненість у своїх силах. За що справді варто боротися - це сталість. Воно рятівне у вирі нескінченних змін.
Розуміння проблеми дає точку опори, забезпечує свободу від стресу та оптимальність рішень.
2. Феномен GTD
Як хаос грози приносить дощ, що дає життя, так і в суспільстві часом успіху передують часи безладдя. Успіх приходить до тих, хто може витримати хаос.
І Цзін. Книга змін
GTD- це не система етичної оцінки і не рух за абсолютно прозору організацію, яка нібито важливіша, ніж сам творчий процес, що не структурується.
Девід Аллен стор. 199
Аналізуючи причини популярності GTD, я можу виділити чотири фактори:
Її концепції працюють і механізм цієї роботи прозоро зрозумілий.
Їх може легко втілити у життя будь-яка людина за допомогою звичайних інструментів, які завжди під рукою.
Коло проблем, які вирішують за допомогою GTD продовжує швидко зростати у глобальному масштабі.
Запропонована цілісна модель торкнулася чогось резонуючого з людською душею на багатьох рівнях, - глибоке та інтуїтивно властиве кмітливим людям.
Ці концепції працюють
Модель GTD досліджували, тестували та доводили до досконалості у звичайних умовах за участю звичайнісінькихлюдей. Я прагнув дійти суті і так існуючих фрагментів методів самоорганізації, які реально працюють, і правильно скласти їху систему.
Я ставив собі запитання: чому, сформувавши охоплюваний одним поглядом список справ, які я до цього просто пам'ятав, я починаю відчувати зовсім інші почуття при думці про завдання? І чому завдання після цього ставали зрозумілими та прозорими? Адже, по суті, нічого не змінювалося.
А висновок напрошувався: поки завдання залишалося у мене тількиу голові, я постійно боявся забутиїї, цим заганяв себе у стан стресу. Якщо ж я відразу фіксував її на якомусь зовнішньому носії, думка відпускала мене зі своїх набридливих обіймів.
А чи можуть застосовуватися ці принципи будь-ким?
І чи завжди забезпечать результат?
Я скрупульозно дотримувався всіх процедур, прагнучи отримати адекватний набір ключових принципів, які всі разом і склали б систему GTD.
Виявилося, що вони ефективні саме тому, що базуються на механізм реалізації проектівта нашої роботи над проектами.
Сортування «рутини» у «папці документів» є природним способом формування правильного підходу до нового. Огляд стану незавершених справ за списком означає, що ви повністю контролюєте обсяг робіт і, крім іншого, здійснюєте управління відповідними проектами.
А оцінка значущості вашої зони фокусування або зони відповідальності допомагає відчути, що ви повністю контролюєте ситуацію по всіх проектах, і дозволяє досягти душевної рівноваги, ширше користуватися своїм життєвим досвідом.
Масштаб прикладного застосування GTD або її елементів здається при цьому безмежним.
GTD та IT - гармонія високих технологій
Я помітив, як швидко почала зростати кількість прихильників GTD у блогосфері, сфері високих технологій та ІТ-сегменті. Чому її тут було прийнято з таким ентузіазмом?
Я схожий на всіх ледарів, яких так багато на планеті. Майже всі мої знайомі, схиблені на комп'ютерах, теж відносяться до цієї категорії,
а програмісти - все, і завжди - наполегливотрудяться, намагаючись винайти щось таке, що звільнило б від завзятогопраці.
Адже сенс обчислювальної техніки у тому, щоб полегшити людям їхню роботу. І для GTD девіз "Максимум результатів при заданому ресурсі" є її сутністю! Звичайно, люди, пов'язані зі світом комп'ютерів, тягнуться до подібних ідей.
Комп'ютерні програми працюють у своїй галузі у всіх режимах тільки при повній відсутності помилок. А це досягається шляхом створення системного склепіння правил. Так само для розпоряджень системи GTD характерна відсутність збоїв.
Один технарій (і новонавернений «GTD'шник») пояснив мені ці процеси зі своєї дзвіниці: «Девіде, ви лише виділили підпрограми, які запускаються завжди, незалежно від предметної області тієї чи іншої конкретної програми».
GTD є системно незалежним концептом, тобто нею можна ефективно користуватися за допомогою будь-якого персонального інструменту або програмного забезпечення, якщо вони призначені для впорядкування. Вона дозволяє нарешті скористатися перевагами деяких програм, які раніше використовувалися вкрай рідко.
Серед тисяч користувачів популярного корпоративного настільного програмного забезпечення, такого як Microsoft Outlook або Lotus Notes, були практично не потрібні такі функції, як Завдання (Task) або Дела (To-Do).
