Система обліку навчальних фондів. «Сучасні вимоги до обліку фонду підручників
Облік бібліотечних фондів складова частинасистеми економічного обліку. Його вдосконалення здійснюється відповідно до загальнодержавної програми переходу Російської Федераціїна прийняту у світовій практиці систему обліку, статистики та контролю (1992). Сутність та роль обліку в новій економічній ситуації має дещо іншу спрямованість, ніж за централізованої економіки.
Реформування обліку спрямовано визначення нових підходів при обліку фондів у сучасних господарсько-економічних умовах. Основна його мета - надання точних та достовірних даних про всі види документів, що перебувають у бібліотечному фонді, забезпечення контролю за їх рухом відповідно до нормативних актів.
Слід зазначити й те, що облік документів є найбільш конкретним та регламентованим процесом організації та управління бібліотечними фондами. Центральною ланкою облікової політики бібліотеки є нормативно-правова основа.
Правовий регламентацією обліку є сучасне законодавство різних галузей права. Вищий рівень становлять федеральні закони, постанови та розпорядження Уряду Російської Федерації: «Про бібліотечну справу» (1994), «Про обов'язковий примірник документів»(1994), «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації»(2006), «Про бухгалтерський облік »(1998), «Про архівну справу в Російській Федерації»(2004), «Про стандартизацію»(1993), а також Цивільний кодекс РФ, Трудовий кодекс РФ та ін. Норми цих законів, що стосуються, у тому числі й політики держави в області обліку є базовою основою для прийняття управлінських рішень для бібліотек різних організаційно-правових особливостей і форм власності.
На вдосконалення системи обліку впливають такі фактори, як активний процесзміни видового та структурного фонду, освоєння бібліотеками комп'ютерних інформаційних технологій, а також застосування методів електронного маркування документів, що дозволяють комплексно вирішувати питання обліку, збереження, використання документних фондів.
У грудні 1998 р. наказом Міністерства культури Російської Федерації за № 590 було затверджено «Інструкцію про облік бібліотечного фонду». Її нормативну базусклали такі документи, як Закон про бібліотечну справу в Російській Федерації, Закон про обов'язковий примірник документів, Закон про стандартизацію, Закон про бухгалтерський облік, ГОСТ 7.20-80 “СІБІД. Одиниці обліку фондів бібліотек та органів науково-технічної інформації”, ГОСТ 7.69-95 (ІСО 5127-11-83) “СІБІД. Аудіовізуальні документи. Основні терміни та визначення” (1997 р.), вітчизняні стандарти в галузі інформації, бібліотечної та видавничої справи; ІСО 2789-1974 "Міжнародна бібліотечна статистика", "Інструкція з бухгалтерського обліку в бюджетних установах" (утв. наказом Міністерства фінансів РФ від 30.12.99 № 107).
З дня набрання чинності Інструкцією у політичному, соціальному та економічному житті країни відбулися суттєві зміни, які вплинули на бібліотечну сферу. З'явилися нові нормативні правові документи у різних галузях права. Бібліотечні фонди стали предметом професійних інтересів різних відомств, насамперед Міністерства фінансів РФ, Міністерства майнових відносин РФ, податкових органів, казначейства та органів статистики.
Головне достоїнство Інструкції полягає в тому, що при збереженні наступності з колишньою системою обліку за рахунок сумісності основних показників, видів обліку та деяких форм його, вона, разом з тим, забезпечує його гнучкість, можливість деталізації, надає право бібліотекам самостійно формувати свій порядок обліку стосовно до статусу, структури фондів, організаційно-технологічних можливостей, що не суперечить її основним вимогам.
Ця Інструкція визначає загальні правила обліку документів, що становлять бібліотечний фонд, незалежно від статусу бібліотеки, структури її фонду, організаційно-технологічних особливостей діяльності. Дія “Інструкції” поширюється на державні та муніципальні бібліотеки, що знаходяться у федеральній власності, власності суб'єктів Федерації та муніципальної власності. Наказом Міністерства освіти Російської Федерації "Про облік бібліотечного фонду освітніх установ" від 24.08.2000 № 2488 дана Інструкція є керівництвом для всіх бібліотек освітніх установ з урахуванням затверджених методичних рекомендацій щодо її застосування.
Перехід бібліотек на автоматизовані інформаційні технологіївносить кардинальні зміни до організації обліку фондів у зв'язку з інтеграцією обробки облікової інформації до всіх основних модулів автоматизованих бібліотечних систем.
Електронний облік - облік документів, що становлять бібліотечний фонд за допомогою коштів комп'ютерної технології. Електронний облік - це самостійний вид, а спосіб ведення обліку.
Використання комп'ютера сприяє інтеграції обробки облікової інформації. При електронному обліку суттєво змінюється технологія обліку, послідовність процесів та операцій, з'являються нові напрямки, тобто ускладнюється зміст роботи та організації обліку документів у бібліотеці. При автоматизованих технологіях всі процеси обліку документів, що надходять, вибувають і ряд інших, здійснюються відповідно до спеціальними програмами, які враховують інтереси працівників бібліотеки
Необхідною вимогою до сучасних автоматизованих бібліотечно-інформаційних систем (АБІС) є наявність у них функцій чи модулів обліку фондів.
Ведення обліку фондів автоматизованому режимі передбачає використання штрихового кодування документів.
Технологія штрихового кодування включає три етапи:
1. створення штрихового коду;
2. нанесення штрихового коду на етикетку;
3. зчитування штрихового коду спеціальною апаратурою.
За допомогою технології штрихового кодування, використання мікрокалькуляторів із вбудованими сканерами, так званих мобільних терміналів, можна практично повністю автоматизувати процес перевірки фонду. Маючи в своєму розпорядженні штрихові коди не тільки на книгах, але і на картках, бібліотекар має можливість швидко звірити картковий каталог з електронним каталогом, а, отже, і з фондом. Впровадження методів штрихової технології з часом призведе до того, що на зміну традиційним формам обліку, звичними для бібліотеки, прийдуть нові, зручніші та оперативніші.
Для успішного використання штрих-кодів (бар-кодів) необхідно вибрати та встановити у країні систему сумісних методів штрихового кодування документів у бібліотеках різних типів, порядок фінансування та впровадження цих засобів обліку фондів.
Прикладом такої системи може бути автоматизована Web-бібліотека "Кодекс: Манускрипт"
Система призначена для автоматизації роботи з бібліотечним фондом та читачами, організації електронного обліку видань та забезпечення доступу до каталогу видань за допомогою браузера MS Internet Ехplorer.
Система дозволяє автоматизувати весь цикл обліку бібліотечного фонду з моменту надходження видання до бібліотеки до його списання, включаючи формування інвентарної книги, книги сумарного обліку, усієї номенклатури необхідних актів. Реалізовано потужну систему пошуку за інвентарною книгою, книгою сумарного обліку, зошити замінених книг та іншими об'єктами обліку бібліотечного фонду. Вбудований механізм формування інвентарних номерів, номерів КСУ, записів інвентарної книги дозволить забезпечити зручний та надійний документообіг бібліотеки.
Модель функціонування системи:
На сервер бібліотечної локальної мережі встановлюється серце системи - Кодекс-Сервер, який є одночасно Web-сервером і сервером БД, а також база даних у форматі Кодекс. Але щоб система почала стабільно функціонувати, потрібно встановити програмне забезпечення на робочих станціях співробітників бібліотеки та читачів - браузер MS Internet Explorer, що входить до стандартного постачання Windows.
Крім Web-бібліотеки "Кодекс: Манускрипт" створена також конфігурація "Онлайн: Бібліотека"» (фірма "Онлайн"). Програмний продукт розроблений на основі системи програм "1С:Підприємство" у співпраці з бібліотекарями навчальних закладів та з урахуванням їх численних побажань.
"Онлайн:Бібліотека" дозволяє автоматизувати всі основні етапи роботи з книгою, від моменту її надходження до списання з бібліотечного фонду:
– у конфігурації існують електронні аналоги первинних документів - "Акт приймання книг" та "Акт на виключення книг із фонду";
– процес формування інвентарних номерів у програмі автоматизований, провадиться перевірка номерів на унікальність;
– книги сумарного та інвентарного обліку формуються автоматично на підставі даних, введених до інформаційної бази за допомогою документів "Акт приймання книг" та "Акт на виключення книг із фонду".
Важливо скасувати те, що автоматизація основних бібліотечних процесів та інформатизація бібліотечної діяльності змушує нас переглядати існуючі документи та вдосконалювати нормативно-інструктивну базу, яка регламентує діяльність бібліотек роботи з фондами. Це сприяє організації суворого обліку та забезпечує дотримання фінансової дисципліни, дозволяє систематизувати та приводити до однаковості форми та методи роботи бібліотек з фондами.
Особливо слід наголосити, що вирішення завдання вдосконалення обліку бібліотечних фондів вимагає об'єднання зусиль бібліотек, архівів, музеїв, інших організацій, для яких облік є не лише найважливішою частиною збереження документів, а й провідною функцією контролю за рухом духовних та матеріальних цінностей.
Таким чином, ми схиляємось до думки, що облік бібліотечного фонду:
- є частиною системи управління економічними процесами, що відбуваються в сучасній бібліотеці. Його вдосконалення суттєво впливає на розширення прав бібліотеки та усунення жорсткої регламентації;
– дозволяє ідентифікувати реєстраційний запис, порівнявши його з оригіналом та даними про нього під час перевірки фонду або при розрахунку з читачами у разі неповернення взятих у бібліотеці документів;
- Забезпечує реєстрацію та узагальнення відомостей про нього за встановленими правилами, розраховує динаміку розвитку фонду, його склад, структуру, співвідношення джерел і способів поповнення, темпи оновлення, місцезнаходження документів.
- служить основою державного статистичного обліку, звітності бібліотеки, планування її діяльності, забезпечення збереження фонду, контролю за наявністю та рухом документів.
На наш погляд, облік фондів має бути найважливішим напрямом діяльності кожної бібліотеки окремо та системи бібліотек загалом. Удосконалення обліку бібліотечних фондів проблема багатоаспектна. Облік бібліотечних фондів не лише частиною системи управління економічними процесами, а й об'єктами невиробничої сферы. Тому його реформування слід здійснювати у загальному контексті перетворення облікової політики, що проводиться у країні. Крім того, облік бібліотечних фондів – найважливіший елемент їхньої безпеки. Це стартовий етап, з якого починається вся подальша роботаз фондом у бібліотеці, як у плані безпеки, і безпеки використання.
П перелік обліку документів, що входять до складу бібліотечних фондів (затверджений наказом Мінкультури Росії від 8 жовтня 2012 р. № 1077) носить міжвідомчий характер, встановлює Загальні вимогидо обліку бібліотечних фондів, але з огляду на специфіку бібліотек вузів.Облік фондів, різноманітних за тематикою, видами видань, носіями інформації, читацьким призначенням, у вузівських бібліотеках має свої особливості, однією з яких є наявність у фондах багатоекземплярної літератури, що купується для забезпечення навчального процесу. Для неї розроблено методику безінвентарного обліку, що поєднує елементи індивідуального (за назвами) та сумарного (за кількістю екземплярів) обліку.
Поряд із фондом друкованих видань бібліотеки вишів сьогодні інтенсивно формують фонд електронних документів, створюють електронні бібліотекита цифрові колекції, набувають доступу до електронних ресурсів та ЕБС, що містять наукову та навчальну літературу, вітчизняних та зарубіжних баз періодичних видань.
Особливості обліку електронних ресурсів (у тому числі статистичного) у бібліотеках вишів потребують пильної уваги та окремого розгляду.
РЕГЛАМЕНТУЮЧІ ДОКУМЕНТИ: УПРАВЖНЕНІ І ДІЮЧІ
У Узовські бібліотеки мають добре розроблену систему обліку друкованих та інших видань на матеріальних носіях, що історично склалася. При цьому традиційно бібліотеки різних системта відомств керуються правилами обліку, прийнятими у системі бібліотек Міністерства культури РФ. Так, Інструкція про облік бібліотечного фонду (утв. наказом Міністерства культури РФ від 2 грудня 1998 № 590) була поширена на бібліотеки освітніх установ наказом Міністерства освіти РФ від 19 жовтня 2000 № 2488 . Цим же наказом було затверджено Методичні рекомендації щодо його застосування в бібліотеках освітніх організацій, що містять доповнення та зміни, що враховують специфіку бібліотечної роботи навчальних закладів. Однак наказом Міністерства освіти та науки України від 9 жовтня 2013 р. № 1129 Інструкція про облік бібліотечного фонду та Методичні рекомендації були скасовані.