Виявивши, що ці функції можна налаштувати для застосування в рамках GTD, користувачі отримали доступ до нових можливостей програмного забезпечення. Крім того, з'явилася основа для генерування та впорядкування ідей, що дало поштовх до появи сотень нових прикладних програм, в основу яких тепер уже лягли принципи GTD.
Відмінність GTD від інших моделей та систем
Говорячи про «особисту самоорганізацію», ми маємо на увазі отримання контролю над своїм психічним станом і над ситуацією в навколишньому світі.
За допомогою «просто звичної діяльності» цієї мети не досягти.
Для вирішення такого завдання потрібно зафіксувати та оцінити значущість (для майбутнього) всього незрозумілого у світі, після чого видалити все, що не має до вас відношення.
Ви повинні передбачити процедуру регулярного огляду справ після їх повного впорядкування. GTD вчить починати будь-яку справу зі складання списку всіх справ та проблем, якими забита ваша голова. Лише після цього можна оцінити важливість позицій списку.
За допомогою лише пріоритетних проблем неможливо виконати декомпозицію цілей за видами та підрівнями. Адже кожен із підрівнів потребує непріоритетних, але специфічних сил і засобів.
Системи, які я встиг дослідити, схоже, припускають одне й те саме. Їхні автори виходять з того, що ви завжди можете почати (на порожньому місці) відразу з цілісного уявлення про свою перспективу; що ви «одразу сформулюєте» завдання, визначте сили та засоби та забезпечите збалансованість своїх справ.
Успіхів! Ви бачили хоч одну людину, у якої життя було таким простим? Практичні ситуації набагато складніші, ніж така ідеалізована мізансцена.
Ми вперто намагаємося керувати своїм світом, намагаємося контролювати ситуацію, але постійно знаходимося під тиском нової інформації та ударів долі.Ми ростемо і змінюємо власні уявлення про свої перспективи.
Якщо не беруть до уваги всі вищезгадані фактори, нічого не вийде. А із системою GTD все вийде!
Критерій вдалої розробки = усунення перешкод
Ефективність GTD легко зрозуміти, якщо спробувати розглянути ситуацію в цілому з точки зору усунення будь-якої перешкоди в діяльності.
Я багато років дивувався, чому GTD найактивніше цікавляться саме ті читачі, які не дуже її потребують. Чому? Відповідь проста: саме для цієї групи людей характерне глибоке розуміння негативних наслідків системних перешкод.
Якщо в людини вже все добре, і вона втратила інтерес до підвищення своєї результативності, то їй глибоко байдужі такі системи. Популярність GTD обумовлена дефіцитом людей, які в житті або роботі мали б хоч якусь систему, здатну знімати перешкоди.
GTD таки стала інструментом управління ситуаціями. Вона дозволяє підтримувати стабільність в умовах різноманітності форм зростання, змін та флуктуації.
Універсальність та простота впровадження системи
Для впровадження GTD у життя (практично негайно) не потрібно набувати програмного продукту або опановувати нові навички. Достатньо звичайного здорового глузду. Єдина вимога – наявність якогось інструменту для фіксації інформації та надійне місце, де ви зможете правильно зберігати списки своїх справ.
Я не виявив якусь особливу категорію людей, якій GTD підходила б більше, ніж іншим. Її використовують президенти корпорацій, люди мистецтва та керівники проектів, цілі сім'ї та представники духовенства, студенти та пенсіонери.
Ми проводили GTD-тренінги і в корпораціях, що входять до списку Fortune 50, і на сімейних підприємствах, і в урядових установах. Ми знайомили з цією системою представників охорони здоров'я та енергетики, транспорту та аерокосмічної промисловості, науки та освіти та практично всіх сфер бізнесу.
Її однаково сприймали у Німеччині, Саудівській Аравії, Естонії, Канаді та Бразилії. Ми також не виявили відмінностей у сприйнятті методик залежно від типу особистості, стилю навчання чи статі.
Зростання проблем та розуміння необхідності їх вирішення
Якби GTD допомагала вирішувати лише унікальні проблеми, або була панацеєю від малоістотних проблем, безглуздо було б очікувати її популярності.
Люди все частіше зазнають стресу, відчуття втрати контролю над ситуацією. У всьому світі зростає усвідомлення потреби у відновленні душевної рівноваги.
Чого ми всі хочемо? Ми хочемо більше свободита менше роботи. Ми хочемо бути готовими до несподіванок. Ми всі відчайдушно хочемо дізнатися, як керувати – ні, не інформацією – справами! І зрозуміти, як усі наші справи впливають одна на одну.
Коли кількість флуктуації зашкалює
Мене часто запитують: «що новизна вашого методу з погляду тих чинників, що викликають стрес?» Моя відповідь завжди проста: «У методах GTD немає нічого нового. Новизна – виключно у підвищенні частоти оновлення справ без стресу».