У 2014 р. Порядок обліку документів, що входять до складу бібліотечного фонду, був поширений на бібліотеки вищих та середніх професійних освітніх організацій наказом Росстату від 28 січня 2014 р. № 54, який затвердив Статистичний інструментарій для організації Міністерством освіти і науки РФ статистичного спостереженняза діяльністю освітніх організацій. Але у 2015 р. Росстат затвердив нові форми № ВПО-2, відповідно наказ № 54 втратив чинність. Наказ Росстату від 15 грудня 2015 р. № 635 практично підтвердив перелік показників, які розкривають зміст бібліотечних фондів професійних освітніх організацій, затверджений раніше. Відомості про бібліотечно-інформаційні ресурси згруповані в таблиці 2.6 «Формування та використання бібліотечного фонду», при заповненні якої рекомендується керуватися Порядком обліку документів, що входять до складу бібліотечного фонду, затвердженим наказом Міністерства культури РФ від 8 жовтня 2012 р. обліку документів).
Порядок обліку документів, що закріпив загальні правила та форми обліку, призначений насамперед для бібліотек Міністерства культури РФ. У ньому не відбито особливості обліку бібліотечних фондів освітніх організацій. Таким чином, вузівські бібліотеки постали перед завданням самостійного вибору методик та розробки форм обліку бібліотечних фондів виходячи зі своїх організаційно-технологічних особливостей. Багато бібліотек впоралися з вирішенням цього питання, розробивши власні регламенти обліку, що стали частиною облікової політики ВНЗ. В якості успішних прикладівможна навести бібліотеки Уральського та Південного федеральних університетів, Тверського технічного університету, Томського. державного університету, Воронезького аграрного університетуімені імператора Петра I та інші бібліотеки.
Разом з тим, в організації обліку фондів бібліотек вузів виникає ще чимало питань, пов'язаних із запровадженням нових правил бухгалтерського обліку, з постановкою на бухгалтерський облік мережевих електронних документів, з нерозробленістю методик автоматизованого обліку і навіть фондознавчої термінології. Це ставить під сумнів виконання однієї з важливих вимог обліку - достовірності статистичних показників, заснованої на використанні уніфікованих одиниць та методик обліку та їх подальшої коректної обробки для отримання актуальних відомостей про склад та використання бібліотечних фондів.
Від регламентів до практики обліку
Для впровадження Порядку обліку документів у практику роботи бібліотек ВНЗ виникла необхідність у гармонізації правил і форм облікових документів, затверджених Мінкультури Росії, з вимогами Росстату та Міносвіти Росії. Аби вирішити це завдання при Науковій бібліотеці МДУ імені М.В. Ломоносова була сформована робоча група з числа директорів та спеціалістів вузівських бібліотек м. Москви, яка виявляла невідповідності. Так, у методичні вказівкиРосстату до таблиці 2.6 "Формування та використання бібліотечного фонду" сказано, що вона заповнюється на основі інформації з Книги сумарного обліку бібліотечного фонду (КСУ). Це не зовсім відповідає дійсності, оскільки КСУ здебільшого містить інформацію про документи на паперових та інших матеріальних носіях. Отже, для заповнення таблиці 2.6. необхідно враховувати як дані КСУ, а й дані регістрів, враховують електронні мережеві документи.
Відповідно до правил Порядку обліку документів у вузівських бібліотеках вводиться роздільний сумарний облік документів на матеріальних носіях та електронних мережевих документів. У 2015 р. робочою групою НБ МДУ були розроблені зразкові форми сумарного обліку: Книга сумарного обліку фонду бібліотеки вузу на фізичних (матеріальних) носіях, реєстр сумарного обліку мережевих локальних документів, реєстр сумарного обліку інстальованих документів, реєстр.
Проекти цих документів були направлені до бібліотек вузів, зональних та обласних методичних центрів, доопрацьовано з урахуванням зауважень та пропозицій вузівських бібліотек, розглянуто на засіданні секції бібліотек вищих навчальних закладів РБА у м. Самарі (травень 2015 р.).
Що нового з'явилося в обліку бібліотечних фондів освітніх організацій і яке це знайшло відображення в пропонованих облікових формах? Однією з проблем обліку бібліотечних фондів стала зміна підходу до бухгалтерського обліку основних засобів. В даний час бухгалтерський облік бібліотечного фонду здійснюється відповідно до Інструкції щодо застосування Єдиного плану рахунків бухгалтерського обліку, затвердженої наказом Мінфіну Росії від 1 грудня 2010 р. № 157н (далі - Інструкція № 157н), а також з інструкціями для кожного типу державних установ.
Традиційно в бібліотечній практиці закріпилася норма, коли бібліотечний фонд ділився на дві частини: документи, вартість яких відображалася на балансі, і так звана література тимчасового зберігання, вартість якої раніше не приймалася до бухгалтерського обліку як основні засоби. До літератури тимчасового зберігання були віднесені деякі види видань залежно від обсягу та характеру інформації: брошури, листівки, календарі, методичні розробки, програми, матеріали, що підлягають роздачі учням та педагогам, періодичні видання. Конкретний перелік видань та терміни їх зберігання визначалися бібліотеками самостійно.
Тепер згідно з п. 38 Інструкції № 157н «матеріальні об'єкти майна, за винятком періодичних видань, що становлять бібліотечний фонд установи, приймаються до обліку як основні засоби незалежно від терміну їх корисного використання». Таким чином, усі види документів, незалежно від терміну зберігання, мають бути поставлені на балансовий облік. При цьому важливо відзначити, що серед них можуть опинитися документи постійного (безстрокового) зберігання, у тому числі книжкові пам'ятники, рідкісні та цінні видання, видання, що надходять у складі обов'язкового примірника, що належать до цінного рухомого майна (ОЦДІ); тривалого (довгострокового) та тимчасового (короткострокового) зберігання. На позабалансовому рахунку враховуються періодичні видання та видання, що входять до складу обмінного фонду.
Для відображення вартості документа у балансовій вартості фонду необхідно, щоб кожен документ мав свою ціну. Водночас до бібліотек багато документів надходять без зазначення їхньої вартості. При формуванні фондів електронних бібліотек до їх складу включаються як придбані електронні виданняз певною продавцем ціною, і власні створювані у вузах навчальні посібники і цифрові копії друкованих видань, оцінка яких проводиться. У пропонованих проектах облікових документів для зазначення вартості всіх видів документів, що надходять, передбачені спеціальні графи.
Однією з особливостей бібліотечних фондів вишів є наявність у них великої кількості неопублікованих документів – дисертацій, депонованих наукових праць, звітів НДДКР. Ці види документів під час вступу до бібліотеки також мають ціни, хоча практика роботи з ними склалася давно. Так, дисертації враховуються в окремій інвентарній книзі та підлягають постійному зберіганню. Інший підхід застосовується до авторефератів, які за ГОСТ 7.60-2003 «Видання. Основні види. Терміни та визначення» відносяться до опублікованих документів: «Автореферат – це наукове видання у вигляді брошури». Відповідно на практиці нерідко до них ставляться як до брошур: спрощений облік, скорочені терміни зберігання, що не так. Водночас п. 7.1.1., 9.1.1 ГОСТ Р 7.0.11-2011 «Дисертація та автореферат дисертації. Структура та правила оформлення» визначено статус цих документів – «на правах рукописів».
Відповідно до Положення про присудження вчених ступенів, затвердженого постановою Уряду РФ від 24 вересня 2013 р. № 842, що встановлює порядок присудження вчених ступенів кандидата та доктора наук, «до бібліотеки організації, на базі якої створено дисертаційну раду, передаються один екземпляр. зазначеної дисертації, що зберігаються там на правах рукопису» і, отже, підлягають постійному зберіганню.
Проте експерти Секції з формування бібліотечних фондів РБА дотримуються іншої точки зору. Згідно з ГОСТ Р 7.0.20-2014 «Бібліотечна статистика: показники та одиниці обчислення» одиницею підрахунку кількості неопублікованих документів, що мають ознаки інтелектуальної власності, є:
· дисертація, препринт, звіт про науково-дослідну роботу, переклад, опис алгоритмів, програма для ЕОМ;
· креслення чи повний комплект проектно-конструкторських документів, які стосуються одному виробу (об'єкту);
· комплект депонованої наукової роботи, що складається з двох екземплярів роботи та супровідних документів;
· зброшурований блок або окрема папка неопублікованих документів, що мають індивідуальну назву.
Тому колеги пропонують зараховувати дисертації не до рукописів, а до неопублікованих документів. Крім того, на їхню думку, автореферати дисертацій є опублікованими науковими документами і також не можуть бути віднесені до рукописів.
Таким чином, робочій групіще належить дійти узгодженої позиції з сумарного обліку дисертацій та авторефератів дисертацій.
Крім друкованих бібліотеки отримують електронні версіїавторефератів дисертацій. З урахуванням змін, внесених до IV частини ДК РФ Федеральним законом від 12 березня 2014 р. № 35-ФЗ, бібліотеки можуть здійснювати запис авторефератів дисертацій на електронному носії, в тому числі на згадку про ЕОМ, і доведення їх до загальної інформації, тобто . розміщення у відкритому доступі. У бібліотеках вишів також створюються цифрові колекції дисертацій. Відповідно вони мають бути відображені у регістрі сумарного обліку мережевих локальних документів.
Наступний вид документів, що входять до складу бібліотечних фондів вузів, - звіти про проведені науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи (далі - НДДКР). Порядок роботи зі звітами НДДКР у свій час був регламентований Положенням про зберігання вищими навчальними закладами звітів з науково-дослідних робіт та про порядок ознайомлення з ними, затвердженим ще наказом ВКВШ від 11 грудня 1944 р. № 596 . ВНЗ мали зберігати звіти НДДКР у двох примірниках: один у фундаментальній бібліотеці, другий - на кафедрі (в лабораторії), яка виконувала роботу. Бібліотеки мали вести каталоги звітів, видавати їх у читальних залах представникам інших вузів, наукових установ, господарських організацій та окремим науковцям, які не працюють у даному ВНЗ. При цьому відповідальність за зберігання звітів щодо закінчених НДДКР та додатків до них та за ведення каталогу покладалася на директорів бібліотек вищих навчальних закладів та на завідувачів відповідних кафедр.
Сьогодні в країні створено Єдину державну інформаційну систему обліку науково-дослідних, дослідно-конструкторських та технологічних робіт цивільного призначення. Постановою Уряду РФ встановлено порядок подання науковими організаціями та освітніми організаціями вищої освітив Російську академіюнаук звітів про проведені фундаментальні наукових дослідженняхта пошукових наукових дослідженнях, про отримані наукові та (або) науково-технічні результати . Нормативного документа, визначального порядок роботи освітніх установ зі звітами НДДКР, немає. Це компетенція вишів, і вони вирішують це завдання по-різному. Наприклад, у Північно-Східному університеті імені М.К. Аммосова зберігання звітів НДДКР покладено на УНІЦ, в Іркутському національному дослідному технічному університетівони прямують до бібліотеки вузу.
Визначення вартості документів
Свого часу Інструктивним листом Мінвузу СРСР від 22 червня 1954 р. № ЦБ-19-05/175 було визначено такий порядок обліку документів: рукописи науково-дослідних та інших робіт, що безоплатно надійшли до бібліотек вузів, праці дисертантів, а також книги, що не мають номінальної вартості, що враховувалися в інвентарних книгах та каталогах бібліотек вузів за найменуваннями без оцінки. Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» змінив цю практику: відповідно до нього об'єкти бухгалтерського обліку підлягають грошовому вираженню.
«Єдині основні засоби, які враховуються за будь-якої вартості, починаючи з копійки на балансі і не підлягають списанню: дорогоцінні метали, зливки, коштовності та книги, бібліотечний фонд. Решта – залежно від вартості», - роз'яснила С.В. Сівець, начальник відділу Міністерства фінансів РФ.