Зміни завжди спричиняють стрес. Нове неминуче пов'язане з перенастроюванням відносин і зміною уявлення про себе. Так було і так буде.
Сьогодні за якісь три дні відбувається стільки глобальних змін, виникає стільки нових проектів та відбувається стільки переоцінок, скільки за молодості наших батьків траплялося протягом року.
Вони спокійніше переносили стреси. Ми ж живемо в умовах постійного стресу: нові технології дозволяють будь-якій інформації осідати у вашій поштовій скриньці, а голосове повідомлення здатне будь-якої миті підірвати ваш внутрішній світ і зруйнувати пріоритети.
Не інформація, а навантаження
Популярні системи самовдосконалення орієнтовані рішення двох проблем: управління часом (тайм-менеджмент) і управління інформацією. Їхнє рішення полягає у простому перезавантаженні ваших проектів у обрану систему.
Зазвичай використовується календарний план та погодинний розклад, що враховуються як темп, простір, сортування, вибір інструментів та технологій. Але ні час, ні інформація самі по собі не можуть стати джерелом стресу?
Ви не можете керувати часом: це – гіпербола. Ви можете керувати лише діями та фокусуванням своєї уваги. Час лише допомагає усвідомити, за умов яких обмежень, тобто ( деі коли) Вам потрібно виділити конкретні ресурси ( силиі засоби).
Якщо ефективно управляєте справами, чинник часу нейтралізується. У вас відсутнє відчуття дефіциту ресурсів чи дисбалансу.
Реальною проблемою в цих умовах стають навантаження. Природа допомагає нам розслабитися завдяки своїй органічності та мінливості.
Інформація, що надходить до нас із природи, очевидна та залишає позитивні спогади. Інформація ж, що надходить електронною поштою, часто безглузда і навіть шкідлива.
Потрібно відкрити папку, прочитати електронний лист, зрозуміти і оцінити його, після чого системно інтегрувати повідомлення, що надійшли. При цьому навантаження таке, ніби ви протягом дня стикаєтесь із сотнею ведмедів.
Як показує практика, впоратися з таким стресом можна перевіреним способом, застосовуючи по відношенню до кожної з позицій ефективні методики та свідомосортуючи вхідну інформацію з відповідних папок.
Саме цьому навчає GTD. І вона працює в жорсткимсистемний режим.
Здатність «наводити справи в порядок» легко розвинути
Фактором поширення GTD стало підвищення вимог щодо власної ефективності. Світ все суворіше вимагає вміння швидко упорядковувати і домагатися поставлених цілей. Ентузіазм та інновації є критично важливими факторами. І якщо компанія або індивідуум не можуть виконати план, тут будь-які, нехай і найчудовіші ідеї, є марними.
Але я стверджую, що навчитися досягати цілей може будь-яка людина, хоча досі широко поширена думка, що одні люди від природи продуктивніші, а інші спочатку на це не здатні (ця упереджена думка характерна для успішних менеджерів з продажу!)
І в галузі творчості та інновацій вважалося, що людина від народження наділена або ж обділена талантом до відкриттів та творчості. А це негаразд.
Якщо суворо дотримуватися регламенту, то на виході будь-яка людина отримає купу творчих та інноваційних ідей та рішень.
Існує нескладний але специфічний процес з упорядкування своїх справ. Його регламент є основою системи GTD. І цей процес треба вивчити.
Нам усім властиво щось інтуїтивно фундаментальне
У GTD протягом її роз'яснення виникають трудноуловимые моменти, що сягають корінням особливо психіки, - інтелекту та естетики. Я сумнівався, що мені вдасться до ладу пояснити цей процес.
Ми прагнемо взаємодіяти зі світом неупереджено, але при цьому без підключення лінійної формальної логіки та принципів індуктивного підходу. (Звичайно, ми здатні до такого роду мислення, але прояви довкілля не вписуються в рамки цих раціональних категорій.)
Здається, що у душі існує щось глибинне (порив), що без послідовної аргументації і такнадихає та веде.
Але більшості людей цей порив далеко не завжди пропонує зв'язковий та здоровий предметний план, а лише вдалий локальний фрагмент плану – якийсь відокремлений варіант дій. Оцінюючи свій досвід, ви виявите в ньому присутність цієї зумовленості, яка не була вам очевидною, а тому ви навіть не намагалися нею користуватися.
Адже велика кількістьсправ, якими ви займалися, були несподівані. Однак ви швидко робили необхідні висновки та діяли. Іншими словами, ви завжди займалися виробленням свого конкретного ставлення до подій: ваш внутрішній концептуальний проект і те, з чим ви стикалися в навколишньому, завжди взаємопов'язані.
Найпродуктивнішим способом дій є таке чергування: спочатку пошук варіантів удосконалення свого звичайного способу життя, потім вибір інструментів та методик аналізу та реалізації цих нових уявлень. GTD однаково ефективна для систематизації інформації як із зовнішніх, так і внутрішніх джерел.