Як визначити їхню ціну? Дотримуючись змін, внесених наказом Мінфіну Росії від 29 серпня 2014 р. № 89 у п. 25 Інструкції № 157н, первісною вартістю об'єктів нефінансових активів, отриманих установою безоплатно, у тому числі за договором дарування, визнається їх оцінна вартість, збільшена на вартість пов'язаних з їх доставкою, реєстрацією та приведенням у стан, придатний для використання.
Ще один вид надходжень, оцінка яких виявилася настільки непростою, що вимагає спеціального роз'яснення Міністерства фінансів РФ, - це книги, прийняті від читачів замість загублених. У листі відомства від 28 серпня 2015 р. № 02-06-10/55265 йдеться, що «при визначенні шкоди, заподіяної втратою читачами книг з бібліотечного фонду, а також при прийомі книг від читачів замість втрачених та визнаних втраченими слід втраченим. відновлювальної вартості на день виявлення збитків, що визначається постійно діючою комісією з надходження та вибуття активів».
Під поточною відновлювальною вартістю розуміється сума коштів, яка необхідна для відновлення зазначених активів (в ред. наказу Мінфіну Росії від 29 серпня 2014 р. № 89).
«Під час визначення поточної відновлювальної вартості... комісією використовуються дані на аналогічні матеріальні цінності, Отримані в письмовій формі від організацій-виробників; відомості про рівень цін, які є в органів державної статистики, а також у коштах масової інформаціїі спеціальної літератури, експертні висновки…» Тобто щодо ціни комісія має орієнтуватися у сумі, яку книжку можна придбати над ринком на даний момент.
Як розрахувати цю адекватну відновлювальну вартість? «Методи оцінки окремих видівмайна та зобов'язань затверджуються суб'єктом обліку при формуванні облікової політики виходячи з особливостей своєї структури, галузевих та інших особливостей діяльності установи та виконуваних ним відповідно до законодавства Російської Федерації повноважень», - повідомляється у п. 6 Інструкції № 157н.
Роз'яснення на всі випадки заміни. Але на практиці акти на заміну бухгалтерія вишу часто не приймає, а видання, що надійшли на заміну, складаються. У чому причина? Справа в тому, що законослухняний бухгалтер керується ст. 257 Податкового кодексу РФ, згідно з якою відновна вартість основних засобів, що амортизуються, визначається як їх первісна вартість з урахуванням проведених переоцінок.
Бібліотечна логіка вимагає щодо розміру шкоди виходити із суми коштів, необхідні купівлі видання замість загубленого, рівноцінного за змістом.
Інструкцією № 157н встановлено також особливий порядок обліку періодичних видань. Для їхнього обліку передбачено позабалансовий рахунок 23 «Періодичні видання для користування», на якому враховуються газети та журнали в умовній оцінці: один об'єкт (номер журналу, річний комплект газет) – один карбованець. Виходячи з цієї норми бюджетного обліку в частині книги сумарного обліку, що пов'язує бухгалтерський та бібліотечний обліки фонду, вводиться облік документів, прийнятих на позабалансовий облік, із зазначенням як кількості документів, так і їхньої умовної вартості.
У зв'язку з тим, що дія п. 38 Інструкції № 157н поширюється лише на матеріальні об'єкти, що належать до основних засобів, виникає питання: як слід враховувати електронні електронні документи? За правилами бухгалтерського обліку платний доступ до електронних документів на підставі договорів, контрактів, ліцензій кваліфікується як платна послуга та відображається у статті 226 «Інші роботи та послуги».
Наказом Федерального агентства з технічного регулювання та метрології від 12 грудня 2014 р. № 2018-ст прийнято Загальноросійський класифікатор основних фондів ОК 013-2014 (СНР 2008), відповідно скасовано діючий ОКОФ 013-94 . У ньому знайшли відображення бази даних (код 732) та оригінали творів розважального жанру, літератури та мистецтва (код 740).
До групи «бази даних» включені інформаційно-довідкові системи, електронні архіви, офіційні та розважальні електронні видання, довідники та каталоги, рекламні, інформаційні ресурси в електронному вигляді та ін. Це означає, що електронні видання та бази даних, очевидно, відображатимуться у склад основних фондів. Слід зазначити, що термін введення класифікатора перенесено з 1 січня 2016 р. на 1 січня 2017 р. Необхідні роз'яснення Мінфіну Росії, тим більше, що друковані видання не потрапили до класифікатора.
Склад фондів бібліотеки ВНЗ за цільовим призначенням відображає її соціальні функції: бібліотечно-інформаційне забезпечення освітньої діяльності, наукових досліджень, виховного процесу
Показники наявності та використання навчальної, наукової, художньої літературивключені у форму № ВПО-2 Статистичного інструментарію для організації Міністерством освіти і науки РФ федерального статистичного спостереження за діяльністю освітніх організацій. Відповідно до вимог Росстату та Міносвіти Росії вузівські бібліотеки ведуть облік навчальної, наукової, художньої літератури. Статистичний інструментарій вводить додатково облік навчально-методичних посібників, а також обов'язкової навчальної та навчально-методичної літератури. За визначенням Росстату обов'язковою є література, передбачена навчальним планом. Фонд навчальної літературипостійно оновлюється рахунок нових видань, нових авторів. Міносвіти Росії визначило терміни використання підручників у 5-10 років. Учбові планисистематично переглядаються. Таким чином, обов'язковий підручник, навчально-методичний посібник- це величина непостійна і, отже, може бути об'єктом сумарного обліку. Відображення обов'язкової літератури з дисциплін - це функція картотеки книгозабезпеченості.
Облік електронних документів
Облік електронних документів досі викликає чимало запитань. Досвіду та традицій їхнього обліку бібліотеки поки що не накопичили. Регістри обліку електронних документів, представлені у додатках до Порядку обліку документів, стали основою розробки аналогічних форм для вузівських бібліотек. Здається, що ведення регістру сумарного обліку мережевих локальних документів не уявитиме великих труднощів, оскільки вони враховуються за тією ж схемою, що й друковані. Хоча поряд із книгами та періодичними виданнями вузівські електронні бібліотеки містять статті співробітників вузу, які за правилами бібліотечного обліку у загальному обсязі бібліотечного фонду не враховуються.
Дещо складніше з урахуванням мережевих видалених документів. Якщо включення до складу бібліотечних фондів не викликає суперечок, то облік у загальному обсязі ставиться під сумнів. Електронні документи, які отримують бібліотека в тимчасове користування на умовах договору, Росстат зобов'язує включати в показники обсягу всього бібліотечного фонду. Ця рекомендація прописана у методичних вказівках до заповнення таблиць Статистичного інструментарію. ВНЗ, у свою чергу, зацікавлені в обліку віддалених мережевих документів у загальному обсязі фонду, оскільки при поданні інформації міжнародним рейтинговим агентствам потрібне розкриття інформації про бібліотечні фонди. Інформація про забезпеченість друкованими та електронними освітніми документами на одного учня за основними програмами використовується Мінобрнауки Росії як один з показників у процесі ліцензування освітньої діяльності. За підсумками даних форми № ВПО-2 федерального статистичного спостереження проводиться моніторинг ефективності освітніх організацій.
Однак за такого обліку в десятках мільйонів віддалених електронних документів, до яких набувається тимчасового доступу, губляться сотні тисяч видань, які володіють бібліотекою вузу. Наприклад, Наукова бібліотека Фінансового університетупри Уряді РФ, що має у своєму фонді 1,5 млн видань, надає відомості про наявність 201,5 млн екземплярів, з яких 200 млн - це електронні документи, до яких оплачено тимчасовий доступ. Для порівняння нагадаємо, що сукупний фонд бібліотек вишів загалом становить близько 400 млн екземплярів друкованих видань.
Але питання й у тому, наскільки правомірне підсумовування числа екземплярів. друкованого видання, назв локальних електронних документів та ліцензій на тимчасовий доступ до віддалених електронних ресурсів.
Реєстри обліку інстальованих та видалених ліцензійних документів практично є сумарним обліком пакетів, баз даних та загальною кількістю включених до них документів. Облік за цільовим призначенням читачів можливий лише на основі індивідуального підходу. Власники та агрегатори таку статистику бібліотекам не завжди представляють.
Ми вважаємо правомірнішим подання окремих даних про обсяг фонду на фізичних (матеріальних) носіях, про кількість мережевих локальних документів, інстальованих документів, мережевих видалених документів. Саме такий облік бібліотечних фондів містить форма 6-нк «Відомості про загальнодоступну (публічну) бібліотеку».
Список джерел
1. Наказ Міністерства освіти РФ від 24 серпня 2000 № 2488 «Про облік бібліотечного фонду бібліотек освітніх установ» // Бібліотекарю освітнього закладу: довідник. - 2-ге вид., Дод. - М., 2002. - С. 8-50.
2. Наказ Міністерства освіти і науки РФ від 9 жовтня 2013 р. № 1129 «Про визнання такими, що втратили чинність, наказів Федеральної служби з нагляду у сфері освіти та науки» [ Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_156173/ (дата звернення 05.05.2016).
3. Порядок обліку документів, що входять до складу бібліотечного фонду, з коментарями та додатками / Ріс. держ. б-ка [підгот.: Н.І. Хахальова та ін]. - 2-ге вид., Випр. та дод. - М., 2016. - 92 с. – Бібліотека бібліотекаря.
4. Наказ Росстату від 28 січня 2014 № 54 «Про затвердження статистичного інструментарію для організації Міністерством освіти і науки РФ федерального статистичного спостереження за діяльністю освітніх організацій» [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_158958/ (дата звернення 05.05.2016).
5. Наказ Росстату від 15 грудня 2015 № 635 «Про затвердження статистичного інструментарію для організації Міністерством освіти і науки РФ федерального статистичного спостереження за діяльністю освітніх організацій» [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_law_190756/ (дата звернення 05.05.2016).
6. Наказ Міністерства фінансів РФ від 15 грудня 2010 № 157н «Про затвердження Єдиного плану рахунків бухгалтерського обліку для органів державної влади (державних органів), органів місцевого самоврядування, органів управління державними позабюджетними фондами, державних академійнаук, державних (муніципальних) установ та Інструкції щодо його застосування. [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_107750/ (дата звернення 05.05.2016).
7. ГОСТ 7.60-2003 Видання. Основні види. Терміни та визначення. // Бібліотечна справа. Державні та національні стандарти / укл. : А.А. Джіго, Т.В. Майстрович, Є.К. Поганих. - М., 2014. - С. 317-344.
8. ГОСТ Р 7.0.11-2011 Дисертація та автореферат дисертації. Структура та правила оформлення [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://standartgost.ru/ g / % D 0 % 93 % D 0 % 9 E % D 0 % A 1 % D 0 % A 2_% D 0 % A 0_7.0.11-2011 (Дата звернення 12.05.2016).
9. Положення про присудження вчених ступенів / / Бюлетень Міністерства освіти і науки РФ. Вища та середня професійна освіта. – 2014. – № 1. – С. 13–48.
10. Цивільний кодекс Російської Федерації. Ч. 4 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_64629/ (дата звернення 05.05.2016).
11. Положення про зберігання вищими навчальними закладами звітів з науково-дослідних робіт та порядок ознайомлення з ними // Керівні матеріалина допомогу працівникам вузівських бібліотек/уклад. е.з. Левінсон. - М., 1974. - С. 207-208.
12. Постанова Уряду РФ від 14 листопада 2014 р. № 1195 «Про подання науковими організаціями та освітніми організаціями вищої освіти, які здійснюють за рахунок бюджетних коштів фундаментальні наукові дослідження та пошукові наукові дослідження, до Російської академії наук звітів про проведені фундаментальні наукові дослідження та пошукові наукові дослідженнях, про отримані наукові та (або) науково-технічні результати» // Бюлетень Міністерства освіти і науки РФ. Вища та середня професійна освіта. – 2015. – № 3. – С. 19–21.