Для запуску цих «самодеючих» механізмів не потрібно спеціально готуватися і попередньо про щось міркувати. Адже ми все життя сприймаємо, оцінюємо, сортуємо, неусвідомлено плануємо і виконуємо.
Базова формула GTD робить увесь цей процес усвідомленим і дозволяє продуктивно втілювати свої уявлення у життя.
Це система, що допомагає знайти те, що вже у вас є
Ми завантажені масою справ. Нам не вистачає часу навіть на те, щоб виділити найважливіші. Чи допоможе GTD перестати бути заручником «рутини» та хаосу? Безперечно, - кажу я.
Розглядаючи справи, що накопичилися, ви виділяєте найважливіші з них в даний момент. Єдина умова – ви повинні бути сповнені творчої енергії, розпізнавати ситуацію та усувати перешкоди.
Вам знадобляться інструменти, які допоможуть розуміти та формулювати свої здібності та можливості у цьому світі максимально повно. GTD хороша тим, що нікому не нав'язує своєї мети. Вона лише надає функції, що допомагають вам повернути самим простим способомконтроль за ситуацією.
Система GTD має свій стиль.
GTD, звичайно, не надто проста і вона має певний рівень складності. Важливо, що в конкретній ситуації від неї ви отримаєте дорожню карту», Що відкриває перспективи. Прошу вас пам'ятати, що GTD – це не так система, як системний підхід.
GTD забезпечує однаковий підхід до всього, с. чим ви можете зіткнутися у житті. Для неї все одночасно важливо, але в той же час не є сутнісним: як у вас з виконанням свого призначення? Чудово. Вам потрібно погодувати кішку? Чудово. А якщо деякі питання не турбують ваше серце, не витрачайте даремно енергію, розмірковуючи про них.
Я сказав би, що GTD делікатна. Вона часто застосовується у делікатних ситуаціях: заплутані проблеми позбавляють нас спокою та сну, окупують увагу; у таких випадках система GTD перетворюється на подобу якоря, який дозволяє оцінювати проблеми та «заземлювати» турбуючі думки для більш точного розуміння суті проблем.
То що насправді являє собою система GTD?
Для тих, хто ще не знайомий із системою GTD, я хотів би коротко перерахувати деякі її ключові принципи.
GTD – це підлаштовуєтьсясистема, заснована на здоровому глузді. З її допомогою, маючи список регулярно контрольованих справ, ви зможете зосередитися на своєму зовнішньому та внутрішньому світізробити правильний вибір у потрібний момент. GTD є нетрудомістким, поетапним і ефективний методдосягнення високої продуктивності без стресу
Серед її основних можливостей:
Фіксація інформації, що викликає ваш інтерес;
Постановка цілей і розробка планів з важливих для вас питань;
Ранжування нагадувань та інформації щодо відповідних категорій, які відповідають вашим потребам;
Контроль стану справ одночасно по шести горизонтах завдань (призначення, бачення, цілі, зони фокусування, проекти та планизаходів).
Наслідування GTD вселяє впевненість у силах, дозволяє знизити навантаження і звільнити потужний потік творчої енергії. З її допомогою можна навчитися гнучко керувати будь-якими деталями та нюансами свого життя.
Система дозволяє суворо дотримуватися принципів продуктивності, забезпечуючи свободу у виборі способів. Досвід наставництва, під час якого ми відпрацьовували найбільш передові технології організації праці, допоміг відшліфувати систему GTD.
Три моделі системи GTD
Система GTD – проста компіляція трьох моделей. Я їх сам виявив і перевірив у процесі спілкування з людьми, які щодня потребували уточнення своїх життєвих ситуаційта виборі напряму подальших дій.
Ось короткий описцих трьох моделей. Згодом я роз'ясню, як вони працюють і як працювати з ними.
Управління робочим процесом
Модель управління робочим процесом складається з п'яти етапів*:
Збір/виявлення;
Сортування;
Упорядкування;
огляд стану справ;
Виконання.
* Більш детальна схема представлена у Додатку IV.
Це методика, розроблена як спосіб збирання/виявлення, аналізу, впорядкування та управління списками «рутини». Тобто того, що ми маємо систематизувати та перемогти.
Методика передбачає фіксування необробленого вхідного матеріалу, прийняття рішень, впорядкування результатів за категоріями, оцінку системи в цілому та окремих її частин, а також вибір правильного варіантидій. Вона, так би мовити, « працює з варіантами»
Цей компонент GTD є найпростішим інструментом, здатним негайнопідвищити продуктивність.