13. Інструктивний лист Міністерства вищої освіти СРСР від 22 червня 1954 р. № ЦБ-19-05/175 «Про порядок обліку рукописів науково-дослідних та інших робіт, праць дисертантів та книг, які не мають номінальної вартості // Керівні матеріали на допомогу працівникам вузівських бібліотек/уклад. е.з. Левінсон. - М., 1974. - С. 210.
14. Федеральний закон від 6 грудня 2011 р. № 702-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (з ізм. на 28 червня 2013 р.) [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/ (дата звернення 05.05.2016).
15. Сівець С.В. Дотримуватись бухгалтерської та бюджетної дисципліни / С.В. Сівець // Бібліотеки у правовому просторі: Матеріали наради керівників федеральних та регіональних бібліотек (м. Москва, жовтень 2008 р.) та виїзного засідання Громадського комітету сприяння розвитку бібліотек Росії (м. Дмитрів Московської області, січень 2009 р.) / [уклад. Л.М. Тихонова, Т.Л. Александрова, І.І. Шестопалов]. - М., 2009. - С. 39-47.
16. Наказ Міністерства фінансів РФ від 29 серпня 2014 р. № 89н «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів РФ від 1 грудня 2010 р. № 157н «Про затвердження Єдиного плану рахунків бухгалтерського обліку для органів державної влади (державних органів), органів місцевого самоврядування, органів управління державними позабюджетними фондами, державних академій наук, державних (муніципальних) установ та Інструкції щодо його застосування. [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_168189/ (дата звернення 05.05.2016).
17. Федеральний закон від 24 липня 2002 р. № 110-ФЗ «Про внесення змін та доповнень у частину другу Податкового кодексу Російської Федерації та деякі інші акти законодавства Російської Федерації (зі змінами та доповненнями)» [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_37833/ (дата звернення 05.05.2016).
18. Наказ Росстандарту від 12 грудня 2014 р. № 2018-ст (ред. від 10 листопада 2015 р.) «Про прийняття та введення в дію Загальноросійського класифікатора основних фондів (ОКОФ) ОК 013-2014 (СНР 2008)» [Електронний ].– Режим доступу: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_181279/ (дата звернення 05.05.2016).
19. Наказ Міністерства освіти РФ від 11 квітня 2001 р. № 1623 "Про затвердження мінімальних нормативів забезпеченості вищих навчальних закладів навчальною базою в частині, що стосується бібліотечно-інформаційних ресурсів" / / Нормативні документи для бібліотек вищих навчальних закладів: збірник / за ред. Є.В. Іванової. - М., 2002. - С. 28-30.
20. Наказ Федеральної служби державної статистики від 30 грудня 2015 № 761 «Про затвердження статистичного інструментарію для організації Міністерством культури РФ федерального статистичного спостереження за діяльністю установ культури» [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.consultant.ru/document.cons_doc_LAW_192244/ (дата звернення 12.05.2016).
Головна > ДокументАвтоматизована система обліку бібліотечного фонду
О.Л. Голубєва
Науковий керівник: Слінкін Д. А.
Шадрінський державний педагогічний інститут, м. Шадрінськ
Автоматизована система обліку бібліотечного фонду – це сукупність правил і процедур, що забезпечують реєстрацію даних, узагальнення відомостей про величину, склад та рух фонду, що здійснюються за коштами комп'ютера. Це дуже зручний і сучасний спосіб для обліку літератури, що надходить і списується в бібліотеці, система містить всю потрібну інформацію про книги і відомості про читачів мають бібліотечні видання. В даний час існує безліч різноманітних програм для обліку книг бібліотечного фонду (Бібліотека MD 4.3, 1С: Бібліотека Коледжу, Автоматизована інформаційно-бібліотечна система OPAC-Global, АС-Бібліотека-3, Система ІРБІС). В основному це дуже великі програмні системи, що охоплюють усі аспекти цієї діяльності. Але для багатьох невеликих навчально-освітніх закладів такі рішення є дуже громіздкими і дорогими. У таких випадках постає питання про створення спеціалізованих додатків, що володіють лише тим функціоналом, який потрібний для цієї сфери діяльності. Такі додатки мають позитивні аспекти:
- Вони прості в експлуатації; Вартість такої розробки набагато нижча від комерційних проектів; Не містять зайвого функціоналу; Мають можливість модернізації.
- введення у систему необхідної інформації;
- виведення результатів кінцевого користувача.
- забезпечення максимальної швидкодії роботи програми;
- розробка зручного та зрозумілого інтерфейсу;
- забезпечення максимальної надійності роботи системи;
- збереження накопичених даних;
Доброго дня, дорогі учасники семінару!
Зараз я вас познайомлю з темою: «Сучасні вимоги до обліку фонду підручників» — це тема вам не нова, кожен з вас працює з цим. Тож почнемо
Ось наша навчальна література надійшла, дофонду навчальної літератури як знаємо ставляться: все підручники; навчальні посібники; орфографічні словники; математичні таблиці; збірники вправ та завдань; практикуми; книги для читання; хрестоматії; робочі зошити.
Особливо хочеться звернути увагу до форми обліку бібліотечного фонду підручників.
Облікові форми:
Книга обліку бібліотечного фонду шкільних підручників
(Книга сумарного обліку навчального фонду)
Журнал обліку підручників
Картотека підручників
Журнал видачі підручників
Замовлення на підручники (за три роки)
Інвентаризаційна відомість (за три роки)
Книга сумарного обліку складається з 3 частин (зверніть увагу у вас повинна бути окрема книга з розуму уч)
1 частина. Надходження у фонд. Після отримання підручників записується загальна кількість та їх вартість з обов'язковим зазначенням номера та дати супровідного документа. Номер запису щорічно починається з № 1 і йде порядку надходжень.
2 частина. Вибуття із фонду. Записуються номери актів на списання підручників із зазначенням дати затвердження акта та загальної кількості списаних підручників на загальну суму. Нумерація записів про видання видання рік у рік триває.
3 частина. Підсумки обліку руху фондів. Записуються підсумки руху фонду підручників: загальна кількість підручників, що надійшли за поточний рік, на суму. Загальна кількість підручників, що вибули за поточний рік, на суму. Загальна кількість підручників, що перебувають на 1 січня наступного року, на суму
Журнал обліку підручників
Відображає перелік всіх вступних за накладною навчальних видань, із зазначенням кіл-ва, ціни і суми кожного назви, що надійшла
Картки з бібліографічним описом видань підручників розставляються до облікової картотеки за класами, а всередині класів – за алфавітом прізвищ авторів чи заголовків. Кількість виданих підручників зазначається на зворотному боці облікових карток. Для контролю над збереженням облікових карток вони реєструються у «Журналі реєстрацій облікових карток бібліотечного фонду підручників організацій освіти».
Порядковий номер під час запису в «Журнал реєстрації облікових карток» надається і картці. І всі екземпляри підручників, записаних у цій картці, присвоюється цей номер з позначкою в дужках порядкового номера екземпляра,151 (1), 151 (2), 151 (3) тощо.
. Обліку підлягають усі види підручників та навчальних посібників. Робочі зошити, дидактичні матеріали, таблиці, прописи тощо. та є документами тимчасового характеру. Їх облік проводиться у «Зошити обліку документів тимчасового характеру».
Натомість загублених чи зіпсованих підручників приймаються інші підручники, необхідні школі, або стягується номінальна вартість підручника, якщо він використовувався не більше одного року (оформляється квитанція). Підручники, втрачені та прийняті натомість, враховуються в «Зошитах обліку втрачених та заміни підручників».
Списання підручників проводиться не рідше одного разу на рік. На кожен вид списання («Старі», «Застарілі за змістом», «Втрачені читачами», «Розкрадання») складається акт у 2-х примірниках, який підписується комісією та затверджується директором школи. Один
екземпляр акта зберігається в бібліотеці, інший передається під розписку до бухгалтерії школи, яка здійснює списання з балансу школи
зазначеної в акті вартості підручників.
2.10. Підручники, які перебувають у хорошому стані, після списання можуть видаватися учням для підготовки до іспитів або навчальних кабінетів.
Вибуття підручників із бібліотечного фонду
Термін використання підручника щонайменше чотири роки.
Вибуття підручників із фонду бібліотеки провадиться з причин: ветхості (фізичний знос); застарілості за змістом; втрати (із зазначенням конкретних причин втрати). В акті про вибуття фіксуються відомості про підручники, які виключаються лише з однієї причини.
Критерії відбору підручників для вибуття із фонду бібліотеки:
Вибуття за старістю проводиться за наявності дефектів, що призводять до спотворення або втрати інформації, що погіршують зручність читання, умови читання (втрата елементів зображення, плями, подряпини, відсутність однієї і більше сторінок, склеювання сторінок і пошкодження тексту або ілюстрацій при розкритті, деформація, ветх палітурної кришки);
Вибуття внаслідок застарілості за змістом провадиться відповідно до змін у « Федеральних перелікахпідручників, рекомендованих (допущених) для використання в освітньому процесів освітніх установах, що реалізують освітні програми загальної освітита мають державну акредитацію на навчальний рік, затвердженого Міністерством освіти і науки Російської Федерації»;
Вибуття через втрату з фонду бібліотеки. Бібліотекар встановлює причину втрати та вправі вимагати від винуватця заміни втраченого підручника на той самий підручник чи інший, необхідний школі, якщо термін використання підручника не перевищує чотирьох років. Втрачені підручники, термін використання яких перевищує чотири роки, списуються без відшкодування збитків.
Вибуття підручників із фонду бібліотеки оформляється актом про виключення та відображається у книзі сумарного обліку, а також у картотеці обліку підручників. Вибуття навчальних матеріалівтимчасового зберігання провадиться наприкінці календарного року за актом із зазначенням причини: «матеріал тимчасового зберігання».
Акти на списання підручників візуються членами комісії зі збереження фондів. Завізовані акти затверджуються директором школи.
Списані за актом підручники можуть бути використані для виготовлення дидактичного матеріалу, для реставраційних робіт або передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини.
Зберігання списаних підручників разом із чинними забороняється.
Акти на списання підручників із фондів бібліотеки та додані до них списки підручників підлягають постійному зберіганню, весь термін існування бібліотеки
Порядок обліку видачі підручників
Видача підручників здійснюється бібліотечним працівником наприкінці або перед початком навчального року.
Підручники видаються учням однією навчальний рік. Підручники, якими навчання ведеться два чи кілька років, може бути видані учням кілька років.
Формою обліку видачі підручників може бути: вкладиш у формуляр користувача; формуляр класу; журнал видачі підручників Будь-яка з названих форм, обрана бібліотекарем, має відповідати встановленим вимогам: акуратне ведення запису, наявність підпису одержувача, суворий індивідуальний та сумарний облік виданих підручників.
Інвентаризація фонду підручників
Інвентаризація навчального фонду бібліотеки школи здійснюється з метою контролю за збереженням та ефективністю використання підручників, а також з метою обліку забезпеченості ними пільгових категорій учнів та складання реального замовлення на підручники.
Інвентаризація підручників проводиться на вимогу адміністрації школи.
Інвентаризаційна відомість обліку фонду підручників містить такі дані: автор, найменування підручника; клас; загальна кількість підручників у фондах, у тому числі, придбаних на позабюджетні кошти; кількість підручників за роками здобуття. Підручники, придбані понад чотири роки тому, зазначаються у графі без вказівки року постачання.
Інвентаризаційна відомість складається у двох примірниках, одна з яких передається до відділу освіти
Наявність комп'ютера в бібліотеці дає нам можливість виготовлення та роздруківки необхідних нормативних документів, а також використовувати інформаційні системи у роботі шкільних бібліотек. На сьогоднішній день для бібліотекарів створено дві програми – ІРБІС таMARG- SQL.
ІРБІС - Інтегрована Бібліотечна Інформаційна Система, що розвивається.
Автори та дилери ІРБІС представляють своє дітище як сучасну, зручну систему, сумісну з іншими корпоративними бібліотечними системами. Система ІРБІС дозволяє полегшити традиційну рутинну роботу бібліотекарів: автоматизувати основні бібліотечні процеси. ІРБІС включає всі типові бібліотечні технології: комплектування, систематизація, каталогізація, читацький пошук, книговидача та адміністрування.
У закладах освіти має бути сформовано повний пакет нормативних документів, що регламентують діяльність шкільних бібліотек.