Природне планування
Зазвичай модель робочого процесу передбачає планування та управління проектами, але не розглядає їх як самостійні цілі. Сортування інформації (в електронній пошті, в лотку вхідної інформації або в протоколах нарад) пов'язане з розподілом та ініціюванням проектів у міру появи відповідних ідей та з розробкою плану заходів щодо реалізації цих проектів.
Часто доводиться працювати над реалізацією цілей, які потребують ретельного продумування. До таких, наприклад, належать ваше весілля, новий сайт, написання книги або довгоочікувана відпустка.
Для планування та реалізації таких проектів я сформулював просту модель із п'ятьма фазами.
На зорі епохи управлінського консультування тема «Планування проекту» для моїх клієнтів становила другорядний інтерес.
Як правило, вони ставили те саме питання: «Яка модель чи програмне забезпечення найкраще підходить для планування проекту?» Їм здавалося, що розробки, що є в цій галузі, або дуже прості, або надто складні.
Я говорив їм про звичайний підхід до планування, коли ми міркуємо про справи, не особливо намагаючись упорядкувати їх. Втішно зауважити, що при цьому ми все-таки в більшості випадків не дуже чітко усвідомлюємо, як все це робимо.
Навіть просто виходячи з дому попрацювати на садовій ділянці, ми так чи інакше займаємось своєрідним плануванням, прихоплюючи з собою інструменти. На моє переконання взагалі неможливо прожити день і при цьому не планувати свої дії.
Незалежно від того, великий чи маленький проект перебуває в роботі, наша свідомість у процесі втілення задумів у реальність природно проходить через п'ятиетапний процес, який виглядає так*;
Призначення та принципи;
Бачення;
Мозковий штурм;
Упорядкування;
Планування наступних заходів.
Чи ми виношуємо задум, чи усвідомлюємо своє призначення, напрям думок і модель поведінки визначаються нашою системою цінностей. Потім ми розробляємо баченнятобто своє уявлення про те, яка реальність задовольнила б нас.
Див. Додатки II та 111.
Невідповідність дійсності еталону приводить нас у стрес, і ми починаємо генерувати ідеї про те, як досягти реалізації свого бачення (мозковий штурм). Далі ми приступаємо до сортування отриманих ідей щодо компонентів, черговості та пріоритетності, - формується наш особистий план дій.
Ця модель планування є природною. Вона може використовуватися як ефективний спосібфокусування сил і засобів без будь-якої непродуктивної напруги і дозволяє сформувати «вертикальний» зріз роздумів, необхідний для різного родупроектів, ситуацій та тем.
Залишилася ще, - розстановка пріоритетів.
Горизонти фокусування
Управління - це лише розподіл обмежених ресурсів (сил і коштів), що передбачає володіння мистецтвом вибору, чи мистецтвом розстановки пріоритетів.
Мені завжди здавалося, що спосіб, за допомогою якого моделі тайм-менеджменту задають процес розміщення пріоритетів, нікуди не придатний. Він не опрацьований, він не враховує факторів, які справді впливають на наші дії.
Всі ми природно розставляємо пріоритети, але можемо ще більше оптимізувати цей процес. З цією метою я й виявив шість горизонтів фокусуванняі досліджував їхній вплив на наш вибір.
Горизонти фокусування я відкрив певною мірою випадково. Якось до мене звернулися з проханням організувати сесію коучінга для одного топ-менеджера з Уолл-стріт. Головна проблема для цієї людини була у «надмірній кількості нарад». Його помічник відбивався від співробітників, які прагнули записатися на прийом до шефа. Графіка було забито на місяці вперед.
Коли я прийшов до нього в офіс, він зачинив двері і відразу благаюче запитав: «Що мені робити з цим графіком?» Я вирішив почати з уточнення перспективи і на дошці, що висіла біля його робочого столу, записав свою версію таких найважливіших моментів, як:
Призначення та принципи;
Бачення;
Зони відповідальності;
проекти;
Плани заходів.
Кожен із цих рівнів мав свій зміст. І не встиг я завершити список, як мій візаві вигукнув: Я зрозумів! - Що ви зрозуміли? - Запитав я. «Ні, я не з приводу нарад. Це я про своїх дітей!
Після цього він зайнявся аналізом своїх, переконаний, що наша зустріч допоможе йому розібратися в причинах його жорстокого перевантаження. Його ж осяяло, що нескінченні засідання вкрали в нього багато часу, який він міг би з користю витратити на спілкування зі своїми підростаючими синами.
Як правило, при вирішенні різних завдань ми, часом навіть не віддаючи собі звіту в тому, що відбувається, працюємо, не розрізняючи їх і не відокремлюючи, відразу з усіма шістьма рівнями.
Усі ми маємо призначення, цінності та бачення. Втілюючи ідею в реальність, ми повинні одночасно контролювати кілька ключових зон нашої роботи та життя, і дотримуватися певних стандартів і принципів.
Всі ми маємо проекти, завершивши які ми виконаємо якісь обіцянки самим собі. Ми всі робимо якісь дії на основі поставлених завдань, використовуючи в роботі певну кількість горизонтів фокусування з п'яти відомих.
При цьому вибір дій безпосередньо впливає на результативність на найвищому горизонті фокусування.
У цьому полягає суть розстановки пріоритетів: що більше дія наближає вас до виконання свого призначення, то вища його цінність вам.
Горизонти фокусування – це не єдине, що слід враховувати, вирішуючи, чим зайнятися, скажімо, о третій годині п'ятнадцять хвилин завтра вдень. Відповідаючи на це питання, ви повинні взяти до уваги такі практичні речі, як час, натхнення та місцезнаходження. Пропонована шестирівнева структура дає надійний інструмент, за допомогою якого ми можемо обміркувати систему системно*.
Як поєднати ці моделі
Нещодавно я зрозумів, що всі мої методи стосуються кількох ключових аспектів контролю за розвитком ситуації та перспективи, незалежно від предмета, місця та обставин. Я скоротив кількість методик GTD до двох основних частин, які, по суті, є способами розуміння процесів.
*Див. Додаток VII.
Люди не можуть легко засвоїти поняття «втрата горизонтальної орієнтації», як поняття «втрата контролю». Поняття «втрата вертикальної орієнтації» дається їм не так легко, як «втрата перспективи».
Мистецтво керувати робочим процесом «збір/виявлення, сортування, впорядкування, огляд стану та виконання справ» забезпечує контроль над ситуацією. Модель природного планування та горизонти фокусування дають відчуття перспективи.
Горизонти планування є модель планування стосовно загальних сценаріїв. Вони є прикладом ієрархічного мислення, яке дозволяє оцінити значущість всієї «рутини» і відкоригувати ситуацію.
Ось важливі питання-оператори, які потребують чітких відповідей:
Навіщо ми взагалі займаємося чимось у цю хвилину?
Який очікуваний результат (ЩО)?
Які та від кого компоненти нам необхідні для завершення справ (ВІД КОГО)?
Який план наступних заходів (ЩО, КОЛИ, ДЕ, ХТО, ДЛЯ КОГО і за яку ВАРТІСТЬ має зробити)?
Ця система не більше ніж мистецтво фокусування
GTD - це насамперед мистецтво фокусування, тобто усунення всього, що відволікає. Вона являє собою набір інструментів, що допомагають зосередитися на способі та часі дій, необхідних для досягнення мети.
Втративши контроль над ситуацією, ви не зможете зосередитися ні на чому і не зможете відповісти на жодне запитання-оператор (щодо цього заходу).
Якщо контроль над ходом виконання завдань на всіх горизонтах фокусування раптом виявляється втраченим, стає важливим повернути відчуття перспективи, відновити фокус.
Звідси друга тонкість мистецтва управління: розробка правильного алгоритму аналізу, який застосовується для огляду стану справ та наступної прогностичноїкоригування всього, що стосується зони уваги на всіх горизонтах фокусування.
Сказане знаходить втілення у практичних заходах у кожен момент. Незалежно від того, якою мірою ви усвідомлюєте свої дії в рамках концепції «п'яти етапів та шести рівнів», ви ніколи не повинні припиняти роботу.
Тоді концепція забезпечить головне: щоб ви завжди міцно трималися у сідлі, впевнено керуючи процесом виявлення та селекції варіантів дій.
Система GTD: ментальна основа
У Останніми рокамия спостерігаю стійкий інтерес до концепції « емоційного інтелекту». Здоровий глузд трактують у ній як здатність керувати своїми почуттями. Це має пряме відношення до особистої ефективності та професійних результатів.
Комунікації, співпраця, командна робота та керовані відносини стають важливими факторами професійного життя, що робить корисним фокусування на емоційному компоненті.
Проте я стверджую, що обґрунтування нашим теоріям лежить у галузі ментального інтелекту! Ми повинні керувати процесом мислення, постійно відточуючи його. Я не відмовляю людям та здібності думати.
Просто ми не турбуємо себе цим заняттям і не використовуємо свій потенціал із належною ефективністю. Причина тому - банальна лінь.
Наприклад, у нас немає обов'язкового бажання упорядкувати пошту та записи телефонних дзвінків, а це зводить до нуля ефективність дій в цілому. І так само результатом винагороджується надмірно емоційне або, навпаки, індиферентне ставлення до справи.
Не можна недооцінювати роль контролю мислення у таких ситуаціях. Поняття «мислення» у його широкому значенні означає процес виникнення емоцій під впливом думок, але не навпаки.
У вашої свідомостінемає власної свідомості
Люди видаються мені істотами більш ніж розумними. Аналізуючи мотиви їхніх вчинків, я, звичайно, роблю різницю між мисленням і свідомістю.
Можу стверджувати, що мислення – це результат поєднання інтелекту із задумами. Використання свідомості та інтуїції допомагає розрізняти поняття та приймати рішення.
Якщо ви коли-небудь змінювали свої рішення, значить здатні до творчого фокусованого мислення.
Свідомість – великий слуга, але жахливий учитель. Воно готове нагадати про проблему саме в той момент, коли ви вже нічого не можете змінити.
А порожні роздуми про проблеми та їх реальне рішення- Це зовсім різні речі. Люди здатні генерувати чудові ідеї, хоч і не замислюються про їхню справжню цінність.
На жаль, часто справа не доходить до управління змістом своїх ідей. Але якщо ви розумієте, як працює ця реактивна та механічна частина наших розумових процесів, значить у ваших руках ключ до перемоги.
Ми не народжуємося з цими здібностями
Ніхто при народженні не запрограмований на думці: «Що в нас в активі? Чого я хочу досягти? Який план дій? Хто цим займатиметься?». За своє життя я зустрів лише кілька людей, які діяли саме так, вважаючи це природним.
Частіше люди не використовують свій дар структурного мислення в особистому житті. Керівник проекту в компанії, володіючи принципами та методами, може проводити наради, знає як, за планом випустити на ринок новий продукт тощо, але може бути безпорадний у застосуванні тих самих принципів до своїх відносин з матір'ю чи до особистих фінансів, хоча во всіх випадках можна і потрібно використовувати одні й ті самі методи.
Якось один топ-менеджер ознайомився з моїм матеріалом і здивувався тим, що я «розкрив евристичний механізм» успіху його компанії, що у її внутрішній культурі на ціннісному рівні.
Однак він не знав, як навчати цим корпоративним цінностям своїх співробітників. GTD дозволила йому та співробітникам логічно усвідомити та ідентифікувати методи своїх же дій та довести їх до рівня, коли вони як когерентна модель стали логічною частиною процесу фірмового навчання нових співробітників.
Питання фокусування взагалі є ключовими для продуктивності.
Щоб запустити весь механізм та підтримувати його роботу, ми повинні подбати про власний спосіб мислення та можливість продуктивної адаптації результатів наших роздумів до різних сфер діяльності.
Увага до уваги
Як свідомість людини фокусується на власній увазі і здатності ним управляти? Саме це дедалі більше займає уми дослідників. Але дивно, що пильний інтерес до феномену уваги не зробивзатребуваним його вивчення з погляду наукової організації праці.
Розвиток таких технологій, як електронна пошта, миттєвий обмін повідомленнями та стільниковий зв'язок, поставило на чільне місце питання про зайві витрати через виснажливе підвищеного і фрагментарного відволікання уваги людини.
Дослідники при цьому неодноразово намагалися задокументувати зниження ділової активності через відволікання до рівня втрати фокусування. Проте економічні втрати не піддавалися виміру.
Все ж таки на основі отриманих статистичних даних щодо зменшення середнього часу концентрації та збільшення періоду розслаблення можна було зробити певні висновки.
Компанії у відповідь «атакували» це власними розробками під такими, наприклад, назвами, як «Жодної електронної пошти по п'ятницях» або «Тихий час». Ці акції мали знизити втрати через психічний шум, і звільнити людей для креативно-рефлексивного процесу.
Більшість досліджень цієї проблеми концентруються на зовнішніх чинниках: занадто багато пошти, занадто багато (або мало) міжособистісних комунікацій, занадто багато змін тощо. , а в гіршому – призводять до паралічу.
Ми повинні бути більш мобільними у сферах мислення та дії (двох сторін однієї медалі).
Адже з народження ми – щасливі володарями свідомості, яка дає нам здатність мислити та дарує дивовижну можливість вирішувати найскладніші справи за допомогою простих, правильно складених, упорядкованих та ранжованих списків.
Частина одержуваної нами інформації дійсно корисна, але при цьому багато відволікає увагу і викликає стрес, знижуючи продуктивність та можливості фокусувати увагу.
Одна з найбільших переваг GTD полягає в тому, що вона допомагає відчути різницю між творчим розумовим процесомта неефективним занепокоєнням.
При цьому не потрібно опановувати таємничих наукових дисциплін або домагатися «містичного прозріння» (хоча і теоретики, і містики вважають GTD дієвим методом). Розуміння роботи інтелекту та правильна фіксація його продуктів за відповідної концентрації уваги на об'єкті уваги є такою ж простою справою, як, наприклад, приготування обіду.
Однак це відбувається виключно тоді, коли ви займаєтеся справою, а не витає в емпіреях.
Логіка системи GTD
Сила визначається доступом до відкритого простору. Істинність цього висловлювання я відчув на собі, навчаючись бойовим мистецтвам. А метафора «свідомість, подібна до води», що прийшла з філософії карате, стала широко використовуватися у зв'язку із застосуванням методів GTD.
Вода у всіх проявах відповідає тому, із чим взаємодіє. І відбувається це без стресу та недоречної витрати енергії.
Так і ми, коли нас ніщо не відволікає, отримуємо більше можливостей керувати своїм світом. Ми отримуємо здатність абстрагуватися від вирішення того чи іншого завдання, якщо необхідно зосередитись на іншому. Гнучкість та фокусування – справжні джерела сили.
Але щось нас гальмує.
Робота з електронними повідомленнями, що надійшли від начальника, обдумування важливої думки, стурбованість незвичайною тишею в дитячій, боротьба з кризою в департаменті - все це ситуації, для яких ми знаходимо рішення. Воно залежить від безлічі чинників, які становлять наш предметний світ на даний момент.
Але якщо вдатися до безплідної рефлексії, замість того щоб добре обміркувати справи і взятисяза їх вирішення, стан «свідомості, подібної до води» виявиться недосяжним ідеалом, а справи заберуть колосальну кількість енергії та сил.
Зовсім не забавно буде, якщо переживання, отримані однією нараді, ви заберете із собою інше; якщо домашні проблеми принесете на роботу або зваліть вантаж робочих питань на плечі сім'ї.
Але як же це все працює? Яка логіка процесу?
Сила = Концентрація
Концентрована енергія створює імпульс і має вплив. Ні в чому не досягти ефекту без концентрації, будь то гра, перебивання дошки ударом долоні або розмова з підлітком на делікатні теми.
Зосередження = Ліквідація відволікаючих факторів
Ви колись втрачали відчуття концентрації уваги? І що траплялося із вашою продуктивністю? Хто відволікав вас найбільше?
Адже кожен переживав ці неприємні хвилини, стаючи жертвою сотні зовнішніх обставинякі заважали - гучний шум, стороння людина, комп'ютерний збій. А чи відволікалися ви від справи, перебуваючи у тихому приміщенні? Ще як: адже власні випадкові думки так само легко збивають зі шляху, як і будь-які сторонні чинники.
Життєво важливе питання для сучасної людини: як тримати всі справи під контролем, спрямовувати ситуацію в потрібне русло, діяти максимально ефективно і при цьому не вибиватися ні морально, ні фізично? Відповідь запропонував Девід Аллен — автор легендарної книги «Як упорядкувати справи» (Getting Things Done, GTD), яка врятувала тисячі вдячних читачів з-під завалів поточних справ різного ступенятерміновості та складності.
Ця книга про те, чому методика працює і як розширити сферу її застосування. Одинадцять запропонованих моделей допоможуть налаштувати систему GTD на довгу роботу. А для цього зрозуміти, що створює для вас внутрішній дискомфорт; вибрати та розставити пріоритети; навчитися зберігати впевненість за будь-якого розвитку подій.
Для кого ця книга
Для користувачів GTD як просунутих, так і початківців.
Для тих, хто тільки-но зважився взяти нарешті власне життя під контроль.
«Фішка» книги
Аллен удосконалив свою методику для застосування у всіх сферах життя, а не тільки на робочому місці.
Від автора
Ніхто не народжується з думкою "Як правильно вчинити в даному випадку? Чого я хочу досягти? Які наступні дії? Хто цим займатиметься"? Якби це було так, такі здібності мав би запрограмувати хтось поза на дуже ранній стадії нашого розвитку. Я знаю лише кілька людей, наділених подібними здібностями. Але навіть такі люди не завжди усвідомлюють свій дар повною мірою та не використовують його в інших важливих аспектах свого життя. Керівник IT-проекту знає, як умудритися без збоїв, за планом випустити новий продукт, але при цьому може бути абсолютно безпорадним у застосуванні тих самих методів до своїх стосунків з матір'ю чи до особистих фінансів.
Хоча і там, і там можна і потрібно використовувати одні й ті самі принципи.
Система GTD дозволяє усвідомити, зрозуміти та ідентифікувати методи своїх дій, а також довести їх до рівня, коли їм можна буде навчати інших.
Наша дійсність і наші завдання стають все більш складними і неоднозначними, оскільки життя постійно ускладнюється. Щоб запустити весь цей механізм і підтримувати його роботу, варто більше думати про наш спосіб мислення та застосування результатів цих роздумів до різних сфер нашого життя та роботи.
Розгорнути опис Згорнути опис- Синестезія – це що за явище у психології?
- Московські політехнічні коледжі: спеціальності та відгуки На кого навчаються у політехнічному коледжі
- Цікаві факти про життя космонавтів на мкс
- Космічний політ Гагаріна: що слід знати про одну з головних подій XX століття На чому відбуваються польоти в космос